Artikel 4

1. De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van nieuwe archiefbescheiden berust bij de behandelend medewerker. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker, op grond van de geldende registratiecriteria, of het archiefbescheiden betreft. Vervolgens registreert hij nieuwe archiefbescheiden in het DMS en slaat het op de juiste plaats op in de ordening.
2. Bij het opslaan in het DMS krijgen nieuwe documenten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema gebruikt voor het DMS.
De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau, als op dossierniveau. Ieder document krijgt dus zowel document gebonden metagegevens, als ook metagegevens die bij het betreffende dossier horen.
3. Het archiefbeherend onderdeel stelt dossiers beschikbaar, waarin de medewerkers nieuwe documenten opslaan. Bij aanmaak van deze dossiers legt het archiefbeherend onderdeel in samenspraak met de gegevenseigenaar direct metagegevens van het dossier vast. Eén van deze metagegevens is de waardering, die overeenkomstig de in artikel 13genoemde selectielijst gekoppeld is aan het werkproces waarvan het dossier deel uitmaakt.
4. Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor de digitale vervanging en opname in een DMS van (nieuwe) papieren archiefbescheiden, mits deze documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen. Hierbij volgt het archiefbeherend onderdeel de bepalingen in artikel 14betreffende vervanging.
5. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel is verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn.