BWBR0044008
Geldig vanaf 2020-08-19
Artikel 3
Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020
1. De Minister-President, de Minister
a. De minister is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995.
b. De minister stelt voor het archiefbeheer beheersregels vast en draagt zorg voor de publicatie hiervan in de Staatscourant.
2. De Secretaris-generaal
a. De secretaris-generaal is namens de minister verantwoordelijk voor de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie en voor de voorwaarden om goed archiefbeheer mogelijk te maken.
b. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer bij het ministerie.
c. De secretaris-generaal mandateert deze verantwoordelijkheid aan de archiefbeheerder.
3. De archiefbeheerder
a. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem/haar vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving.
b. De archiefbeheerder legt verantwoording af aan de secretaris-generaal.
c. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor vastgestelde beheersregels voor het d. archiefbeheer van de onder hem/haar ressorterende archiefvormende onderdelen.
d. Nadere regels, richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het archiefbeheer worden door de archiefbeheerder vastgesteld.
e. Het feitelijke archiefbeheer laat de archiefbeheerder uitvoeren door het onder zijn verantwoordelijkheid vallend archiefbeherend onderdeel; dit kan ook een externe partij zijn die werkt onder een contract of een Dienstverleningsovereenkomst (DVO).
f. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen, onderhouden, beheren en vaststellen van selectielijsten.
4. Chief Information Officer (CIO)
a. De CIO stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast.
b. De CIO houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de beheersregels en initieert eventuele aanpassingen.
c. De CIO coördineert, adviseert en informeert de archiefbeheerder over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie is gediend.
d. De CIO neemt deel aan het SIO met het Nationaal Archief.
e. De CIO is verantwoordelijk voor de departementale strategie en de visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. De CIO adviseert hierover de ambtelijke en politieke leiding.
f. De CIO vertegenwoordigt AZ in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
5. De archiefvormende onderdelen
a. Archiefvormende onderdelen zijn de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen. Hieronder vallen tevens de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en programma- of projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen.
b. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel is tot en met het moment van overdracht, vernietiging, overbrenging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel (directie) overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Het diensthoofd is in deze aan te merken als gegevenseigenaar.
c. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen en/of maken en bewaren proces gebonden informatie. Dit zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (zie deze regeling artikel 1, lid f).
d. De archiefvormende onderdelen dragen de zorg voor het archiefbeheer over aan het archiefbeherend onderdeel.
6. Het archiefbeherend onderdeel
a. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor voldoende en geschikte archiefruimte, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.
b. Het archiefbeherend onderdeel heeft tot taak de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren als ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.
c. Het archiefbeherend onderdeel stelt beheersregels op, onderhoudt deze en zorgt voor de interne verspreiding en voorlichting.
d. Het archiefbeherend onderdeel stelt voor de uitvoering van haar taken zo nodig nadere regels, richtlijnen en procedures op.
e. Het archiefbeherend onderdeel maakt daar waar nodig afspraken met het management van de archiefvormende onderdelen over de uitvoering van het archiefbeheer.
f. Het archiefbeherend onderdeel geeft periodiek aan welke activiteiten en middelen nodig zijn voor het uitvoeren van het archiefbeheer.
g. Het archiefbeherend onderdeel is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat vervreemden, overdragen of overbrengen van archief.
h. Het archiefbeherend onderdeel legt over de uitvoering van haar archiefbeheer verantwoording af aan de archiefbeheerder.
i. De medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben volledige toegang tot de informatie in het DMS. Gerubriceerde documenten zijn toegankelijk voor medewerkers van het archiefbeherend onderdeel met een AIVD screening op niveau A.
7. De medewerker
a. Elke medewerker van het ministerie draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het document-managementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan het archiefbeherend onderdeel.
b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.
c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
d. Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct z’n leidinggevende op de hoogte en meldt hij dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt dit meteen aan de CISO gemeld.
8. De raden, commissies en programma- en/of projectorganisaties
a. De secretarissen van raden, formeel ingestelde commissies en (tijdelijke) project- en/of programmadirecties beheren hun archief in overleg met het archiefbeherend onderdeel. Zij brengen het archiefbeherend onderdeel op de hoogte van de instelling van de raad, commissie of projectorganisatie, bij voorkeur door middel van een kopie van de instellingsbeschikking.
b. De secretarissen zijn ervoor verantwoordelijk dat het archiefbestanddeel in goede geordende en toegankelijke staat is en dat het alle archiefbescheiden bevat (o.a. vergaderstukken, projectdocumenten, formele besluitvormingsstukken).
c. De secretarissen zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, afgesloten archiefbestanddelen overdragen aan het archiefbeherend onderdeel. Bij opheffing dragen de secretarissen het archiefbestanddeel in goede en geordende staat direct over aan het archiefbeherend onderdeel.
9. De private partijen
a. Private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijk voor hun eigen archiefbeheer.
b. Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
10. De Archiefcommissie
De Archiefcommissie adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding over de inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie.
a. De minister is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995.
b. De minister stelt voor het archiefbeheer beheersregels vast en draagt zorg voor de publicatie hiervan in de Staatscourant.
2. De Secretaris-generaal
a. De secretaris-generaal is namens de minister verantwoordelijk voor de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie en voor de voorwaarden om goed archiefbeheer mogelijk te maken.
b. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer bij het ministerie.
c. De secretaris-generaal mandateert deze verantwoordelijkheid aan de archiefbeheerder.
3. De archiefbeheerder
a. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem/haar vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving.
b. De archiefbeheerder legt verantwoording af aan de secretaris-generaal.
c. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor vastgestelde beheersregels voor het d. archiefbeheer van de onder hem/haar ressorterende archiefvormende onderdelen.
d. Nadere regels, richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het archiefbeheer worden door de archiefbeheerder vastgesteld.
e. Het feitelijke archiefbeheer laat de archiefbeheerder uitvoeren door het onder zijn verantwoordelijkheid vallend archiefbeherend onderdeel; dit kan ook een externe partij zijn die werkt onder een contract of een Dienstverleningsovereenkomst (DVO).
f. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen, onderhouden, beheren en vaststellen van selectielijsten.
4. Chief Information Officer (CIO)
a. De CIO stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast.
b. De CIO houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de beheersregels en initieert eventuele aanpassingen.
c. De CIO coördineert, adviseert en informeert de archiefbeheerder over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie is gediend.
d. De CIO neemt deel aan het SIO met het Nationaal Archief.
e. De CIO is verantwoordelijk voor de departementale strategie en de visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. De CIO adviseert hierover de ambtelijke en politieke leiding.
f. De CIO vertegenwoordigt AZ in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
5. De archiefvormende onderdelen
a. Archiefvormende onderdelen zijn de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen. Hieronder vallen tevens de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en programma- of projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen.
b. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel is tot en met het moment van overdracht, vernietiging, overbrenging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel (directie) overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Het diensthoofd is in deze aan te merken als gegevenseigenaar.
c. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen en/of maken en bewaren proces gebonden informatie. Dit zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (zie deze regeling artikel 1, lid f).
d. De archiefvormende onderdelen dragen de zorg voor het archiefbeheer over aan het archiefbeherend onderdeel.
6. Het archiefbeherend onderdeel
a. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor voldoende en geschikte archiefruimte, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.
b. Het archiefbeherend onderdeel heeft tot taak de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren als ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.
c. Het archiefbeherend onderdeel stelt beheersregels op, onderhoudt deze en zorgt voor de interne verspreiding en voorlichting.
d. Het archiefbeherend onderdeel stelt voor de uitvoering van haar taken zo nodig nadere regels, richtlijnen en procedures op.
e. Het archiefbeherend onderdeel maakt daar waar nodig afspraken met het management van de archiefvormende onderdelen over de uitvoering van het archiefbeheer.
f. Het archiefbeherend onderdeel geeft periodiek aan welke activiteiten en middelen nodig zijn voor het uitvoeren van het archiefbeheer.
g. Het archiefbeherend onderdeel is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat vervreemden, overdragen of overbrengen van archief.
h. Het archiefbeherend onderdeel legt over de uitvoering van haar archiefbeheer verantwoording af aan de archiefbeheerder.
i. De medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben volledige toegang tot de informatie in het DMS. Gerubriceerde documenten zijn toegankelijk voor medewerkers van het archiefbeherend onderdeel met een AIVD screening op niveau A.
7. De medewerker
a. Elke medewerker van het ministerie draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het document-managementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan het archiefbeherend onderdeel.
b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.
c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
d. Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct z’n leidinggevende op de hoogte en meldt hij dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt dit meteen aan de CISO gemeld.
8. De raden, commissies en programma- en/of projectorganisaties
a. De secretarissen van raden, formeel ingestelde commissies en (tijdelijke) project- en/of programmadirecties beheren hun archief in overleg met het archiefbeherend onderdeel. Zij brengen het archiefbeherend onderdeel op de hoogte van de instelling van de raad, commissie of projectorganisatie, bij voorkeur door middel van een kopie van de instellingsbeschikking.
b. De secretarissen zijn ervoor verantwoordelijk dat het archiefbestanddeel in goede geordende en toegankelijke staat is en dat het alle archiefbescheiden bevat (o.a. vergaderstukken, projectdocumenten, formele besluitvormingsstukken).
c. De secretarissen zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, afgesloten archiefbestanddelen overdragen aan het archiefbeherend onderdeel. Bij opheffing dragen de secretarissen het archiefbestanddeel in goede en geordende staat direct over aan het archiefbeherend onderdeel.
9. De private partijen
a. Private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijk voor hun eigen archiefbeheer.
b. Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
10. De Archiefcommissie
De Archiefcommissie adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding over de inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie.