Artikel 14

1. De minister kan besluiten over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden door gelijkluidende reproducties, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging. Vereist is dat de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbestanden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces.
2. Voor zover het voor bewaring bestemde bescheiden betreft, geeft de minister in zijn besluit tot vervanging inzicht in het toegepaste vervangingsproces ( Handboek routinematige digitale vervanging Plato), overeenkomstig de Archiefregeling 2009.
3. De minister geeft in zijn besluit tot vervanging een overzicht van de categorieën archiefbescheiden die zijn uitgezonderd van vervanging.
4. Van de vervanging van archiefbescheiden laat het archiefbeherend onderdeel een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden behelst. Onder verantwoordelijkheid van de archiefbeheerder ondertekent de coördinator van het archiefbeherend onderdeel de verklaring van vervanging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring van vervanging blijvend in zijn archief.