BWBR0044008
Geldig vanaf 2020-08-19
Artikel 11
Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020
1. Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor het technische onderhoud van de digitale archiefbescheiden onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de archiefbescheiden.
2. De archiefbeheerder kan door middel van een overeenkomst afgesloten digitale archiefbestanden bij derden op laten slaan in een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (e-depot) die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.
3. De archiefbeheerder kan voor de opslag van afgesloten digitale archiefbestanden gebruik maken van een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (Record Management Applicatie) die voldoet aan de voorschriften in deArchiefregeling 2009.
4. Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard computerapplicaties, opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Daarnaast kunnen andere computerapplicaties aangewezen worden als digitaal archiefbestand (bv financiële administraties). Deze worden vastgelegd in een apart overzicht.
5. Digitale archiefbescheiden worden in principe bewaard in het formaat waarin ze zijn aangemaakt.
6. De archiefbeheerder zorgt voor migratie of conversie van digitale archiefbescheiden, waarbij hij het behoud van de inhoud en de metagegevens waarborgt, indien:
a. een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door verval of in onbruik raken van de gegevensdrager;
b. een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door het in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur en de archiefbeheerder emulatie als niet doelmatige oplossing waardeert;
c. er andere zwaarwegende redenen zijn die noodzaken tot migratie of conversie;
d. dit vereist is om de archiefbescheiden gereed te maken voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats.
7. Van de conversie of migratie van bestanden laat het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel in samenspraak met de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is, of de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn gewaarborgd na de overzetting. Het diensthoofd ondertekent de verklaring van conversie of migratie. De archiefbeheerder en het archiefvormend onderdeel bewaren de verklaring van conversie of migratie blijvend in hun archief.
2. De archiefbeheerder kan door middel van een overeenkomst afgesloten digitale archiefbestanden bij derden op laten slaan in een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (e-depot) die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.
3. De archiefbeheerder kan voor de opslag van afgesloten digitale archiefbestanden gebruik maken van een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (Record Management Applicatie) die voldoet aan de voorschriften in deArchiefregeling 2009.
4. Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard computerapplicaties, opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Daarnaast kunnen andere computerapplicaties aangewezen worden als digitaal archiefbestand (bv financiële administraties). Deze worden vastgelegd in een apart overzicht.
5. Digitale archiefbescheiden worden in principe bewaard in het formaat waarin ze zijn aangemaakt.
6. De archiefbeheerder zorgt voor migratie of conversie van digitale archiefbescheiden, waarbij hij het behoud van de inhoud en de metagegevens waarborgt, indien:
a. een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door verval of in onbruik raken van de gegevensdrager;
b. een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door het in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur en de archiefbeheerder emulatie als niet doelmatige oplossing waardeert;
c. er andere zwaarwegende redenen zijn die noodzaken tot migratie of conversie;
d. dit vereist is om de archiefbescheiden gereed te maken voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats.
7. Van de conversie of migratie van bestanden laat het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel in samenspraak met de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is, of de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn gewaarborgd na de overzetting. Het diensthoofd ondertekent de verklaring van conversie of migratie. De archiefbeheerder en het archiefvormend onderdeel bewaren de verklaring van conversie of migratie blijvend in hun archief.