BWBR0044008
Geldig vanaf 2020-08-19
Artikel 16
Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020
1. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. De selectielijst, zoals beschreven in artikel 13, is in dit proces leidend. De archiefbeheerder brengt de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in principe twintig jaar na het afsluiten van het dossier over naar een archiefbewaarplaats.
2. De archiefbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.
3. Digitale archiefbescheiden slaat de archiefbeheerder uiterlijk op het tijdstip van overbrenging op in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. In dat geval vindt met de archiefbeheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
4. Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de archiefbeheerder de bijbehorende decryptiesleutel aan de archiefbeheerder van de archiefbewaarplaats.
5. Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden.
6. De archiefbeheerder laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.
7. Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de archiefbeheerder met het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid. De Archiefcommissie kan in deze advies vragen of ongevraagd advies geven.
8. Vóór de overbrenging kan de secretaris-generaal in overleg met de algemene rijksarchivaris besluiten om voor een bepaalde termijn van maximaal 75 jaar beperkingen te stellen aan de openbaarheid van de over te brengen archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15 van de Archiefwet 1995. Het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel stelt dan in overleg met het archiefbeherend onderdeel op grond van een model een besluit beperking openbaarheid van archiefbescheiden op. De secretaris-generaal ondertekent het besluit. De archiefbeheerder bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.
9. Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. Als er beperkende bepalingen zijn, ondertekent de secretaris- generaal de verklaring van overbrenging. De beperking wordt gepubliceerd in de Staatscourant. De archiefbeheerder bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.
10. Als er geen beperkende bepalingen zijn, ondertekent de archiefbeheerder de verklaring van overbrenging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in zijn archief.
11. De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden heeft laten overbrengen.
12. De secretaris-generaal kan beslissen dat het wenselijk is om de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten, indien medewerkers van het ministerie die dossiers nog regelmatig gebruiken of raadplegen. In dat geval dient hij een verzoek tot opschorting van overbrenging in te dienen bij de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waarin hij specificeert om welke archiefbescheiden het gaat en uitlegt waarom de opschorting wenselijk is. Voor de opschorting van overbrenging is namelijk een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.
2. De archiefbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.
3. Digitale archiefbescheiden slaat de archiefbeheerder uiterlijk op het tijdstip van overbrenging op in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. In dat geval vindt met de archiefbeheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
4. Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de archiefbeheerder de bijbehorende decryptiesleutel aan de archiefbeheerder van de archiefbewaarplaats.
5. Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden.
6. De archiefbeheerder laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.
7. Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de archiefbeheerder met het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid. De Archiefcommissie kan in deze advies vragen of ongevraagd advies geven.
8. Vóór de overbrenging kan de secretaris-generaal in overleg met de algemene rijksarchivaris besluiten om voor een bepaalde termijn van maximaal 75 jaar beperkingen te stellen aan de openbaarheid van de over te brengen archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15 van de Archiefwet 1995. Het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel stelt dan in overleg met het archiefbeherend onderdeel op grond van een model een besluit beperking openbaarheid van archiefbescheiden op. De secretaris-generaal ondertekent het besluit. De archiefbeheerder bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.
9. Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. Als er beperkende bepalingen zijn, ondertekent de secretaris- generaal de verklaring van overbrenging. De beperking wordt gepubliceerd in de Staatscourant. De archiefbeheerder bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.
10. Als er geen beperkende bepalingen zijn, ondertekent de archiefbeheerder de verklaring van overbrenging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in zijn archief.
11. De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden heeft laten overbrengen.
12. De secretaris-generaal kan beslissen dat het wenselijk is om de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten, indien medewerkers van het ministerie die dossiers nog regelmatig gebruiken of raadplegen. In dat geval dient hij een verzoek tot opschorting van overbrenging in te dienen bij de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waarin hij specificeert om welke archiefbescheiden het gaat en uitlegt waarom de opschorting wenselijk is. Voor de opschorting van overbrenging is namelijk een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.