Artikel 18

1. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel en de archiefbeheerder kunnen besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Indien de vervreemding niet plaatsvindt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift, is voor de vervreemding een machtiging vereist van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
2. Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats komen te berusten, betrekt het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van dit overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerd ambtenaar.
3. Van vervreemding van archiefbescheiden uit een ‘dynamisch’ archief laat het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel volgens een model een verklaring opmaken die hij tevens ondertekent. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in het archief.
4. Van vervreemding van archiefbescheiden uit het ‘afgesloten’ archief laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat. De archiefbeheerder ondertekent de verklaring van vervreemding. Indien het verantwoordelijke diensthoofd tevens archiefbeheerder is, dan ondertekent onder diens verantwoordelijkheid de coördinator van het archiefbeherend onderdeel de verklaring. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in het archief.
5. De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en aan welke organisatie hij archiefbescheiden heeft vervreemd.