BWBR0034937
Geldig vanaf 2014-03-19
Artikel 6
Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014
1. Binnen een jaar na de laatste wijziging in een dossier treedt de beheerder van een dossier in overleg met het archiefvormende orgaan over het afsluiten van het dossier.
2. Bij het afsluiten van een dossier controleert de beheerder in samenwerking met het archiefvormende orgaan het dossier op volledigheid en juistheid. Ontbrekende archiefbescheiden en metagegevens laat hij voor zover mogelijk aanvullen.
3. Bij het afsluiten van het dossier moeten de metagegevens de waardering van het dossier vermelden, namelijk of de archiefbescheiden in het dossier bestemd zijn voor bewaren of (op termijn) vernietigen.
4. Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en wanneer de rubricering kan vervallen.
5. De beheerder laat in overeenstemming met het archiefvormende orgaan in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.
6. Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan de verantwoordelijke directeur besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement te verhelpen dat de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier in het geding brengt.
2. Bij het afsluiten van een dossier controleert de beheerder in samenwerking met het archiefvormende orgaan het dossier op volledigheid en juistheid. Ontbrekende archiefbescheiden en metagegevens laat hij voor zover mogelijk aanvullen.
3. Bij het afsluiten van het dossier moeten de metagegevens de waardering van het dossier vermelden, namelijk of de archiefbescheiden in het dossier bestemd zijn voor bewaren of (op termijn) vernietigen.
4. Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en wanneer de rubricering kan vervallen.
5. De beheerder laat in overeenstemming met het archiefvormende orgaan in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.
6. Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan de verantwoordelijke directeur besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement te verhelpen dat de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier in het geding brengt.