BWBR0034937
Geldig vanaf 2014-03-19
Artikel 16
Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014
1. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. De selectielijst, zoals beschreven in artikel 13, is in dit procesleidend. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel brengt de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in principe twintig jaar na het afsluiten van het dossier over naar een archiefbewaarplaats.
2. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is er voor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.
3. Digitale archiefbescheiden slaat de beheerder uiterlijk op het tijdstip van overbrenging op in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. In dat geval vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
4. Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel de bijbehorende decryptiesleutel aan de beheerder van de archiefbewaarplaats.
5. Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden.
6. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.
7. Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel met de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid.
8. Vóór de overbrenging kan de plaatsvervangend secretaris-generaal in overleg met de algemene rijksarchivaris besluiten om voor een bepaalde termijn van maximaal 75 jaar beperkingen te stellen aan de openbaarheid van de over te dragen archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15 van de Archiefwet 1995. De verantwoordelijke directeur stelt dan op grond van een model een besluit beperking openbaarheid van archiefbescheiden op. De plaatsvervangend secretaris-generaal ondertekent deze verklaring. De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.
9. Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. Als er beperkende bepalingen zijn, ondertekent de plaatsvervangend secretaris-generaal de verklaring van overbrenging. Als er geen beperkende bepalingen zijn, ondertekent onder verantwoordelijkheid van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel het hoofd van de afdeling FDW de verklaring van overbrenging. De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van overbrenging blijvend in hun archief.
10. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden heeft laten overbrengen.
11. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel kan beslissen dat het wenselijk is om de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten, indien medewerkers van het ministerie die dossiers nog regelmatig gebruiken of raadplegen. In dat geval dient hij een verzoek tot opschorting van overbrenging in te dienen bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waarin hij specificeert om welke archiefbescheiden het gaat en uitlegt waarom de opschorting wenselijk is. Voor de opschorting van overbrenging is namelijk een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.
2. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is er voor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.
3. Digitale archiefbescheiden slaat de beheerder uiterlijk op het tijdstip van overbrenging op in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. In dat geval vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
4. Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel de bijbehorende decryptiesleutel aan de beheerder van de archiefbewaarplaats.
5. Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden.
6. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.
7. Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel met de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid.
8. Vóór de overbrenging kan de plaatsvervangend secretaris-generaal in overleg met de algemene rijksarchivaris besluiten om voor een bepaalde termijn van maximaal 75 jaar beperkingen te stellen aan de openbaarheid van de over te dragen archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15 van de Archiefwet 1995. De verantwoordelijke directeur stelt dan op grond van een model een besluit beperking openbaarheid van archiefbescheiden op. De plaatsvervangend secretaris-generaal ondertekent deze verklaring. De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.
9. Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. Als er beperkende bepalingen zijn, ondertekent de plaatsvervangend secretaris-generaal de verklaring van overbrenging. Als er geen beperkende bepalingen zijn, ondertekent onder verantwoordelijkheid van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel het hoofd van de afdeling FDW de verklaring van overbrenging. De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van overbrenging blijvend in hun archief.
10. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden heeft laten overbrengen.
11. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel kan beslissen dat het wenselijk is om de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten, indien medewerkers van het ministerie die dossiers nog regelmatig gebruiken of raadplegen. In dat geval dient hij een verzoek tot opschorting van overbrenging in te dienen bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waarin hij specificeert om welke archiefbescheiden het gaat en uitlegt waarom de opschorting wenselijk is. Voor de opschorting van overbrenging is namelijk een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.