BWBR0034937
Geldig vanaf 2014-03-19
Artikel 14
Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014
1. De plaatsvervangend secretaris-generaal of de directeur van een archiefvormend orgaan kan, na advies van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel, besluiten om over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging. Vereist is dat de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbestanden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces.
2. Voor zover het voor bewaring bestemde bescheiden betreft, geeft de betreffende directeur in zijn besluit tot vervanging inzicht in het toegepaste vervangingsproces, overeenkomstig de Archiefregeling 2009.
3. De plaatsvervangend secretaris-generaal of de betreffende directeur geeft in zijn besluit tot vervanging een overzicht van de categorieën archiefbescheiden die zijn uitgesloten van vervanging.
4. Van de vervanging van archiefbescheiden laat de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden behelst. Onder verantwoordelijkheid van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel ondertekent het hoofd van de afdeling FDW de verklaring van vervanging. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel bewaart de verklaring van vervanging blijvend in zijn archief.
2. Voor zover het voor bewaring bestemde bescheiden betreft, geeft de betreffende directeur in zijn besluit tot vervanging inzicht in het toegepaste vervangingsproces, overeenkomstig de Archiefregeling 2009.
3. De plaatsvervangend secretaris-generaal of de betreffende directeur geeft in zijn besluit tot vervanging een overzicht van de categorieën archiefbescheiden die zijn uitgesloten van vervanging.
4. Van de vervanging van archiefbescheiden laat de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden behelst. Onder verantwoordelijkheid van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel ondertekent het hoofd van de afdeling FDW de verklaring van vervanging. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel bewaart de verklaring van vervanging blijvend in zijn archief.