BWBR0034937
Geldig vanaf 2014-03-19
Artikel 11
Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014
1. De beheerder draagt zorg voor het technische onderhoud van de digitale archiefbescheiden onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de archiefbescheiden.
2. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel kan door middel van een overeenkomst afgesloten digitale archiefbestanden bij derden op laten slaan in een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.
3. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel kan voor de opslag van afgesloten digitale archiefbestanden gebruik maken van een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.
4. Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard computerapplicaties, opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Een overzicht van de gebruikte standaard computerapplicaties is vastgelegd in een productdienstcatalogus.
5. De beheerder bewaart digitale archiefbescheiden in principe in het formaat waarin ze zijn aangemaakt, tot hij de archiefbescheiden gereed maakt voor overdracht aan een archiefbewaarplaats, zoals beschreven in artikel 16, derde lid. Om archiefbescheiden na wijziging van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur leesbaar te kunnen blijven maken, bewaart de beheerder de apparatuur en/of programmatuur waarmee archiefbestanden zijn aangemaakt als onderdeel van het archief of zorgt hij voor emulatie van deze apparatuur en/of programmatuur.
6. De beheerder zorgt in opdracht van de verantwoordelijke directeur of van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en in overleg met de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel voor migratie of conversie van digitale archiefbescheiden in de zin van de Archiefregeling 2009, waarbij hij het behoud van de inhoud en de metagegevens waarborgt, indien:
a) een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door verval of in onbruik raken van de gegevensdrager;
b) een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door het in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur en de beheerder emulatie als niet doelmatige oplossing waardeert;
c) er andere zwaarwegende redenen zijn die noodzaken tot migratie of conversie;
d) dit vereist is om de archiefbescheiden gereed te maken voor overdracht aan een archiefbewaarplaats.
7. Van de conversie of migratie van bestanden laat de beheerder in samenspraak met de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is, of de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn gewaarborgd na de overzetting. De beheerder ondertekent de verklaring van conversie of migratie. De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van conversie of migratie blijvend in hun archief.
2. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel kan door middel van een overeenkomst afgesloten digitale archiefbestanden bij derden op laten slaan in een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.
3. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel kan voor de opslag van afgesloten digitale archiefbestanden gebruik maken van een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.
4. Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard computerapplicaties, opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Een overzicht van de gebruikte standaard computerapplicaties is vastgelegd in een productdienstcatalogus.
5. De beheerder bewaart digitale archiefbescheiden in principe in het formaat waarin ze zijn aangemaakt, tot hij de archiefbescheiden gereed maakt voor overdracht aan een archiefbewaarplaats, zoals beschreven in artikel 16, derde lid. Om archiefbescheiden na wijziging van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur leesbaar te kunnen blijven maken, bewaart de beheerder de apparatuur en/of programmatuur waarmee archiefbestanden zijn aangemaakt als onderdeel van het archief of zorgt hij voor emulatie van deze apparatuur en/of programmatuur.
6. De beheerder zorgt in opdracht van de verantwoordelijke directeur of van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en in overleg met de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel voor migratie of conversie van digitale archiefbescheiden in de zin van de Archiefregeling 2009, waarbij hij het behoud van de inhoud en de metagegevens waarborgt, indien:
a) een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door verval of in onbruik raken van de gegevensdrager;
b) een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door het in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur en de beheerder emulatie als niet doelmatige oplossing waardeert;
c) er andere zwaarwegende redenen zijn die noodzaken tot migratie of conversie;
d) dit vereist is om de archiefbescheiden gereed te maken voor overdracht aan een archiefbewaarplaats.
7. Van de conversie of migratie van bestanden laat de beheerder in samenspraak met de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is, of de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn gewaarborgd na de overzetting. De beheerder ondertekent de verklaring van conversie of migratie. De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van conversie of migratie blijvend in hun archief.