BWBR0034937
Geldig vanaf 2014-03-19
Artikel 3
Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014
1. Minister
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995.
2. Secretaris-generaal
a. De secretaris-generaal is belast met de ambtelijke leiding van al hetgeen het ministerie betreft, waaronder het beheer van de ministeriële archiefbescheiden.
b. De secretaris-generaal informeert en adviseert de zorgdrager desgewenst over het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie.
3. Plaatsvervangend secretaris-generaal
a. De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor een departementsbrede samenhangende bedrijfsvoering, waaronder de documentaire informatievoorziening. Derhalve is hij verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie. Dit omvat ook de zorg voor de goede, geordende en toegankelijke staat van het archief van het ministerie.
b. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt beheersregels vast voor de archieven van het ministerie.
c. Indien nodig rapporteert de plaatsvervangend secretaris-generaal aan de Erfgoedinspectie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
4. Chief information officer (CIO)
a. De chief information officer is verantwoordelijk voor de departementale strategie en visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. Hierover adviseert de chief information officer aan de ambtelijke en politieke leiding.
b. De chief information officer is binnen het ministerie verantwoordelijk voor de handhaving van rijksbrede kaders en standaarden op het gebied van geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
c. De chief information officer vertegenwoordigt SZW in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
5. Directeur van een archiefvormend orgaan
a. De directeur van een archiefvormend orgaan is tot het moment van overdracht, vernietiging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Dit behelst in hoofdzaak postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging, conversie, migratie en overdrachten aan andere organen, alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het bestandsoverzicht en de ordeningsstructuur van het archiefvormende orgaan.
b. De directeur van een archiefvormend orgaan heeft de mogelijkheid om door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het lopende archiefbeheer, of een deel daarvan, over te dragen aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.
c. De directeur van een archiefvormend orgaan draagt in principe afgesloten archiefbescheiden over aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.
6. Directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel:
a. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het departementaal overkoepelende beleid met betrekking tot het archiefbeheer.
b. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel houdt regie over het departementale archiefbeheer.
c. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is, na overdracht van de archiefbescheiden door het betreffende archiefvormende orgaan, verantwoordelijk voor het beheer van de het afgesloten archief.
d. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het opstellen, het onderhoud en het functioneel beheer van selectielijsten.
e. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel houdt in samenwerking met de beheerders en de verantwoordelijke directeuren toezicht op het departementale archiefbeheer.
f. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van en het adviseren over strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening.
g. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels voor archiefbescheiden en voor het voorlichten van de medewerkers over deze regels.
7. Medewerker
a. Elke medewerker draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het daarvoor bestemde documentmanagementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan de beheerder van het lopende archief.
b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.
c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht, als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
8. Private partijen
a) Externe private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijkheid voor hun eigen archiefbeheer.
b) Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
9. Beheerder
a. De beheerder voert namens de verantwoordelijke directeur de aan hem toevertrouwde archiefbeheerstaken uit.
b. De beheerder voert de aan hem toevertrouwde archiefbeheerstaken conform deze regeling uit.
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995.
2. Secretaris-generaal
a. De secretaris-generaal is belast met de ambtelijke leiding van al hetgeen het ministerie betreft, waaronder het beheer van de ministeriële archiefbescheiden.
b. De secretaris-generaal informeert en adviseert de zorgdrager desgewenst over het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie.
3. Plaatsvervangend secretaris-generaal
a. De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor een departementsbrede samenhangende bedrijfsvoering, waaronder de documentaire informatievoorziening. Derhalve is hij verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie. Dit omvat ook de zorg voor de goede, geordende en toegankelijke staat van het archief van het ministerie.
b. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt beheersregels vast voor de archieven van het ministerie.
c. Indien nodig rapporteert de plaatsvervangend secretaris-generaal aan de Erfgoedinspectie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
4. Chief information officer (CIO)
a. De chief information officer is verantwoordelijk voor de departementale strategie en visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. Hierover adviseert de chief information officer aan de ambtelijke en politieke leiding.
b. De chief information officer is binnen het ministerie verantwoordelijk voor de handhaving van rijksbrede kaders en standaarden op het gebied van geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
c. De chief information officer vertegenwoordigt SZW in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
5. Directeur van een archiefvormend orgaan
a. De directeur van een archiefvormend orgaan is tot het moment van overdracht, vernietiging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Dit behelst in hoofdzaak postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging, conversie, migratie en overdrachten aan andere organen, alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het bestandsoverzicht en de ordeningsstructuur van het archiefvormende orgaan.
b. De directeur van een archiefvormend orgaan heeft de mogelijkheid om door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het lopende archiefbeheer, of een deel daarvan, over te dragen aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.
c. De directeur van een archiefvormend orgaan draagt in principe afgesloten archiefbescheiden over aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.
6. Directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel:
a. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het departementaal overkoepelende beleid met betrekking tot het archiefbeheer.
b. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel houdt regie over het departementale archiefbeheer.
c. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is, na overdracht van de archiefbescheiden door het betreffende archiefvormende orgaan, verantwoordelijk voor het beheer van de het afgesloten archief.
d. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het opstellen, het onderhoud en het functioneel beheer van selectielijsten.
e. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel houdt in samenwerking met de beheerders en de verantwoordelijke directeuren toezicht op het departementale archiefbeheer.
f. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van en het adviseren over strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening.
g. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels voor archiefbescheiden en voor het voorlichten van de medewerkers over deze regels.
7. Medewerker
a. Elke medewerker draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het daarvoor bestemde documentmanagementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan de beheerder van het lopende archief.
b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.
c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht, als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
8. Private partijen
a) Externe private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijkheid voor hun eigen archiefbeheer.
b) Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
9. Beheerder
a. De beheerder voert namens de verantwoordelijke directeur de aan hem toevertrouwde archiefbeheerstaken uit.
b. De beheerder voert de aan hem toevertrouwde archiefbeheerstaken conform deze regeling uit.