BWBR0048465
Geldig vanaf 2023-08-01
Artikel 9
Subsidieregeling ondersteuning zelfstandig vertrek 2023
1. Projecten worden altijd uitgevoerd in samenwerking of in afstemming met de Dienst Terugkeer en Vertrek.
2. De volgende rapportageverplichtingen zijn van toepassing:
a. voor alle projecten dient halverwege de projectperiode een inhoudelijke en financiële voortgangsrapportage te worden ingediend, waarin rekening en verantwoording wordt afgelegd over de voortgang van het project;
b. indien er omstandigheden optreden die de voortgang, inhoud of de administratieve organisatie van het project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben voor het recht op subsidie, doet de subsidieontvanger hiervan zo spoedig mogelijk melding aan de minister;
c. de subsidieontvanger verleent aan de minister of de daartoe door de minister aangewezen instanties medewerking aan het opstellen van evaluatierapporten met betrekking tot deze regeling, en draagt, indien het gesubsidieerde project niet in eigen beheer wordt uitgevoerd, er zorg voor dat de feitelijke uitvoerder van het project deze medewerking verleent;
d. over de voortgang van de ondersteuningstrajecten wordt op dossierniveau informatie uitgewisseld met de DT&V.
3. De volgende administratievoorschriften zijn van toepassing:
a. de subsidieontvanger houdt een inzichtelijke en controleerbare administratie bij met betrekking tot de uitvoering van het project en de in verband daarmee gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten;
b. de volledige administratie is per project te allen tijde voor controle beschikbaar. Voor een fysieke controle stelt de subsidieontvanger alle nodige bescheiden en een geschikte ruimte aan de subsidieverstrekker ter beschikking. In geval van een digitale controle, stelt de subsidieverstrekker een beveiligd digitaal platform open, waar de subsidieontvanger alle nodige bescheiden in digitale vorm voor controle ter beschikking stelt;
c. de projectadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers dan wel in termen van geleverde producten of diensten;
d. de financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de gerealiseerde opbrengsten en de wijze waarop deze kosten en opbrengsten aan het project worden toegerekend;
e. indien er in het project sprake is van deelnemers geeft de deelnemersadministratie inzicht in de subsidiabiliteit van de individuele deelnemer, de verrichte activiteiten en behaalde resultaten per individuele deelnemer;
f. ter zake van de directe loonkosten wordt, door middel van een inzichtelijk tijdschrijfsysteem, een controleerbare urenverantwoording per werknemer bijgehouden of een addendum met een prestatieonderbouwing per werknemer;
g. de subsidieontvanger verstrekt desgevraagd aan de minister dan wel door de minister daartoe aangewezen instanties inzage in of informatie uit de administratie. Tevens verstrekt de subsidieontvanger de minister desgevraagd informatie over het project die voor monitoring en evaluatiedoeleinden gebruikt kan worden;
h. in de administratie is op het moment van het doen van de aanvraag een verklaring omtrent het gedrag opgenomen van elke bestuurder en projectleider. Indien zich gedurende de loop van een project wijzigingen in het bestuur voordoen ofwel nieuwe projectleiders worden betrokken bij de uitvoering van het project, dan dienen voor deze bestuurders en projectleiders verklaringen omtrent het gedrag worden opgenomen in de administratie. Deze verklaringen omtrent het gedrag dienen binnen twee maanden na aantreden te worden toegevoegd aan de administratie en dienen op het moment van opname niet ouder te zijn dan drie maanden;
i. kosten die in strijd met deze regeling zijn gemaakt of geadministreerd, komen niet voor subsidie in aanmerking.
4. De volgende bescheiden zijn beschikbaar:
a. de subsidieontvanger bewaart alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het gesubsidieerde project tot ten minste 5 jaar na afloop van de vaststelling van de subsidie;
b. van alle administratieve bescheiden wordt het origineel bewaard. Hiervan kan worden afgeweken, indien het origineel conform de procedure in de handleiding wordt overgezet en bewaard op een andere gegevensdrager. Het overbrengen op een andere gegevensdrager geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze is de volledige bewaartermijn beschikbaar en kan binnen een redelijke tijd leesbaar worden gemaakt;
c. de administratie is zodanig ingericht en wordt zodanig gevoerd en bewaard, dat controle daarvan binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daartoe verleent de subsidieontvanger de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie;
e. de computersystemen die gebruikt worden voor documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, voldoen aan aanvaarde beveiligingsstandaarden die waarborgen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor controledoeleinden op kan worden vertrouwd;
f. alle administratieve bescheiden zijn beschikbaar voor de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger is en blijft verantwoordelijk voor een correcte opslag van alle administratieve bescheiden, ook als hij een derde met de opslag belast. Deze verplichting geldt niet voor de administratieve bescheiden herintegratieondersteuning die voorkomen uit de gebruikmaking van FX EURP en door Frontex worden betaald en opgeslagen.
2. De volgende rapportageverplichtingen zijn van toepassing:
a. voor alle projecten dient halverwege de projectperiode een inhoudelijke en financiële voortgangsrapportage te worden ingediend, waarin rekening en verantwoording wordt afgelegd over de voortgang van het project;
b. indien er omstandigheden optreden die de voortgang, inhoud of de administratieve organisatie van het project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben voor het recht op subsidie, doet de subsidieontvanger hiervan zo spoedig mogelijk melding aan de minister;
c. de subsidieontvanger verleent aan de minister of de daartoe door de minister aangewezen instanties medewerking aan het opstellen van evaluatierapporten met betrekking tot deze regeling, en draagt, indien het gesubsidieerde project niet in eigen beheer wordt uitgevoerd, er zorg voor dat de feitelijke uitvoerder van het project deze medewerking verleent;
d. over de voortgang van de ondersteuningstrajecten wordt op dossierniveau informatie uitgewisseld met de DT&V.
3. De volgende administratievoorschriften zijn van toepassing:
a. de subsidieontvanger houdt een inzichtelijke en controleerbare administratie bij met betrekking tot de uitvoering van het project en de in verband daarmee gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten;
b. de volledige administratie is per project te allen tijde voor controle beschikbaar. Voor een fysieke controle stelt de subsidieontvanger alle nodige bescheiden en een geschikte ruimte aan de subsidieverstrekker ter beschikking. In geval van een digitale controle, stelt de subsidieverstrekker een beveiligd digitaal platform open, waar de subsidieontvanger alle nodige bescheiden in digitale vorm voor controle ter beschikking stelt;
c. de projectadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers dan wel in termen van geleverde producten of diensten;
d. de financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de gerealiseerde opbrengsten en de wijze waarop deze kosten en opbrengsten aan het project worden toegerekend;
e. indien er in het project sprake is van deelnemers geeft de deelnemersadministratie inzicht in de subsidiabiliteit van de individuele deelnemer, de verrichte activiteiten en behaalde resultaten per individuele deelnemer;
f. ter zake van de directe loonkosten wordt, door middel van een inzichtelijk tijdschrijfsysteem, een controleerbare urenverantwoording per werknemer bijgehouden of een addendum met een prestatieonderbouwing per werknemer;
g. de subsidieontvanger verstrekt desgevraagd aan de minister dan wel door de minister daartoe aangewezen instanties inzage in of informatie uit de administratie. Tevens verstrekt de subsidieontvanger de minister desgevraagd informatie over het project die voor monitoring en evaluatiedoeleinden gebruikt kan worden;
h. in de administratie is op het moment van het doen van de aanvraag een verklaring omtrent het gedrag opgenomen van elke bestuurder en projectleider. Indien zich gedurende de loop van een project wijzigingen in het bestuur voordoen ofwel nieuwe projectleiders worden betrokken bij de uitvoering van het project, dan dienen voor deze bestuurders en projectleiders verklaringen omtrent het gedrag worden opgenomen in de administratie. Deze verklaringen omtrent het gedrag dienen binnen twee maanden na aantreden te worden toegevoegd aan de administratie en dienen op het moment van opname niet ouder te zijn dan drie maanden;
i. kosten die in strijd met deze regeling zijn gemaakt of geadministreerd, komen niet voor subsidie in aanmerking.
4. De volgende bescheiden zijn beschikbaar:
a. de subsidieontvanger bewaart alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het gesubsidieerde project tot ten minste 5 jaar na afloop van de vaststelling van de subsidie;
b. van alle administratieve bescheiden wordt het origineel bewaard. Hiervan kan worden afgeweken, indien het origineel conform de procedure in de handleiding wordt overgezet en bewaard op een andere gegevensdrager. Het overbrengen op een andere gegevensdrager geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze is de volledige bewaartermijn beschikbaar en kan binnen een redelijke tijd leesbaar worden gemaakt;
c. de administratie is zodanig ingericht en wordt zodanig gevoerd en bewaard, dat controle daarvan binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daartoe verleent de subsidieontvanger de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie;
e. de computersystemen die gebruikt worden voor documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, voldoen aan aanvaarde beveiligingsstandaarden die waarborgen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor controledoeleinden op kan worden vertrouwd;
f. alle administratieve bescheiden zijn beschikbaar voor de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger is en blijft verantwoordelijk voor een correcte opslag van alle administratieve bescheiden, ook als hij een derde met de opslag belast. Deze verplichting geldt niet voor de administratieve bescheiden herintegratieondersteuning die voorkomen uit de gebruikmaking van FX EURP en door Frontex worden betaald en opgeslagen.