1. De RvA past een of meer van de navolgende beoordelingsmethoden toe:
a. documentenonderzoek: het beoordelen van systeemdocumentatie zoals handboeken, vastgelegde procedures, instructies e.d., en/of het beoordelen van registraties van de CBI zoals personeelsdossiers, controlekaarten, rapportages, verslagen van directiebeoordelingen, onderzoeksdossiers en dergelijke;
b. kantooronderzoek: een onderzoek dat uitgevoerd wordt bij de CBI om de implementatie van het managementsysteem te verifiëren op basis van gedocumenteerde bewijsstukken en gesprekken met het personeel;
c. bijwoning: het in de praktijk waarnemen van activiteiten die door de CBI worden uitgevoerd (bijvoorbeeld testen, kalibraties, inspecties, audits, examens, verificatie), inclusief de rapportage van de gedane waarnemingen;
d. beoordeling op afstand: een onderzoek waarbij het RvA-beoordelingsteam met behulp van elektronische media registraties onderzoekt en met personeel spreekt, zonder fysiek op het kantoor van de CBI aanwezig te zijn waar deze registraties worden gemaakt of waar dit personeel haar activiteiten uitvoert;
e. schaduwonderzoek: een onderzoek waarbij een door de CBI uitgevoerde activiteit ter plaatse wordt geverifieerd door het bespreken van de resultaten van de activiteit met de uitvoerende(n). Daarbij moet beschikt kunnen worden over vrijwel dezelfde informatie en faciliteiten die de uitvoerenden ten tijde van het uitvoeren van de activiteit beschikbaar hadden;
f. beoordelen resultaten interlaboratoriumonderzoek: het vaststellen van de bekwaamheid van een CBI, die (medische) testen, kalibraties of inspecties uitvoert, door middel van het beoordelen van de resultaten van interlaboratoriumonderzoek (het vergelijken van resultaten die door twee of meer CBI’s zijn verkregen);
g. interviews: het door middel van gerichte vraaggesprekken toetsen van de deskundigheid van medewerkers van de CBI.
2. Voor de in lid 1 bedoelde beoordeling stelt de RvA een beoordelingsteam samen. De aanvrager kan, op basis van vermeende belangenconflicten, schriftelijk protest indienen tegen de inzet van een teamlid. Een dergelijk protest dient binnen vijf werkdagen na het bekendmaken van de samenstelling van het team met redenen omkleed bij de RvA te worden ingediend. De RvA zal op basis van de gronden van het protest, de inzet van het teamlid heroverwegen.
3. Voor beoordelingen buiten Nederland kan de RvA beslissen één of meerdere tolken aan het beoordelingsteam toe te voegen.
4. De CBI stelt uiterlijk 20 werkdagen voor de start van de in lid 1 bedoelde beoordeling de in het Nederlands of Engels gestelde geldende systeem- en technische documentatie ter beschikking van het beoordelingsteam. Het betreffende aanvullende aanvraagformulier (zie www.rva.nl) specificeert de documenten die nodig zijn voor het uitvoeren van een beoordeling bedoeld in lid 1. Indien de benodigde documenten niet uiterlijk 20 werkdagen voor de start van de in lid 1 bedoelde beoordeling worden verstrekt kan de RvA de planning van het onderzoek wijzigen, teneinde het beoordelingsteam in staat te stellen de voorbereiding (deels) op de locatie bij de CBI uit te voeren. De feitelijke beoordeling op locatie zal in dat geval (deels) op een nader te bepalen tijdstip worden voortgezet.
De RvA behoudt het recht in voorkomende gevallen de beoordeling te annuleren, waarbij de kosten conform het
Tarievenbesluit (RvA-D001) voor rekening van de aanvrager zijn.
5. Ten behoeve van de beoordeling:
a. informeert de CBI de RvA tijdig over alle relevante instructies en vereisten betreffende beveiliging, veiligheid, bedrijfsgezondheid en hygiëne;
b. stelt de CBI de benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen (voor veiligheid en hygiëne) ter beschikking aan de leden van de RvA-beoordelingsteams;
c. stelt de CBI de RvA in staat om de activiteiten van de CBI te observeren (bij te wonen);
d. biedt de CBI de RvA toegang tot alle locaties, dossiers en documenten die de RvA relevant acht voor haar beoordeling. Dit kan ook betrekking hebben op locaties, dossiers en documenten van organisaties die aan de CBI gerelateerd zijn;
e. neemt de CBI maatregelen ter verkrijging van medewerking van klanten van of organisaties gerelateerd aan de CBI, waarbij toegang tot de locaties en documenten van de klant naar de mening van de RvA nodig is;
f. beschikt de CBI over uitvoerbare regelingen om medewerking en toegang als hiervoor genoemd te faciliteren.
6. Een CBI met activiteiten in het buitenland accepteert dat de RvA de beoordelingen in het buitenland uitbesteedt aan de lokale accreditatieinstelling indien deze ondertekenaar is van de relevante multilaterale overeenkomst van EA, IAF of ILAC.
7. Indien naar het oordeel van de RvA onvoldoende invulling is gegeven aan de punten in lid 4 tot en met lid 6, bestaat het risico dat een beoordeling niet (volledig) kan worden uitgevoerd en geen positief besluit binnen de daarvoor bepaalde termijn kan worden genomen. Dit risico komt voor rekening van de aanvrager.
8. De bepalingen in dit artikel gelden, waar van toepassing, ook ten aanzien van extra beoordelingen als bedoeld in Artikel 32 van deze beleidsregel.