BWBR0026991
Geldig vanaf 2009-12-31
Artikel 3
Kaderregeling documentaire informatievoorziening SZW 2009
1. Minister
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is de zorgdrager, zoals bedoeld in artikel 1 onder d van de Archiefwet 1995, voor de archiefbescheiden van het ministerie.
2. Plaatsvervangend secretaris-generaal
a. De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor een departementsbrede samenhangende bedrijfsvoering, waaronder de documentaire informatievoorziening.
b. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt beheersregels vast, zoals bedoeld in artikel 14 Archiefbesluit 1995.
c. De plaatsvervangend secretaris-generaal rapporteert, indien nodig, hierover aan de Erfgoedinspectie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
3. Directeur van een archiefvormend orgaan
a. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het eigen dynamisch archiefbeheer van zijn onderdeel, te weten postbehandeling, registratie, voortgang - en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdrachten aan andere organen, alsmede voor het opstellen, vaststellen en onderhouden van het documentair structuurplan van het archiefvormend orgaan overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.
b. Een archiefvormend orgaan kan door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het dynamisch archiefbeheer, of een deel daarvan, overdragen aan de directeur Bedrijfsvoering.
4. Directeur Bedrijfsvoering
a. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het dagelijks archiefbeheer van archiefvormende organen die dit archiefbeheer, of een deel daarvan, hebben uitbesteed aan de directie Bedrijfsvoering.
b. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het semi-statisch archiefbeheer van het ministerie en het opstellen van selectielijsten.
c. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening, het adviseren daarover en het houden van toezicht op de archieven van de archiefvormende organen.
d. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels en voor de voorlichting daaromtrent.
5. Medewerker
Elke medewerker draagt er zorg voor dat door hem behandelde ingekomen en uitgaande archiefbescheiden ter archivering worden aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief, of door hem zelf op de juiste manier worden opgenomen in het daarvoor bestemde dcoumentmanagementsysteem.
6. In de opdrachtverstrekking aan een private partij, die bij het uitvoeren van de opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, worden afspraken opgenomen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is de zorgdrager, zoals bedoeld in artikel 1 onder d van de Archiefwet 1995, voor de archiefbescheiden van het ministerie.
2. Plaatsvervangend secretaris-generaal
a. De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor een departementsbrede samenhangende bedrijfsvoering, waaronder de documentaire informatievoorziening.
b. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt beheersregels vast, zoals bedoeld in artikel 14 Archiefbesluit 1995.
c. De plaatsvervangend secretaris-generaal rapporteert, indien nodig, hierover aan de Erfgoedinspectie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
3. Directeur van een archiefvormend orgaan
a. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het eigen dynamisch archiefbeheer van zijn onderdeel, te weten postbehandeling, registratie, voortgang - en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdrachten aan andere organen, alsmede voor het opstellen, vaststellen en onderhouden van het documentair structuurplan van het archiefvormend orgaan overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.
b. Een archiefvormend orgaan kan door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het dynamisch archiefbeheer, of een deel daarvan, overdragen aan de directeur Bedrijfsvoering.
4. Directeur Bedrijfsvoering
a. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het dagelijks archiefbeheer van archiefvormende organen die dit archiefbeheer, of een deel daarvan, hebben uitbesteed aan de directie Bedrijfsvoering.
b. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het semi-statisch archiefbeheer van het ministerie en het opstellen van selectielijsten.
c. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening, het adviseren daarover en het houden van toezicht op de archieven van de archiefvormende organen.
d. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels en voor de voorlichting daaromtrent.
5. Medewerker
Elke medewerker draagt er zorg voor dat door hem behandelde ingekomen en uitgaande archiefbescheiden ter archivering worden aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief, of door hem zelf op de juiste manier worden opgenomen in het daarvoor bestemde dcoumentmanagementsysteem.
6. In de opdrachtverstrekking aan een private partij, die bij het uitvoeren van de opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, worden afspraken opgenomen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.