Kaderregeling documentaire informatievoorziening SZW 2009

Artikel 1

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie of een onderdeel hiervan;
b. archiefvormend orgaan: een al dan niet tijdelijk onderdeel van het ministerie, dan wel van een ander overheidsorgaan, dat werkzaamheden verricht onder de verantwoordelijkheid van de minister en waarvoor afzonderlijk wordt gearchiveerd;
c. beheerder: degene die in opdracht van het archiefvormende orgaan de werkzaamheden verricht en dagelijks toezicht uitoefent met betrekking tot de documentaire informatievoorziening;
d. bestand: groep gegevens of documenten die in onderlinge samenhang is te raadplegen en met een bepaald doel bijeengebracht is op papier, microfilm, een digitale drager of op welke andere drager dan ook;
e. bestandsregistratie: overzicht van alle archiefbestanden van een archiefvormend orgaan;
f. documentair structuurplan: een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt;
g. dossier: het geheel van archiefbescheiden die betrekking hebben op de behandeling van een zaak;
h. dynamisch archief: actueel archief waarvan frequent gebruik wordt gemaakt, zoals van de documenten en dossiers die een administratieve functie hebben of een hoge actualiteitswaarde vertegenwoordigen;
i. minister: de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
j. ministerie: het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
k. Rapport Institutioneel Onderzoek: beschrijving van een beleidsterrein, in taken en handelingen, waarop een of meerdere archiefvormende organen handelend optreden, als kader en context voor de bepaling en selectie van de archiefbescheiden;
l. semi-statisch archief: een niet meer actueel archief met lage raadpleegfrequentie;
m. toepassingsprogrammatuur: de programmatuur die bestemd is voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.

Artikel 2

1. Dit besluit is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden van het ministerie. Op het beheer en gebruik van personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie is de Instructie beheer en inrichting personeelsdossiers SZW van toepassing.
2. Deze regeling is onverkort van toepassing op tijdelijke overheidsorganen die onder de zorg van de minister, bedoeld in artikel 4 tweede lid van de Archiefwet 1995, vallen.

Artikel 3

1. Minister
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is de zorgdrager, zoals bedoeld in artikel 1 onder d van de Archiefwet 1995, voor de archiefbescheiden van het ministerie.
2. Plaatsvervangend secretaris-generaal
a. De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor een departementsbrede samenhangende bedrijfsvoering, waaronder de documentaire informatievoorziening.
b. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt beheersregels vast, zoals bedoeld in artikel 14 Archiefbesluit 1995.
c. De plaatsvervangend secretaris-generaal rapporteert, indien nodig, hierover aan de Erfgoedinspectie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
3. Directeur van een archiefvormend orgaan
a. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het eigen dynamisch archiefbeheer van zijn onderdeel, te weten postbehandeling, registratie, voortgang - en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdrachten aan andere organen, alsmede voor het opstellen, vaststellen en onderhouden van het documentair structuurplan van het archiefvormend orgaan overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.
b. Een archiefvormend orgaan kan door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het dynamisch archiefbeheer, of een deel daarvan, overdragen aan de directeur Bedrijfsvoering.
4. Directeur Bedrijfsvoering
a. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het dagelijks archiefbeheer van archiefvormende organen die dit archiefbeheer, of een deel daarvan, hebben uitbesteed aan de directie Bedrijfsvoering.
b. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het semi-statisch archiefbeheer van het ministerie en het opstellen van selectielijsten.
c. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening, het adviseren daarover en het houden van toezicht op de archieven van de archiefvormende organen.
d. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels en voor de voorlichting daaromtrent.
5. Medewerker
Elke medewerker draagt er zorg voor dat door hem behandelde ingekomen en uitgaande archiefbescheiden ter archivering worden aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief, of door hem zelf op de juiste manier worden opgenomen in het daarvoor bestemde dcoumentmanagementsysteem.
6. In de opdrachtverstrekking aan een private partij, die bij het uitvoeren van de opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, worden afspraken opgenomen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.

Artikel 4

1. Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing of privatisering, waarbij organisatieonderdelen van het ministerie worden samengevoegd, gesplitst, ingesteld of opgeheven, dan wel waarbij een of meer taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, wordt een voorziening omtrent de archiefbescheiden getroffen.
2. Bij de instelling van tijdelijke overheidsorganen wordt in de instellingsregeling een archiefparagraaf opgenomen die ten minste bepalingen bevat inzake het beheer van de archiefbescheiden en de bewaring van de archiefbescheiden na opheffing van het tijdelijk overheidsorgaan.

Artikel 5

1. Bij reorganisatie wordt het archief van het betreffende archiefvormend orgaan afgesloten.
De nieuwe organisatie begint met een nieuw archief.
2. Bij reorganisatie draagt de directeur van een archiefvormend orgaan er zorg voor dat de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie niet zijn afgedaan, overgaan naar het organisatieonderdeel van het ministerie dan wel naar het overheidsorgaan die deze zaken voortaan zal afdoen.
3. Van een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid wordt, indien deze overdracht binnen het ministerie plaatsvindt, een verklaring van overdracht opgemaakt, die voldoet aan de eisen van overdracht, bedoeld in artikel 22, eerste lid.
4. Van een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid aan een overheidsorgaan buiten het ministerie wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt. Hierbij wordt de in artikel 21beschreven procedure gevolgd.
5. In geval van reorganisatie draagt de directeur van het archiefvormend orgaan er zorg voor dat de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie reeds zijn afgedaan en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken, vergezeld van een dossierinventaris worden overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering.
6. In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waar bij geen overdracht van taken plaatsvindt, draagt de directeur van het betreffende orgaan er zorg voor dat de archiefbescheiden, vergezeld van een dossierinventaris worden overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering
7. In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waarbij de taken van dit archiefvormend orgaan worden overgedragen aan een ander archiefvormend orgaan van het ministerie, draagt de directeur van het op te heffen archiefvormend orgaan er zorg voor dat alle archiefbescheiden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken, overgaan naar het nieuwe orgaan.
8. In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waarbij de taken van dit archiefvormend orgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan dan het ministerie, draagt de directeur van het op te heffen archiefvormend orgaan er zorg voor dat alle archiefbescheiden betreffende de zaken die op het moment van de opheffing nog niet afgedaan zijn, over worden gedragen aan het overheidsorgaan dat deze zaken voortaan zal afdoen. Overige archiefbescheiden worden vergezeld van een dossier inventaris overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering.
9. In geval van opheffing van het gehele ministerie, draagt de secretaris-generaal er zorg voor dat alle archiefbescheiden van het ministerie worden overgedragen naar het overheidsorgaan dat de taken van het ministerie zal gaan uitvoeren.

Artikel 6

1. Bij privatisering wordt het archief van het betreffende archiefvormend orgaan afgesloten.
De private rechtspersoon begint met een nieuw archief.
2. De directeur van het archiefvormend orgaan draagt er zorg voor dat de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering niet zijn afgedaan voor een periode van maximaal twintig jaar ter beschikking worden gesteld aan de private rechtspersoon die deze zaken voortaan zal afdoen.
3. De archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering reeds zijn afgedaan kunnen door de directeur bedrijfsvoering van het archiefvormend orgaan voor een periode van maximaal twintig jaar ter beschikking worden gesteld aan de private rechtspersoon.
4. Een regeling waarbij bestuurlijke bevoegdheden van een organisatieonderdeel van het ministerie geheel of gedeeltelijk aan een private rechtspersoon worden overgedragen bepaalt tevens voor welk tijdvak van ten hoogste twintig jaar de archiefbescheiden, bedoeld in het tweede en derde lid, ter beschikking worden gesteld.
5. Van een terbeschikkingstelling als bedoeld in het tweede en derde lid wordt een verklaring opgemaakt die ten minste inhoudt een specificatie van de betreffende archiefbescheiden, van het tijdvak van de terbeschikkingstelling en een bepaling omtrent het beheer.
6. De verklaring van terbeschikkingstelling wordt opgesteld op basis van een model en wordt bewaard door het archiefvormend orgaan en de directie Bedrijfsvoering.
7. De verklaring van terbeschikkingstelling van archiefbescheiden betreffende zaken die niet zijn afgedaan wordt ondertekend door de directeur van het archiefvormend orgaan.
De verklaring van terbeschikkingstelling van archiefbescheiden betreffende zaken die zijn afgedaan wordt ondertekend door de beheerder.
8. In het overzicht, bedoeld in artikel 11, wordt vermeld op welke datum en aan welke private rechtspersoon de archiefbescheiden ter beschikking zijn gesteld.

Artikel 7

1. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor de uitvoering van de identificatie van archiefbescheiden gerelateerd aan de bedrijfsvoering- en verantwoordingsbelangen van dat orgaan.
2. Archiefbescheiden worden direct na ontvangst of voor verzending tenminste voorzien van een directiecode en een uniek registratiekenmerk, welke samen met de metagegevens, bedoeld in het derde lid, vastgelegd worden in het daarvoor bestemde documentmanagementsysteem.
3. Bij de registratie van archiefbescheiden moeten metagegevens zoals de datum van het stuk, de afzender dan wel ontvanger, het registratienummer, het onderwerp dat in het stuk is behandeld en het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, zodanig worden vastgelegd, dat de archiefbescheiden met behulp van deze gegevens op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
4. Wanneer dit wenselijk is wordt het ontsluiten van de inhoud van archiefbescheiden zodanig verricht dat het gebruik van deze gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het ministerie mogelijk is.

Artikel 8

1. De directeur van een archiefvormend orgaan stelt afdoeningtermijnen vast voor de bij dat orgaan voorkomende categorieën van archiefbescheiden, een en ander met inachtneming van de normen gesteld in de Algemene wet bestuursrecht, de Wet Nationale ombudsman, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevensen de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.
2. De afdoeningtermijn wordt vastgelegd in het documentmanagementsysteem.
3. Als een ingekomen archiefstuk niet binnen een vastgestelde termijn kan worden beantwoord, wordt de afzender daarvan op de hoogte gesteld.
4. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijnen.

Artikel 9

De directeur van een archiefvormend orgaan stelt met behulp van een gangbare ordeningsstructuur een documentair structuurplan vast. In dit plan worden de relaties vastgelegd tussen de werkprocessen die een organisatie uitvoert, de wijze waarop de administratieve organisatie daartoe is ingericht, de neerslag in de vorm van gegevensverzamelingen die hier resultaat van is (zowel de fysieke dossiers als de digitale archiefbescheiden) en het wettelijke kader waarin dit alles past.

Artikel 10

1. Alle ingekomen archiefbescheiden worden direct na behandeling of afdoening ter archivering aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief of door de medewerker zelf direct opgenomen in een digitaal dossier.
2. Van elk uitgaand archiefstuk wordt een afschrift vervaardigd dat ter archivering wordt aangeboden aan de beheerder van het dynamisch archief of door de medewerker zelf direct opgenomen in een digitaal dossier.
3. De vorming van de dossiers geschiedt zodanig dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de in de selectielijsten opgenomen criteria voor te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.
4. De archiefbescheiden worden zodanig gerangschikt dat alle archiefbescheiden die op een zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in een dossier, tenzij de directeur van een archiefvormend orgaan bepaalt dat dat niet doelmatig is.
5. Bij de dossiervorming wordt gebruik gemaakt van de dossieromschrijvingen, die in het voor het betreffende archief vastgestelde documentair structuurplan zijn opgenomen.
6. Verwijdering van een archiefstuk uit een dossier is uitsluitend toegestaan door of met toestemming van de beheerder van het dynamisch of semi-statisch archief of uit een digitaal dossier door een daartoe bevoegde medewerker.

Artikel 11

1. Van de archiefbescheiden en de bestanden waarin deze worden bewaard wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden. Het overzicht wordt ingericht aan de hand van het voor het betreffende archief geldende documentair structuurplan.
2. De directeur van een archiefvormend orgaan is, in verband met het verstrek-ken van informatie aan de Erfgoedinspectie, verantwoordelijk voor het jaarlijks overleggen van een afschrift van de bestandsregistratie aan de directeur Bedrijfsvoering.

Artikel 12

1. Voor het vormen en bewaren van door het ministerie opgemaakte, permanent te bewaren archiefbescheiden, worden materialen gebruikt die voldoen aan eisen gesteld in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.
2. De directeur van een archiefvormend orgaan draagt er zorg voor dat de niet permanent te bewaren archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede materiële staat worden gehouden.
3. Indien archiefbescheiden door de aard van de oorspronkelijke gebruikte materialen of programmatuur niet (langer) voldoen aan het in het eerste en tweede lid bepaalde wordt overgegaan tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties, als bedoeld in artikel 15.

Artikel 13

De directeur Bedrijfsvoering laat door middel van een overeenkomst afgesloten archiefbestanden bij derden in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten opslaan, die voldoen aan de voorschriften archiefruimten uit de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

Artikel 14

1. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van een relevante, toepasbare vastgestelde selectielijst.
2. Indien door taakveranderingen van een archiefvormend orgaan de selectielijst niet meer aansluit bij de gewijzigde taken, wordt de lijst gewijzigd, waarbij de directeur van het archiefvormend orgaan verantwoordelijk is voor het doen van actualiseringsvoorstellen voor de selectielijst aan de directeur Bedrijfsvoering.
3. Op de selectielijst is aangegeven voor welke periode zij geldig is. Zij geldt uitsluitend voor de periode waarover het Rapport Institutioneel Onderzoek zich uitstrekt, tenzij is aangetoond dat zich geen wijzigingen hebben voorgedaan in de beschrijvingen van de handelingen en actoren in het betreffende onderzoek.

Artikel 15

1. De directeur van een archiefvormend orgaan kan, na advies van de directie Bedrijfsvoering, besluiten om over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties, echter alleenindien de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbestanden voorkomende gegevens.
2. Voor vervanging van te bewaren archiefbescheiden wordt door de directeur Bedrijfsvoering een machtiging aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gevraagd.
3. Van de vervanging van archiefbescheiden wordt een verklaring volgens een model opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat en aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden.
4. De verklaring wordt opgemaakt op basis van een model en blijvend bewaard in het archief van het archiefvormend orgaan en van de directie Bedrijfsvoering.
5. De verklaring van vervanging van archiefbescheiden wordt ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal.
6. In de bestandsregistratie van het archiefvormend orgaan wordt de datum vande vervanging van de betreffende archiefbescheiden vermeld.

Artikel 16

1. Digitaal te bewaren archiefbescheiden worden zodanig opgeslagen in een informatiesysteem dat deze archiefbescheiden blijvend voldoen aan de eisen gesteld in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
2. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en instandhouden van een register waarin gegevens worden opgenomen over te bewaren digitale archiefbescheiden.
3. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het aanleveren van relevante gegevens, ten behoeve van het bovengenoemde register, aan de directeur bedrijfsvoering.

Artikel 17

1. Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsapparatuur of toepassingsprogrammatuur, de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden niet langer gegarandeerd kan worden, zullen deze worden geconverteerd of gemigreerd.
2. De directeur van een archiefvormend orgaan maakt in samenspraak met de directeur Bedrijfsvoering een verklaring op die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en waarbij is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de overzetting aan de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden wordt voldaan.
3. De verklaring van conversie of migratie wordt volgens een model opgemaakt en wordt blijvend bewaard door het archiefvormende orgaan en de directie Bedrijfsvoering.
4. De verklaring van conversie of migratie wordt ondertekend door de directeur van het archiefvormend orgaan.
5. Indien bij een overzetting van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat niet kan worden gegarandeerd, is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.
6. De verklaring van conversie of migratie wordt, na verkregen machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, dan ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal.

Artikel 18

De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd maakt onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.

Artikel 19

1. Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 14, of na vervanging van de betreffende archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 15.
2. De directeur van een archiefvormend orgaan en de directeur Bedrijfsvoering dragen er zorg voor dat de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen wordt uitgevoerd, zo snel mogelijk na het verstrijken van de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn en voordat overbrenging van het archief naar een rijksarchiefbewaarplaats plaatsvindt, waarbij:
a) de directeur van een archiefvormend orgaan verantwoordelijk is voor de selectie en vernietiging van documenten uit het dynamisch archief.
b) de directeur Bedrijfsvoering verantwoordelijk is voor de selectie en vernietiging van documenten uit het semi-statisch archief.
3. Van de vernietiging van documenten uit het dynamisch archief wordt door een archiefvormend orgaan een verklaring volgens een model opgemaakt. Een exemplaar van de verklaring wordt bewaard in het archief van een archiefvormend orgaan.
4. De verklaring van vernietiging wordt ondertekend door de directeur van een archiefvormend orgaan.
5. Van de vernietiging van documenten uit het semi-statisch archief wordt door de directeur Bedrijfsvoering een verklaring volgens een model opgemaakt. Een exemplaar van de verklaring wordt bewaard in het archief van de directie Bedrijfsvoering.
6. De verklaring van vernietiging wordt ondertekend door de beheerder.
7. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en vermeldt op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden.
8. Vernietiging van digitale documenten en dossiers houdt in dat zij op geen enkele wijze reproduceerbaar zijn, en dat ook de metagegevens die deel uitmaken van deze documenten en dossiers worden vernietigd.
9. In de bestandsregistratie wordt vermeld op welke datum de betreffende archiefbescheiden zijn vernietigd.

Artikel 20

1. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een rijksarchiefbewaarplaats.
2. De directeur Bedrijfsvoering is er voor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de normen ‘goede en geordende staat’ van het Nationaal Archief.
3. Digitale archiefbescheiden worden voor hun overbrenging opgeslagen in één van de standaarden als bedoeld in artikel 6 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
4. De over te brengen archiefbescheiden worden voorzien van een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.
5. Van de overbrenging van archiefbescheiden wordt een verklaring, volgens een model, opgemaakt en wordt bewaard in het archief van het archiefvormend orgaan en van de directie Bedrijfsvoering.
6. Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de directie Bedrijfsvoering met de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid.
7. De verklaring van overbrenging, met beperkende bepalingen, wordt ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal.
De verklaring van overbrenging, zonder beperkende bepalingen wordt ondertekend door de beheerder.
8. In de bestandsregistratie wordt vermeld op welke datum en naar welke rijksarchiefbewaarplaats de archiefbescheiden zijn overgebracht.

Artikel 21

1. De directeur van een archiefvormend orgaan en de directeur Bedrijfsvoering zijn bevoegd om, na verkregen machtiging van de minister van Onderwijs, cultuur en Wetenschap, te besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats.
2. In de bestandsregistratie wordt vermeld op welke datum en aan welke organisatie de archiefbescheiden zijn vervreemd.
3. Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een rijksarchiefbewaarplaats komen te berusten, betrekt de directeur van een archiefvormend orgaan bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van dit overheidsorgaan en de rijksarchivaris of een door hem gemandateerd ambtenaar.
4. Van de vervreemding wordt een verklaring volgens een model opgemaakt en bewaard in het archief van het archiefvormend orgaan en in het archief van de directie Bedrijfsvoering.
5. De verklaring van vervreemding van dossiers uit het dynamisch archief wordt ondertekend door de directeur van een archiefvormend orgaan.
De verklaring van vervreemding van dossiers uit het semi-statisch archief wordt ondertekend door de beheerder.

Artikel 22

1. Van elke overdracht van archiefbescheiden wordt een verklaring volgens een model opgemaakt die een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden bevat. En wordt bewaard in het archief van een archiefvormend orgaan en in het archief van de directie Bedrijfsvoering.
2. Voorafgaand aan de overdracht van archiefbestanddelen van het dynamisch naar het semi-statisch archief maken de betrokken beheerders nadere afspraken over de toegankelijkheid, de ordening en de materiële staat van het over te dragen archief.
3. In de bestandsregistratie wordt vermeld op welke datum en aan welk organisatieonderdeel van het ministerie de archiefbescheiden zijn overgedragen.
4. Ten aanzien van gerubriceerde stukken wordt vermeld welke medewerkers recht hebben op inzage en wanneer de rubricering van het stuk kan vervallen.
5. Verklaringen van overdracht tussen directies in verband met reorganisaties worden ondertekend door de directeuren van de archiefvormende organen.
6. Verklaringen van overdracht tussen directies van het dynamisch naar het semi-statisch archief worden ondertekend door de directeur van het archiefvormend orgaan en door de beheerder.

Artikel 23

Indien een archiefvormend orgaan of een deel daarvan verhuist, maakt de directeur van een archiefvormend orgaan daarvoor een verhuisplan op.

Artikel 24

1. Het is iedere medewerker van het ministerie toegestaan dossiers in te zien ten behoeve van een goede uitvoering van zijn taak, met uitzondering van die dossiers waarop de rubriceringvoorschriften van toepassing zijn.
2. De beheerder houdt een uitleenadministratie bij van de uitgeleende dossiers in een (geautomatiseerd) dossierbeheersysteem.
3. De beheerder ziet erop toe dat uitgeleende dossiers tijdig worden terugbezorgd.

Artikel 25

1. Verzoeken van derden om archiefbescheiden te mogen raadplegen worden behandeld in overeenstemming met de van toepassing zijnde artikelen uit de Algemene wet bestuursrecht, de Wet openbaarheid van bestuurof de Wet bescherming persoonsgegevens.
2. Van de raadpleging van archiefbescheiden die berusten bij het ministerie door derden, wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de te raadplegen archiefbescheiden en de aan de raadpleging gestelde voorwaarden bevat.
3. De verklaring van raadpleging wordt opgemaakt op basis van een model en wordt bewaard in het archief van de directie Bedrijfsvoering.
4. De verklaring van raadpleging wordt ondertekend door de beheerder.

Artikel 26

1. De beheerder is namens een archiefvormend orgaan belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het dynamisch archiefbeheer.
2. De directeur Bedrijfsvoering is belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het semi-statisch archiefbeheer.
3. De directeur Bedrijfsvoering houdt intern toezicht op de naleving van de regels op het gebied van documentaire informatievoorziening.
4. De beheerder verstrekt namens een archiefvormend orgaan op verzoek aan de directeur Bedrijfsvoering juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze archiefbescheiden vorm wordt gegeven.

Artikel 27

De beheerder is namens een archiefvormend orgaan, in samenwerking met de directie Bestuursondersteuning, bureau Beveiligingsambtenaar, belast met de zorg voor een adequate informatiebeveiliging. Informatiebeveiliging omvat mede de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. De secretaris-generaal stelt het informatiebeveiligingsbeleid vast in een beleidsdocument.

Artikel 28

1. De directeur Bedrijfsvoering en de beheerder van een archief, namens een archiefvormend orgaan, zorgen, in samenspraak met de secretaris-generaal, dat in geval dat calamiteiten dit noodzakelijk maken, de archiefbescheiden onmiddellijk en vervolgens periodiek worden overgebracht naar veilige locaties. De directeur Bedrijfsvoering stelt de Erfgoedinspectie hiervan direct op de hoogte.
2. In het calamiteitenplan van het ministerie worden bepalingen opgenomen over de omgang met archiefbescheiden in geval van een calamiteit.
3. Indien noodvernietiging van archiefbescheiden plaatsvindt, wordt dit te allen tijde gemeld aan de directeur Bedrijfsvoering en aan de Erfgoedinspectie.
4. De beheerder genereert namens een archiefvormend orgaan jaarlijks een lijst met zoekgeraakte archiefbescheiden. Hiervan wordt een namens een archiefvormende orgaan ondertekende verklaring van vermissing opgemaakt.
5. De verklaring van vermissing wordt opgemaakt volgens vast model en bewaard in het archief van een archiefvormend orgaan.
6. De verklaring van vermissing wordt ondertekend door de directeur van een archiefvormend orgaan.