Artikel 9

1. De Raad van bestuur stelt richtlijnen vast voor de bewaring en de ordening van archiefbescheiden volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Deze richtlijnen waarborgen de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat:
a. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is en
b. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van een onderwerp dat in het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender, dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven, hetzij aan de hand van het nummer waaronder het stuk of het dossier bij het ontstaan is geregistreerd.
2. De verantwoordelijke draagt ten behoeve van de binnen zijn beheerseenheid berustende archiefbescheiden, zorg voor de bewaring en de ordening volgens de in het eerste lid bedoelde richtlijnen. Daarnaast houdt hij een overzicht bij van genoemde archiefbescheiden, dat op elk moment kan worden gereproduceerd.
3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op HRM, binnen zijn beheerseenheid gescheiden van de andere archiefbescheiden worden bewaard en slechts toegankelijk zijn voor HRM-medewerkers en functionarissen voor wie dat uit hoofde van hun taak of functie noodzakelijk is.
4. Overzichten van al dan niet blijvend te bewaren archiefbestanddelen, zowel papier als digitaal, worden ingericht volgens het door de Raad van bestuur vast te stellen Structuurplan documentaire informatievoorziening.
5. De Raad van bestuur stelt een structuurplan documentaire informatievoorziening (SDI) vast. In dit plan worden de relaties gedefinieerd tussen de taken die UWV uitvoert of de producten die zij levert, de wijze waarop de administratieve organisatie daartoe is ingericht, de neerslag in de vorm van gegevensverzamelingen, zowel in fysieke als in digitale vorm, die hier het resultaat van is en het wettelijke kader waarin dit alles past.
6. De afdeling Documentaire Informatievoorziening is verantwoordelijk voor het periodieke onderhoud van het structuurplan. Onderhoud zal worden gepleegd op jaarbasis en in overleg met de betrokken beheerseenheden.