Artikel 16

1. De Raad van bestuur beslist over vervanging van archiefbescheiden door reproducties.
2. De vervanging geschiedt onder regie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening. Vervanging van archiefbescheiden door reproducties vindt alleen plaats indien de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
3. Bij blijvend te bewaren archiefbescheiden kan alleen tot vervanging worden overgegaan na verkregen machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Blijvend te bewaren archiefbescheiden worden in ieder geval vervangen in geval van aantasting door een calamiteit.
4. Van de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden wordt door het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening een verklaring opgesteld die wordt ondertekend door de voorzitter van de Raad van bestuur. De verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden, geeft aan op grond waarvan de vervanging gebeurt en geeft aan op welke manier de vervanging zal plaatsvinden. Verklaringen van vervanging worden bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening.