Artikel 21

1. De in dit artikel opgenomen aanvullende bepalingen voor digitale archiefbescheiden zijn, tenzij uit de bepaling anders voortvloeit, van toepassing op zowel blijvend te bewaren archiefbescheiden als te vernietigen archiefbescheiden.
2. De Raad van bestuur maakt met de (externe) beheerder van het informatiesysteem afspraken over de te volgen procedure voor het maken, beschikbaar stellen en bewaren van back-ups van de data, de besturingsprogrammatuur, de toepassingsprogrammatuur en de data van die toepassingsprogrammatuur. De back-up procedure voorziet in dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse back-ups alsmede een jaarlijkse full back-up, en biedt een afdoende beveiliging tegen verlies van digitale archiefbescheiden. De directeur ICT is verantwoordelijk voor het bewaken en monitoren van de back-up procedure opdat UWV zijn verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer kan waarmaken.
3. Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening is tezamen met de directeur ICT verantwoordelijk voor de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden en de inrichting en onderhoud van het computermuseum.
4. De directeur ICT is verantwoordelijk voor het aanmaken en instandhouden van een register waarin ten aanzien van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden is opgenomen:
a. gegevens over de toepassingsprogrammatuur waarmee deze archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, inclusief het versienummer;
b. gegevens over het platform, waaronder begrepen de naam en de versie van de besturingsapparatuur en -programmatuur en de naam en het type van de apparatuur die zijn gehanteerd bij het opmaken van deze archiefbescheiden;
c. gegevens over de bestandsformaten waarin de archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt.
5. Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur, niet langer voldaan kan worden aan de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden, zullen deze worden geconverteerd dan wel gemigreerd, op basis van een door de directeur ICT in overleg met het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening op te stellen conversieplan. De directeur ICT maakt in samenspraak met het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van de conversie of migratie een verklaring op, die tenminste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden is of kan worden voldaan. De verklaring wordt opgesteld op basis van een door de Raad van bestuur vastgesteld model en wordt blijvend bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening. Indien bij een conversie of migratie van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat niet kan worden gegarandeerd, wordt voorafgaand aan de conversie of migratie een machtiging gevraagd van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Voor zgn. legacybestanden is het bepaalde in dit lid van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat voor vervanging van legacybestanden ouder dan 1 januari 1996 geen toestemming van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap benodigd is.
6. De ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden zoals gerealiseerd door middel van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.
7. Bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats van in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden, wordt vooralsnog tevens het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor de raadpleging, overgebracht. Hierbij behoren ook de gegevens die noodzakelijk zijn om het systeem te kunnen beheren.