Artikel 13

1. De verantwoordelijke beslist over verzoeken tot terbeschikkingstelling of raadpleging van archiefbescheiden door derden. De verantwoordelijke pleegt hiervoor waar nodig overleg met deskundigen binnen UWV. Terbeschikkingstelling en de terugbezorging vindt plaats volgens een door de Raad van bestuur vastgestelde procedure.
2. Bij de beoordeling van het verzoek zullen de relevante wettelijke voorschriften inzake de openbaarheid van bestuur, de bescherming van persoonsgegevens en de informatiebepalingen ingevolge de wet SUWI, alsmede de interne richtlijnen van de UWV hieromtrent, betrokken worden.
3. De verantwoordelijke houdt bij welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archiefbescheiden aan een derde ter beschikking worden gesteld en pleegt controle op de tijdige terugbezorging ervan.
4. Van de terbeschikkingstelling wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden bevat. Deze specificatie bevat een beschrijving van de archiefbescheiden, de periodes waarover deze lopen en de omvang van de bestanden. De verklaring wordt opgesteld door de verantwoordelijke op basis van een door de Raad van bestuur vastgesteld model. Bij terbeschikkingstelling dient een afschrift van de verklaring aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening gezonden te worden. Afschriften van verklaringen van terbeschikkingstelling worden bewaard door de beheerseenheid zolang de bescheiden waarop deze betrekking hebben bewaard blijven.
5. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het opstellen van een overeenkomst voor terbeschikkingstelling van archiefbescheiden. In deze overeenkomst wordt bepaald voor welk tijdvak de archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld en tegen welke voorwaarden, en wordt een bepaling opgenomen over de beheerskosten voor de ter beschikking gestelde archiefbescheiden. De overeenkomst wordt opgesteld aan de hand van een door de Raad van bestuur vastgesteld model.
6. Bij een verzoek om terbeschikkingstelling zal steeds de afweging worden gemaakt of het mogelijk is om een kopie van de gevraagde archiefbescheiden ter beschikking te stellen. Het ter beschikking stellen van een kopie verdient de voorkeur boven de terbeschikkingstelling van het originele archiefstuk.
7. Van de raadpleging door derden van archiefbescheiden die berusten in de centrale archiefdepots van UWV wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de te raadplegen archiefbescheiden en de aan de raadpleging gestelde voorwaarden bevat. De verklaring wordt opgesteld door de verantwoordelijke op basis van een door de Raad van bestuur vastgesteld model. Afschriften van deze verklaringen worden bewaard zolang de bescheiden waarop deze betrekking hebben bewaard blijven.