Artikel 17

1. De afdeling Documentaire Informatievoorziening is belast met het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten, het voorleggen ervan aan de Raad van bestuur en het ter vaststelling aanbieden aan de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, alsmede met de uitvoering daarvan. Bij het ontwerpen van selectielijsten worden voor te vernietigen archiefbescheiden selectiecriteria gehanteerd.
2. Bij het ontwerpen en het onderhouden (wijzigen) van een selectielijst die betrekking heeft op het taakveld van een beheerseenheid, wordt de manager van die beheerseenheid, alsmede een jurist die op dit onderwerp deskundig is, betrokken.
3. Eén keer per jaar vindt controle plaats op eventueel onderhoud van de selectielijsten. Onderhoud van de selectielijst vindt tevens plaats bij een ingrijpende organisatieverandering, privatisering, externe verzelfstandiging of opheffing binnen, dan wel van onderdelen van UWV.
4. De Raad van bestuur stelt een procedure vast volgens welke selectie en vernietiging van archiefbescheiden worden afgehandeld. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, gebaseerd op de datum van het laatste stuk in het dossier, dat de bewaartermijn aangeeft.
5. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de tijdige selectie en vernietiging van archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst.
6. Alleen de beheerder van de archiefbescheiden is bevoegd tot het beslissen over en het uitvoeren van de vernietiging van archiefbescheiden. Hij gaat hiertoe niet over voordat overeenstemming is bereikt met de afdeling documentaire informatievoorziening.
7. De vernietiging van archiefbescheiden vindt in principe jaarlijks plaats.
8. De afdeling Documentaire Informatievoorziening stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden wordt overgegaan, voor de betreffende beheerseenheid een lijst op van te vernietigen archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst.
9. De vernietiging en bewaring van in archiefbescheiden vervatte persoonsgegevens worden afgestemd op de vernietiging en bewaring van die archiefbescheiden.
10. Van de vernietiging wordt een verklaring opgemaakt, waarin duidelijk wordt aangegeven om welke archiefbescheiden het gaat en op grond van welk selectiecriterium de vernietiging gebeurt. De verklaring wordt ondertekend door de voorzitter van de Raad van bestuur en wordt blijvend bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening.
11. De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant staat voor een juiste vernietiging van de archiefbescheiden.