BWBR0004489
Geldig vanaf 1989-03-01
Artikel E
Vaststelling aanwijzingen voor beveiliging staatsgeheimen en vitale onderdelen van de rijksdienst
26. Staatsgeheimen worden op een zodanige wijze en plaats behandeld dat niet gerechtigden daarvan geen kennis kunnen nemen.
27. 27.1 Gerechtigd tot het kennis nemen van staatsgeheimen zijn uitsluitend ambtenaren die daarvan uit hoofde van hun werkzaamheden kennis moeten dragen en die daartoe op grond van het bepaalde in de aanwijzing 24 bevoegd zijn.
27.2 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd kan een merking dragen die aangeeft welke ambtenaren gerechtigd zijn kennis te nemen van het staatsgeheim. Uitsluitend door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaren zijn bevoegd merkingen voor dit doel vast te stellen.
27.3 Bij de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst dient bekend te zijn welke ambtenaren gerechtigd zijn kennis te nemen van de staatsgeheimen die zijn vastgelegd in door de secretarie of de dienst geregistreerde documenten of materiaal.
28. 28.1 Van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd worden niet meer exemplaren vervaardigd dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is.
28.2 Bij een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd krijgt, indien van het document meer dan één exemplaar wordt vervaardigd, ieder exemplaar een nummer en wordt op het archiefexemplaar aangetekend hoeveel exemplaren er zijn vervaardigd, alsmede de bestemming van elk daarvan. Indien het document uit meer dan één bladzijde bestaat worden deze doorlopend genummerd en wordt op de eerste bladzijde vermeld hoeveel bladzijden het document omvat. Deze bladzijde vermeldt ook de eventuele bijlage(n) van het document.
29. Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt zo spoedig mogelijk na vervaardiging of ontvangst door de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst geregistreerd en van een kenmerk als bedoeld in het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182) en/of een nummer voorzien. Indien van een document of materiaal meer dan één exemplaar is ontvangen worden alle exemplaren geregistreerd.
De secretarie of de dienst draagt er zorg voor dat de registratie op een zodanige wijze plaatsvindt dat is na te gaan waar het document of materiaal zich bevindt en dat ten aanzien van een document of materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd bovendien zodanige maatregelen worden getroffen dat is na te gaan welke ambtenaar het document of materiaal onder zijn berusting heeft en welke ambtenaren kennis genomen (kunnen) hebben van het daarin vastgelegde staatsgeheim.
30. 30.1 Van een ontvangen document waarin een staatsgeheim is vastgelegd worden niet meer exemplaren bijgemaakt dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet zonder toestemming bijgemaakt. Bij een document waarin een geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd kan de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld bepalen dat het document niet zonder toestemming wordt bijgemaakt. In beide gevallen wordt dit op het document als volgt aangegeven: ‘Dit document mag zonder toestemming niet worden bijgemaakt’. Toestemming tot het bijmaken wordt verleend door de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld, de ambtenaar die hem in zijn functie is opgevolgd dan wel een daartoe door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar.
30.2 Indien een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd één of meer exemplaren worden bijgemaakt, krijgt ieder bijgemaakt exemplaar een (aanvullend) nummer en wordt op het archiefexemplaar of het exemplaar dat voor het bijmaken is gebruikt aangetekend hoeveel exemplaren er zijn bijgemaakt, alsmede de bestemming van elk daarvan.
30.3 Het bijmaken van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd vindt plaats door tussenkomst van de algemene secretarie of de verbindingsdienst.
31. Een document of materiaal dat is gebruikt als hulpmiddel bij het vervaardigen of bijmaken van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd (zoals kladpapier, carbonpapier, een typemachinelint, een cassette, een floppy disk, een stencil, een offsetplaat enz.) wordt indien daaruit de inhoud van het vervaardigde of bijgemaakte document kan blijken, zo spoedig mogelijk na gebruik op de in aanwijzing 44 aangegeven wijze vernietigd.
Zolang vernietiging niet heeft plaatsgevonden wordt het gebruikte hulpmiddel behandeld overeenkomstig de regels geldend voor het vervaardigde of bijgemaakte document.
32. 32.1 Een te verzenden document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door tussenkomst van de algemene secretarie verpakt in dubbele, zorgvuldige geadresseerde enveloppen. De binnenenveloppe draagt de rubricering welke ook het document als geheel draagt. De buitenenveloppe draag geen rubricering. De binnenenveloppe wordt zodanig gesloten dat openen zonder verbreken van de sluiting of beschadigen van de enveloppe niet mogelijk is. Voorts worden zodanige enveloppen gebruikt dat het met behulp van een technisch middel kennis nemen van de inhoud zonder openen van de enveloppen niet mogelijk is.
32.2 Bij te verzenden materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd bepalen de vorm van het materiaal en het middel van vervoer of, en zo ja de wijze waarop, het materiaal wordt verpakt. De eventuele binnenverpakking draagt de rubricering welke ook het materiaal als geheel draagt. De eventuele buitenverpakking draagt geen rubricering.
33. Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt altijd door tussenkomst van de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst verzonden.
34. Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt naar een bestemming binnen Nederland als volgt verzonden:
indien het staatsgeheim zeer geheim is gerubriceerd per koerier;
indien het staatsgeheim geheim is gerubriceerd per koerier of indien dit niet mogelijk is per post, mits dit plaatsvindt als aangetekende zending met aangegeven waarde en met bericht van ontvangst en de zending door de afzender op een postkantoor wordt aangeboden;
indien het staatsgeheim confidentieel is gerubriceerd per koerier of indien dit niet mogelijk is per post als aangetekende zending.
Door of in overleg met de BVA wordt een instructie vastgesteld voor koeriers.
35. 35.1 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt naar een bestemming buiten Nederland als volgt verzonden: indien het staatsgeheim geheim of hoger is gerubriceerd per koerier als diplomatieke zending;
indien het staatsgeheim confidentieel is gerubriceerd per post als aangetekende zending, per onbegeleide diplomatieke zending of per koerier als begeleide diplomatieke zending, afhankelijk van het land waarheen, alsmede van het land via hetwelk het document of materiaal wordt verzonden. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen. Bij het ministerie van Defensie kan van het bepaalde in deze aanwijzing worden afgeweken.
indien het staatsgeheim geheim of hoger is gerubriceerd per koerier als diplomatieke zending;
indien het staatsgeheim confidentieel is gerubriceerd per post als aangetekende zending, per onbegeleide diplomatieke zending of per koerier als begeleide diplomatieke zending, afhankelijk van het land waarheen, alsmede van het land via hetwelk het document of materiaal wordt verzonden. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen.
35.2 Het verzenden per koerier als diplomatieke zending en per onbegeleide diplomatieke zending vindt plaats door tussenkomst van het ministerie van Buitenlandse Zaken, een diplomatieke of beroeps consulaire vertegenwoordiger van Nederland of de gouverneur van de Nederlandse Antillen of van Aruba. Door of in overleg met de BVA van het ministerie van Buitenlandse Zaken wordt een instructie vastgelegd voor koeriers die diplomatieke zendingen vervoeren.
36. 36.1 Bij het verzenden van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt in de binnenenveloppe een ontvangstbewijs bijgesloten. Dit bewijs vermeldt het kenmerk en het eventuele exemplaarnummer van het document en de eventuele bijlage(n).
36.2 Bij het verzenden van materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt een ontvangstbewijs meegezonden. Dit bewijs vermeldt het kenmerk en een eventueel ander nummer van het materiaal.
36.3 De ontvanger zendt het ontvangstbewijs ondertekend en gedateerd terug naar de afzender. Deze ziet er op toe dat hij het ontvangstbewijs terug ontvangt en doet indien dit niet binnen redelijke tijd plaatsvindt, navraag. Heeft dit geen resultaat dan stelt de afzender de BVA op de hoogte.
37. 37.1 Een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door de ambtenaar die het document behandelt uitsluitend meegenomen buiten de plaats van tewerkstelling indien dit voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. De ambtenaar die het document meeneemt draagt er zorg voor dat: het document op veilige wijze wordt verpakt en de verpakking de mededeling draagt: ‘De vinder wordt verzocht te waarschuwen …’;
het document voortdurend onder zijn persoonlijke beheer blijft;
het meenemen van het document indien daarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd, wordt geregistreerd.
het document op veilige wijze wordt verpakt en de verpakking de mededeling draagt: ‘De vinder wordt verzocht te waarschuwen …’;
het document voortdurend onder zijn persoonlijke beheer blijft;
het meenemen van het document indien daarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd, wordt geregistreerd.
37.2 Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet meegenomen naar het buitenland, zo nodig wordt het document op de in aanwijzing 35 voorgeschreven wijze vooruitgezonden. Een document waarin een geheim of lager gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet meegenomen naar een land dat een bijzonder beveiligingsrisico oplevert. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen.
38. 38.1 Een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door de ambtenaar die het document behandelt uitsluitend mee naar huis genomen indien dit voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. Een document waarin een geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt slechts mee naar huis genomen indien een door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar daarvoor toestemming heeft gegeven. De ambtenaar die het document meeneemt draagt er zorg voor dat: het in aanwijzing 37.1 gestelde in acht wordt genomen;
het document thuis op veilige wijze wordt behandeld en opgeborgen.
het in aanwijzing 37.1 gestelde in acht wordt genomen;
het document thuis op veilige wijze wordt behandeld en opgeborgen.
38.2 Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet mee naar huis genomen.
39. Staatsgeheimen worden niet via een telecommunicatiemiddel doorgegeven, tenzij gebruik wordt gemaakt van een beveiligde verbinding en/of een vercijfersysteem die door de Nationale Verbindingsbeveiligingsraad zijn goedgekeurd voor het doorgeven van staatsgeheimen met tenminste de rubricering van het betrokken staatsgeheim.
40. 40.1 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt indien het niet in gebruik is, opgeborgen. Het te gebruiken opbergmiddel wordt bepaald door de rubricering van het staatsgeheim en de omstandigheden op de plaats van het opbergmiddel.
40.2 Opbergmiddelen worden onderscheiden in drie klassen: Opbergmiddelen van de klassen A, B en C komen in een groot aantal uitvoeringen voor. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen.
40.3 De omstandigheden op de plaats van het opbergmiddel worden onderscheiden in vier posities:
40.4 Bij het bepalen van het te gebruiken opbergmiddel wordt de volgende minimum standaard in acht genomen:
40.5 Indien door bijzondere omstandigheden het opbergen van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd niet op de in de onderdelen 1 tot en met 4 van deze aanwijzing aangegeven wijze uitvoerbaar is, worden door of in overleg met de BVA ten aanzien van de plaats waar het document of materiaal aanwezig is maatregelen getroffen welke een overeenkomstige mate van beveiliging bieden.
41. Klasse A en B opbergmiddelen zijn tenminste uitgerust met een sleutelslot en een combinatieslot met drie schijven. Klasse C opbergmiddelen zijn tenminste uitgerust met een veiligheidscylinderslot waarvan de sleutel bij voorkeur is gecertificeerd.
42. 42.1 Sleutels van opbergmiddelen voor staatsgeheimen worden door de BVA of door een door hem aangewezen ambtenaar uitgegeven en geregistreerd. Aangetekend wordt welke ambtenaren bepaalde sleutels hebben ontvangen. Het aantal uitgereikte sleutels wordt zo klein mogelijk gehouden. Indien een ambtenaar niet langer over een sleutel behoeft te beschikken wordt deze ingenomen. De ambtenaar die de sleutel uitgeeft beschikt over een reserve sleutel van ieder opbergmiddel.
42.2 Sleutels die niet in gebruik zijn, worden bewaard in een sleutelkast of een ander opbergmiddel waarvan de klasse tezamen met de positie tenminste dezelfde mate van beveiliging bieden als die van de opbergmiddelen waar de sleutels bij horen. De sleutel dan wel de combinatie van het slot van de sleutelkast of een ander opbergmiddel waarin sleutels worden bewaard, berust bij een door de BVA aangewezen ambtenaar.
42.3 Sleutels worden uitsluitend bij- of nagemaakt met toestemming van de ambtenaar die de sleutel uitgeeft. Het bij- of namaken wordt geregistreerd. Indien wordt vermoed of blijkt dat een sleutel zonder toestemming is bij- of nagemaakt, wordt het betrokken opbergmiddel niet meer gebruikt voor het opbergen van staatsgeheimen totdat een nieuw slot is aangebracht.
42.4 Zoekraken van sleutels, ook tijdelijk zoekraken, wordt onverwijld gemeld aan de BVA. Het betrokken opbergmiddel wordt, tenzij wordt vastgesteld dat de sleutel niet in handen van een onbevoegde is of is geweest, niet meer gebruikt voor het opbergen van staatsgeheimen totdat een nieuw slot is aangebracht.
43. Combinaties van sloten van opbergmiddelen voor staatsgeheimen worden aan zo weinig mogelijk ambtenaren bekend gemaakt. Combinaties worden, zonder dat een eerder gebruikte combinatie wordt gekozen, veranderd:
minstens éénmaal per halfjaar;
indien een ambtenaar die de combinatie kent wordt vervangen;
indien wordt vermoed of vaststaat dat compromittering (zie aanwijzing 63) heeft plaatsgevonden;
indien een nieuw opbergmiddel in gebruik wordt genomen.
Een opgave van een gebruikte combinatie wordt in een gesloten enveloppe aan de BVA in bewaring gegeven.
44. 44.1 Een overtollig exemplaar van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd alsmede een in aanwijzing 31 bedoeld hulpmiddel, worden door de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst zo spoedig mogelijk vernietigd of onbruikbaar gemaakt. Het vernietigen of onbruikbaar maken vindt op zodanige wijze plaats dat het onmogelijk is uit de resten enig staatsgeheim te verkrijgen. Van het vernietigen of onbruikbaar maken van een document of materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt een proces-verbaal opgemaakt dat bij de secretarie of de dienst wordt bewaard. Van het vernietigen of onbruikbaar maken van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt bovendien een aantekening gemaakt op het archiefexemplaar van het betrokken document.
44.2 De algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst treffen in overleg met de BVA maatregelen om in geval van nood documenten of materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd binnen 24 uur op de in onderdeel 1 van deze aanwijzing bedoelde wijze te kunnen vernietigen of onbruikbaar te kunnen maken.
44.3 De algemene secretarie en de verbindingsdienst moeten kunnen beschikken over vernietigingsapparatuur waarmee de noodvernietiging binnen de gestelde tijd kan plaatsvinden. Teneinde de noodvernietiging te vereenvoudigen kunnen documenten met inachtneming van de daarvoor geldende regels op microfilm worden overgebracht. De secretarie en de verbindingsdienst stellen in overleg met de BVA een instructie vast voor de noodvernietiging waarin de volgende punten worden geregeld: de volgorde en de wijze van vernietigen;
het concentreren van documenten bij dreigende omstandigheden;
het aanwijzen van de voor het vernietigen verantwoordelijke ambtenaar;
het aanwijzen en zo nodig oefenen van de ambtenaren die met het vernietigen worden belast;
de wijze van alarmeren van deze ambtenaren.
de volgorde en de wijze van vernietigen;
het concentreren van documenten bij dreigende omstandigheden;
het aanwijzen van de voor het vernietigen verantwoordelijke ambtenaar;
het aanwijzen en zo nodig oefenen van de ambtenaren die met het vernietigen worden belast;
de wijze van alarmeren van deze ambtenaren.
45. 45.1 Staatsgeheimen worden uitsluitend met toestemming van de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar buiten de rijksdienst gebracht. Toestemming wordt eerst verleend nadat is vastgesteld dat het buiten de rijksdienst brengen van de staatsgeheimen noodzakelijk is voor een goede voortgang der werkzaamheden en dat voldoende waarborgen aanwezig zijn dat de staatsgeheimen overeenkomstig het bepaalde in deze aanwijzingen zullen worden beveiligd.
45.2 Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen worden uitsluitend met toestemming van het land of de internationale organisatie van herkomst doorgegeven aan een derde land of een (andere) internationale organisatie.
46. Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen worden indien aan die staatsgeheimen een rubricering is toegekend die niet overeenkomt met één van de rubriceringen van deze aanwijzingen, tenminste behandeld volgens de beginselen die in het NAVO-document CM(55)(final) zijn vastgelegd voor de rubricering ‘restricted’. Dit houdt in dat die staatsgeheimen tenminste worden behandeld volgens het ‘need to know’ principe en het ‘clean desk’ systeem.
47. 47.1 Onverlet de algemeen toezicht houdende taak van de BVA, oefenen de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst toezicht uit op het naleven van de regels betreffende het behandelen van staatsgeheimen. Indien de regels naar het oordeel van een secretarie of een dienst niet juist zijn toegepast doet de secretarie of de dienst een voorstel tot verbetering aan de betrokken ambtenaar. In het geval dat de secretarie of de dienst en de betrokken ambtenaar het niet eens worden over een juiste toepassing van de regels beslist de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar.
47.2 De algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst controleren periodiek of door de secretarie of de dienst geregistreerde documenten of materiaal waarin geheim of hoger gerubriceerde staatsgeheimen zijn vastgelegd nog aanwezig en compleet zijn. In het geval dat een document of materiaal wordt vermist of incompleet wordt aangetroffen doet de secretarie of de dienst daarvan mededeling aan de BVA.
47A. Indien zeer geheim gerubriceerde gegevens moeten worden verwerkt, dient tijdens de uitvoering van die opdracht de daarbij gebruikte apparatuur in principe uitsluitend voor de betreffende verwerking te worden toegewezen. Daarbij dienen eindstations, die niet mogen worden ingeschakeld bij de verwerking van zeer geheime gegevens of die geen toegang mogen hebben tot deze gegevens, automatisch te worden uitgeschakeld vanuit het centrale computersysteem.
27. 27.1 Gerechtigd tot het kennis nemen van staatsgeheimen zijn uitsluitend ambtenaren die daarvan uit hoofde van hun werkzaamheden kennis moeten dragen en die daartoe op grond van het bepaalde in de aanwijzing 24 bevoegd zijn.
27.2 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd kan een merking dragen die aangeeft welke ambtenaren gerechtigd zijn kennis te nemen van het staatsgeheim. Uitsluitend door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaren zijn bevoegd merkingen voor dit doel vast te stellen.
27.3 Bij de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst dient bekend te zijn welke ambtenaren gerechtigd zijn kennis te nemen van de staatsgeheimen die zijn vastgelegd in door de secretarie of de dienst geregistreerde documenten of materiaal.
28. 28.1 Van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd worden niet meer exemplaren vervaardigd dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is.
28.2 Bij een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd krijgt, indien van het document meer dan één exemplaar wordt vervaardigd, ieder exemplaar een nummer en wordt op het archiefexemplaar aangetekend hoeveel exemplaren er zijn vervaardigd, alsmede de bestemming van elk daarvan. Indien het document uit meer dan één bladzijde bestaat worden deze doorlopend genummerd en wordt op de eerste bladzijde vermeld hoeveel bladzijden het document omvat. Deze bladzijde vermeldt ook de eventuele bijlage(n) van het document.
29. Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt zo spoedig mogelijk na vervaardiging of ontvangst door de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst geregistreerd en van een kenmerk als bedoeld in het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182) en/of een nummer voorzien. Indien van een document of materiaal meer dan één exemplaar is ontvangen worden alle exemplaren geregistreerd.
De secretarie of de dienst draagt er zorg voor dat de registratie op een zodanige wijze plaatsvindt dat is na te gaan waar het document of materiaal zich bevindt en dat ten aanzien van een document of materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd bovendien zodanige maatregelen worden getroffen dat is na te gaan welke ambtenaar het document of materiaal onder zijn berusting heeft en welke ambtenaren kennis genomen (kunnen) hebben van het daarin vastgelegde staatsgeheim.
30. 30.1 Van een ontvangen document waarin een staatsgeheim is vastgelegd worden niet meer exemplaren bijgemaakt dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet zonder toestemming bijgemaakt. Bij een document waarin een geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd kan de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld bepalen dat het document niet zonder toestemming wordt bijgemaakt. In beide gevallen wordt dit op het document als volgt aangegeven: ‘Dit document mag zonder toestemming niet worden bijgemaakt’. Toestemming tot het bijmaken wordt verleend door de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld, de ambtenaar die hem in zijn functie is opgevolgd dan wel een daartoe door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar.
30.2 Indien een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd één of meer exemplaren worden bijgemaakt, krijgt ieder bijgemaakt exemplaar een (aanvullend) nummer en wordt op het archiefexemplaar of het exemplaar dat voor het bijmaken is gebruikt aangetekend hoeveel exemplaren er zijn bijgemaakt, alsmede de bestemming van elk daarvan.
30.3 Het bijmaken van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd vindt plaats door tussenkomst van de algemene secretarie of de verbindingsdienst.
31. Een document of materiaal dat is gebruikt als hulpmiddel bij het vervaardigen of bijmaken van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd (zoals kladpapier, carbonpapier, een typemachinelint, een cassette, een floppy disk, een stencil, een offsetplaat enz.) wordt indien daaruit de inhoud van het vervaardigde of bijgemaakte document kan blijken, zo spoedig mogelijk na gebruik op de in aanwijzing 44 aangegeven wijze vernietigd.
Zolang vernietiging niet heeft plaatsgevonden wordt het gebruikte hulpmiddel behandeld overeenkomstig de regels geldend voor het vervaardigde of bijgemaakte document.
32. 32.1 Een te verzenden document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door tussenkomst van de algemene secretarie verpakt in dubbele, zorgvuldige geadresseerde enveloppen. De binnenenveloppe draagt de rubricering welke ook het document als geheel draagt. De buitenenveloppe draag geen rubricering. De binnenenveloppe wordt zodanig gesloten dat openen zonder verbreken van de sluiting of beschadigen van de enveloppe niet mogelijk is. Voorts worden zodanige enveloppen gebruikt dat het met behulp van een technisch middel kennis nemen van de inhoud zonder openen van de enveloppen niet mogelijk is.
32.2 Bij te verzenden materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd bepalen de vorm van het materiaal en het middel van vervoer of, en zo ja de wijze waarop, het materiaal wordt verpakt. De eventuele binnenverpakking draagt de rubricering welke ook het materiaal als geheel draagt. De eventuele buitenverpakking draagt geen rubricering.
33. Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt altijd door tussenkomst van de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst verzonden.
34. Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt naar een bestemming binnen Nederland als volgt verzonden:
indien het staatsgeheim zeer geheim is gerubriceerd per koerier;
indien het staatsgeheim geheim is gerubriceerd per koerier of indien dit niet mogelijk is per post, mits dit plaatsvindt als aangetekende zending met aangegeven waarde en met bericht van ontvangst en de zending door de afzender op een postkantoor wordt aangeboden;
indien het staatsgeheim confidentieel is gerubriceerd per koerier of indien dit niet mogelijk is per post als aangetekende zending.
Door of in overleg met de BVA wordt een instructie vastgesteld voor koeriers.
35. 35.1 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt naar een bestemming buiten Nederland als volgt verzonden: indien het staatsgeheim geheim of hoger is gerubriceerd per koerier als diplomatieke zending;
indien het staatsgeheim confidentieel is gerubriceerd per post als aangetekende zending, per onbegeleide diplomatieke zending of per koerier als begeleide diplomatieke zending, afhankelijk van het land waarheen, alsmede van het land via hetwelk het document of materiaal wordt verzonden. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen. Bij het ministerie van Defensie kan van het bepaalde in deze aanwijzing worden afgeweken.
indien het staatsgeheim geheim of hoger is gerubriceerd per koerier als diplomatieke zending;
indien het staatsgeheim confidentieel is gerubriceerd per post als aangetekende zending, per onbegeleide diplomatieke zending of per koerier als begeleide diplomatieke zending, afhankelijk van het land waarheen, alsmede van het land via hetwelk het document of materiaal wordt verzonden. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen.
35.2 Het verzenden per koerier als diplomatieke zending en per onbegeleide diplomatieke zending vindt plaats door tussenkomst van het ministerie van Buitenlandse Zaken, een diplomatieke of beroeps consulaire vertegenwoordiger van Nederland of de gouverneur van de Nederlandse Antillen of van Aruba. Door of in overleg met de BVA van het ministerie van Buitenlandse Zaken wordt een instructie vastgelegd voor koeriers die diplomatieke zendingen vervoeren.
36. 36.1 Bij het verzenden van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt in de binnenenveloppe een ontvangstbewijs bijgesloten. Dit bewijs vermeldt het kenmerk en het eventuele exemplaarnummer van het document en de eventuele bijlage(n).
36.2 Bij het verzenden van materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt een ontvangstbewijs meegezonden. Dit bewijs vermeldt het kenmerk en een eventueel ander nummer van het materiaal.
36.3 De ontvanger zendt het ontvangstbewijs ondertekend en gedateerd terug naar de afzender. Deze ziet er op toe dat hij het ontvangstbewijs terug ontvangt en doet indien dit niet binnen redelijke tijd plaatsvindt, navraag. Heeft dit geen resultaat dan stelt de afzender de BVA op de hoogte.
37. 37.1 Een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door de ambtenaar die het document behandelt uitsluitend meegenomen buiten de plaats van tewerkstelling indien dit voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. De ambtenaar die het document meeneemt draagt er zorg voor dat: het document op veilige wijze wordt verpakt en de verpakking de mededeling draagt: ‘De vinder wordt verzocht te waarschuwen …’;
het document voortdurend onder zijn persoonlijke beheer blijft;
het meenemen van het document indien daarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd, wordt geregistreerd.
het document op veilige wijze wordt verpakt en de verpakking de mededeling draagt: ‘De vinder wordt verzocht te waarschuwen …’;
het document voortdurend onder zijn persoonlijke beheer blijft;
het meenemen van het document indien daarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd, wordt geregistreerd.
37.2 Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet meegenomen naar het buitenland, zo nodig wordt het document op de in aanwijzing 35 voorgeschreven wijze vooruitgezonden. Een document waarin een geheim of lager gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet meegenomen naar een land dat een bijzonder beveiligingsrisico oplevert. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen.
38. 38.1 Een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door de ambtenaar die het document behandelt uitsluitend mee naar huis genomen indien dit voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. Een document waarin een geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt slechts mee naar huis genomen indien een door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar daarvoor toestemming heeft gegeven. De ambtenaar die het document meeneemt draagt er zorg voor dat: het in aanwijzing 37.1 gestelde in acht wordt genomen;
het document thuis op veilige wijze wordt behandeld en opgeborgen.
het in aanwijzing 37.1 gestelde in acht wordt genomen;
het document thuis op veilige wijze wordt behandeld en opgeborgen.
38.2 Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet mee naar huis genomen.
39. Staatsgeheimen worden niet via een telecommunicatiemiddel doorgegeven, tenzij gebruik wordt gemaakt van een beveiligde verbinding en/of een vercijfersysteem die door de Nationale Verbindingsbeveiligingsraad zijn goedgekeurd voor het doorgeven van staatsgeheimen met tenminste de rubricering van het betrokken staatsgeheim.
40. 40.1 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt indien het niet in gebruik is, opgeborgen. Het te gebruiken opbergmiddel wordt bepaald door de rubricering van het staatsgeheim en de omstandigheden op de plaats van het opbergmiddel.
40.2 Opbergmiddelen worden onderscheiden in drie klassen: Opbergmiddelen van de klassen A, B en C komen in een groot aantal uitvoeringen voor. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen.
40.3 De omstandigheden op de plaats van het opbergmiddel worden onderscheiden in vier posities:
40.4 Bij het bepalen van het te gebruiken opbergmiddel wordt de volgende minimum standaard in acht genomen:
40.5 Indien door bijzondere omstandigheden het opbergen van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd niet op de in de onderdelen 1 tot en met 4 van deze aanwijzing aangegeven wijze uitvoerbaar is, worden door of in overleg met de BVA ten aanzien van de plaats waar het document of materiaal aanwezig is maatregelen getroffen welke een overeenkomstige mate van beveiliging bieden.
41. Klasse A en B opbergmiddelen zijn tenminste uitgerust met een sleutelslot en een combinatieslot met drie schijven. Klasse C opbergmiddelen zijn tenminste uitgerust met een veiligheidscylinderslot waarvan de sleutel bij voorkeur is gecertificeerd.
42. 42.1 Sleutels van opbergmiddelen voor staatsgeheimen worden door de BVA of door een door hem aangewezen ambtenaar uitgegeven en geregistreerd. Aangetekend wordt welke ambtenaren bepaalde sleutels hebben ontvangen. Het aantal uitgereikte sleutels wordt zo klein mogelijk gehouden. Indien een ambtenaar niet langer over een sleutel behoeft te beschikken wordt deze ingenomen. De ambtenaar die de sleutel uitgeeft beschikt over een reserve sleutel van ieder opbergmiddel.
42.2 Sleutels die niet in gebruik zijn, worden bewaard in een sleutelkast of een ander opbergmiddel waarvan de klasse tezamen met de positie tenminste dezelfde mate van beveiliging bieden als die van de opbergmiddelen waar de sleutels bij horen. De sleutel dan wel de combinatie van het slot van de sleutelkast of een ander opbergmiddel waarin sleutels worden bewaard, berust bij een door de BVA aangewezen ambtenaar.
42.3 Sleutels worden uitsluitend bij- of nagemaakt met toestemming van de ambtenaar die de sleutel uitgeeft. Het bij- of namaken wordt geregistreerd. Indien wordt vermoed of blijkt dat een sleutel zonder toestemming is bij- of nagemaakt, wordt het betrokken opbergmiddel niet meer gebruikt voor het opbergen van staatsgeheimen totdat een nieuw slot is aangebracht.
42.4 Zoekraken van sleutels, ook tijdelijk zoekraken, wordt onverwijld gemeld aan de BVA. Het betrokken opbergmiddel wordt, tenzij wordt vastgesteld dat de sleutel niet in handen van een onbevoegde is of is geweest, niet meer gebruikt voor het opbergen van staatsgeheimen totdat een nieuw slot is aangebracht.
43. Combinaties van sloten van opbergmiddelen voor staatsgeheimen worden aan zo weinig mogelijk ambtenaren bekend gemaakt. Combinaties worden, zonder dat een eerder gebruikte combinatie wordt gekozen, veranderd:
minstens éénmaal per halfjaar;
indien een ambtenaar die de combinatie kent wordt vervangen;
indien wordt vermoed of vaststaat dat compromittering (zie aanwijzing 63) heeft plaatsgevonden;
indien een nieuw opbergmiddel in gebruik wordt genomen.
Een opgave van een gebruikte combinatie wordt in een gesloten enveloppe aan de BVA in bewaring gegeven.
44. 44.1 Een overtollig exemplaar van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd alsmede een in aanwijzing 31 bedoeld hulpmiddel, worden door de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst zo spoedig mogelijk vernietigd of onbruikbaar gemaakt. Het vernietigen of onbruikbaar maken vindt op zodanige wijze plaats dat het onmogelijk is uit de resten enig staatsgeheim te verkrijgen. Van het vernietigen of onbruikbaar maken van een document of materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt een proces-verbaal opgemaakt dat bij de secretarie of de dienst wordt bewaard. Van het vernietigen of onbruikbaar maken van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt bovendien een aantekening gemaakt op het archiefexemplaar van het betrokken document.
44.2 De algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst treffen in overleg met de BVA maatregelen om in geval van nood documenten of materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd binnen 24 uur op de in onderdeel 1 van deze aanwijzing bedoelde wijze te kunnen vernietigen of onbruikbaar te kunnen maken.
44.3 De algemene secretarie en de verbindingsdienst moeten kunnen beschikken over vernietigingsapparatuur waarmee de noodvernietiging binnen de gestelde tijd kan plaatsvinden. Teneinde de noodvernietiging te vereenvoudigen kunnen documenten met inachtneming van de daarvoor geldende regels op microfilm worden overgebracht. De secretarie en de verbindingsdienst stellen in overleg met de BVA een instructie vast voor de noodvernietiging waarin de volgende punten worden geregeld: de volgorde en de wijze van vernietigen;
het concentreren van documenten bij dreigende omstandigheden;
het aanwijzen van de voor het vernietigen verantwoordelijke ambtenaar;
het aanwijzen en zo nodig oefenen van de ambtenaren die met het vernietigen worden belast;
de wijze van alarmeren van deze ambtenaren.
de volgorde en de wijze van vernietigen;
het concentreren van documenten bij dreigende omstandigheden;
het aanwijzen van de voor het vernietigen verantwoordelijke ambtenaar;
het aanwijzen en zo nodig oefenen van de ambtenaren die met het vernietigen worden belast;
de wijze van alarmeren van deze ambtenaren.
45. 45.1 Staatsgeheimen worden uitsluitend met toestemming van de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar buiten de rijksdienst gebracht. Toestemming wordt eerst verleend nadat is vastgesteld dat het buiten de rijksdienst brengen van de staatsgeheimen noodzakelijk is voor een goede voortgang der werkzaamheden en dat voldoende waarborgen aanwezig zijn dat de staatsgeheimen overeenkomstig het bepaalde in deze aanwijzingen zullen worden beveiligd.
45.2 Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen worden uitsluitend met toestemming van het land of de internationale organisatie van herkomst doorgegeven aan een derde land of een (andere) internationale organisatie.
46. Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen worden indien aan die staatsgeheimen een rubricering is toegekend die niet overeenkomt met één van de rubriceringen van deze aanwijzingen, tenminste behandeld volgens de beginselen die in het NAVO-document CM(55)(final) zijn vastgelegd voor de rubricering ‘restricted’. Dit houdt in dat die staatsgeheimen tenminste worden behandeld volgens het ‘need to know’ principe en het ‘clean desk’ systeem.
47. 47.1 Onverlet de algemeen toezicht houdende taak van de BVA, oefenen de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst toezicht uit op het naleven van de regels betreffende het behandelen van staatsgeheimen. Indien de regels naar het oordeel van een secretarie of een dienst niet juist zijn toegepast doet de secretarie of de dienst een voorstel tot verbetering aan de betrokken ambtenaar. In het geval dat de secretarie of de dienst en de betrokken ambtenaar het niet eens worden over een juiste toepassing van de regels beslist de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar.
47.2 De algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst controleren periodiek of door de secretarie of de dienst geregistreerde documenten of materiaal waarin geheim of hoger gerubriceerde staatsgeheimen zijn vastgelegd nog aanwezig en compleet zijn. In het geval dat een document of materiaal wordt vermist of incompleet wordt aangetroffen doet de secretarie of de dienst daarvan mededeling aan de BVA.
47A. Indien zeer geheim gerubriceerde gegevens moeten worden verwerkt, dient tijdens de uitvoering van die opdracht de daarbij gebruikte apparatuur in principe uitsluitend voor de betreffende verwerking te worden toegewezen. Daarbij dienen eindstations, die niet mogen worden ingeschakeld bij de verwerking van zeer geheime gegevens of die geen toegang mogen hebben tot deze gegevens, automatisch te worden uitgeschakeld vanuit het centrale computersysteem.