BWBR0004489
Geldig vanaf 1989-03-01
Artikel C
Vaststelling aanwijzingen voor beveiliging staatsgeheimen en vitale onderdelen van de rijksdienst
12. Staatsgeheimen worden als volgt gerubriceerd:
13. 13.1 Een rubricering aangebracht op een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt voorafgegaan door de merking staatsgeheim, afgekort Stg..
13.2 Het gebruik van andere merkingen die een bepaalde wijze van behandelen van een staatsgeheim aanduiden is toegestaan. Dergelijke merkingen mogen naast maar niet in de plaats van de merking Stg. of een rubricering worden aangebracht.
14. 14.1 Uitsluitend door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaren zijn bevoegd rubriceringen vast te stellen. Het aantal aangewezen ambtenaren is niet groter dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is.
14.2 De opsteller van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd brengt indien hij niet bevoegd is een rubricering vast te stellen, zonodig een voorlopige rubricering aan. Het vaststellen van de rubricering door een bevoegd ambtenaar vindt echter zo spoedig mogelijk, in ieder geval voor de registratie van het document (zie aanwijzing 29), plaats.
15. 15.1 Rubriceringen van staatsgeheimen worden vastgesteld aan de hand van rubriceringslijsten. Dergelijke lijsten bevatten categorieën van gegevens die staatsgeheimen vormen en de rubriceringen die daaraan dienen te worden toegekend. De lijsten geven tevens aan of de rubriceringen al dan niet tijdelijk dienen te zijn (zie de aanwijzingen 17 en 18). Rubriceringslijsten worden periodiek door de minister in overleg met de minister van Binnenlandse Zaken vastgesteld.
15.2 Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen behouden de aan die staatsgeheimen toegekende rubricering en/of ontvangen – indien deze bestaat – de overeenkomstige nationale rubricering (zie aanwijzing 46).
15.3 Een document en een verzameling documenten dragen de rubricering van het staatsgeheim dat daarin is vastgelegd. In het geval dat een document of een verzameling documenten gegevens bevat die elk op zich geen staatsgeheim vormen maar die te zamen, in onderling verband, een nieuw gegeven opleveren dat wel een staatsgeheim vormt, draagt het document of de verzameling documenten als geheel de rubricering van dat staatsgeheim. Indien een document of een verzameling documenten meerdere staatsgeheimen bevat die verschillend zijn gerubriceerd, draagt het document of de verzameling documenten als geheel de rubricering van het hoogst gerubriceerde staatsgeheim. In het geval dat een document of een verzameling documenten meerdere staatsgeheimen bevat die te zamen, in onderling verband, een nieuw staatsgeheim opleveren dat hoger dient te worden gerubriceerd dan elk van de afzonderlijke staatsgeheimen, draagt het document of de verzameling documenten als geheel die hogere rubricering.
15.4 Bij materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd is het gestelde in aanwijzing 15.3 van overeenkomstige toepassing.
16. 16.1 Indien praktisch uitvoerbaar, wordt een gedeelte van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd op een in het oog lopende wijze gemarkeerd onder vermelding van de rubricering van het staatsgeheim. In het geval dat een document meerdere staatsgeheimen bevat wordt de rubricering van elk van die staatsgeheimen op deze wijze aangebracht.
16.2 Op een document als geheel wordt de rubricering op een in het oog lopende wijze aan de boven- en onderkant van iedere bladzijde en op de eventuele omslag aangebracht. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van het document niet kan ontgaan. Indien de op een document als geheel aangebrachte rubricering verband houdt met een in een bijlage vastgelegd staatsgeheim, kan aan de rubricering worden toegevoegd: ‘Zonder bijlage (nr. …) draagt dit document geen rubricering/de rubricering …’.
16.3 Op een document waarop een rubricering is aangebracht worden de aanduiding van de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld en de datum waarop de vaststelling heeft plaatsgevonden vermeld.
16.4 Op een verzameling documenten als geheel wordt de rubricering op een in het oog lopende wijze op de omslag aangebracht. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van de verzameling documenten niet kan ontgaan.
16.5 Op materiaal wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van het materiaal niet kan ontgaan. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de gebruiker op de hoogte gesteld van de rubricering.
17. In beginsel worden rubriceringen, overeenkomstig de aanwijzingen van een rubriceringslijst en met overeenkomstige toepassing van het gestelde in aanwijzing 15.3, aan een bepaald tijdsverloop van maximaal tien jaar of aan een bepaalde gebeurtenis gebonden.
Op een document of materiaal waarop een tijdelijke rubricering is aangebracht wordt dit als volgt aangegeven:
‘Na … is deze rubricering beëindigd’.
18. Rubriceringen kunnen, overeenkomstig de aanwijzingen van een rubriceringslijst, worden uitgezonderd van het systeem van tijdelijke rubriceringen in die gevallen waarin de rubricering betrekking heeft op:
een staatsgeheim dat krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst is verkregen;
een staatsgeheim dat door de wet als zodanig is aangewezen;
een staatsgeheim dat een onderdeel vormt van een plan, systeem, project enz. waarvoor een langdurige geheimhouding noodzakelijk is;
een staatsgeheim waarbij bronbescherming of verbindingsbeveiliging in het geding is.
19. 19.1 Uitsluitend de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld, de ambtenaar die hem in zijn functie is opgevolgd, dan wel een daartoe door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar is bevoegd een rubricering te herzien of te beëindigen.
19.2 Een rubricering aangebracht op een bericht dat door middel van een beveiligde verbinding is verzonden wordt eerst herzien of beëindigd nadat goedkeuring is verkregen van de betrokken verbindingsdienst.
20. Indien een op een document of materiaal aangebrachte rubricering door een daartoe bevoegd ambtenaar wordt herzien of beëindigd, wordt de rubricering doorgehaald of verwijderd. In het geval dat de rubricering wordt herzien wordt de nieuwe rubricering in de onmiddellijke nabijheid of op de plaats van de oude rubricering aangebracht.
Op een document worden de aanduiding van de ambtenaar die de rubricering heeft herzien of beëindigd en de datum waarop dit heeft plaatsgevonden vermeld.
21. Rubriceringen die op grond van het in aanwijzing 18 gestelde zijn uitgezonderd van het systeem van tijdelijke rubriceringen worden uiterlijk vijftien jaar na vaststelling door de algemene secretarie, de verbindingsdienst of de materiaaldienst onderzocht op de mogelijkheid om de rubricering te herzien of te beëindigen.
22. Rubriceringen die zijn vastgesteld voor het in werking treden van deze aanwijzingen worden uiterlijk dertig jaar na vaststelling door de algemene secretarie, de verbindingsdienst of de materieeldienst onderzocht op mogelijkheid om de rubricering te herzien of te beëindigen.
22a. 22a.1. Bij de overbrenging van een document of van een verzameling documenten naar een archiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet 1995 vervallen de daarop voor de overbrenging aangebrachte rubriceringen met uitzondering van de rubriceringen bedoeld in de laatste volzin van aanwijzing 22a.2. De vervallen rubriceringen worden niet doorgehaald of verwijderd als gesteld in aanwijzing 20.
22a.2. Alvorens tot overbrenging wordt overgegaan wordt met behulp van ingevolge artikel 9, derde lid, van het Archiefbesluit 1995 met het oog op de bij overbrenging vastgestelde inventarislijsten bezien of in een document of in een verzameling documenten een staatsgeheim is vastgelegd. De inventarislijsten bevatten daartoe informatie over de aanwezige rubriceringen. Zo nodig wordt door het overbrengende ministerie overeenkomstig het gestelde in de aanwijzingen 14 en 15 een nieuwe rubricering vastgesteld. Indien een rubricering werd vastgesteld door een ander dan het overbrengende ministerie wordt de inventarislijst voor advies aan dat andere ministerie gezonden. In het geval binnen twee maanden of een nader overeengekomen andere termijn geen advies wordt ontvangen beslist het overbrengende ministerie over het al dan niet vaststellen van een nieuwe rubricering. Indien een rubricering werd vastgesteld door een internationale organisatie of een buitenlandse mogendheid wordt daaraan gevraagd of de rubricering kan worden herzien of beëindigd. Wordt daardoor geen toestemming verleend dan blijft de oorspronkelijke rubricering gehandhaafd en wordt dat aangetekend op het document of de verzameling documenten.
22a.3. Bij de overbrenging gehandhaafde of nieuw vastgestelde rubriceringen worden aangebracht overeenkomstig het gestelde in aanwijzing 16. Bij de rubriceringen wordt aangegeven: "Deze rubricering is aangebracht bij de overbrenging naar een archiefbewaarplaats."
22a.4. Bij de overbrenging aangebrachte rubriceringen worden aan een bepaald tijdsverloop gebonden. De rubriceringen kunnen voor zover de ministerraad niet anders beslist geen betrekking hebben op een document of een verzameling van documenten ouder dan vijfenzeventig jaar.
23. Onverlet de algemeen toezichthoudende taak van de BVA, oefenen de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst met betrekking tot interne en te verzenden documenten alsmede ontvangen materiaal toezicht uit op het naleven van de regels betreffende het rubriceren.
Indien de regels naar het oordeel van een secretarie of een dienst niet juist zijn toegepast doet de secretarie of de dienst een voorstel tot verbetering aan de ambtenaar die bevoegd is de rubricering vast te stellen, te herzien of te beëindigen. In het geval dat de secretarie of de dienst en de betrokken ambtenaar het niet eens worden over een juiste toepassing van de regels beslist de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar.
13. 13.1 Een rubricering aangebracht op een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt voorafgegaan door de merking staatsgeheim, afgekort Stg..
13.2 Het gebruik van andere merkingen die een bepaalde wijze van behandelen van een staatsgeheim aanduiden is toegestaan. Dergelijke merkingen mogen naast maar niet in de plaats van de merking Stg. of een rubricering worden aangebracht.
14. 14.1 Uitsluitend door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaren zijn bevoegd rubriceringen vast te stellen. Het aantal aangewezen ambtenaren is niet groter dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is.
14.2 De opsteller van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd brengt indien hij niet bevoegd is een rubricering vast te stellen, zonodig een voorlopige rubricering aan. Het vaststellen van de rubricering door een bevoegd ambtenaar vindt echter zo spoedig mogelijk, in ieder geval voor de registratie van het document (zie aanwijzing 29), plaats.
15. 15.1 Rubriceringen van staatsgeheimen worden vastgesteld aan de hand van rubriceringslijsten. Dergelijke lijsten bevatten categorieën van gegevens die staatsgeheimen vormen en de rubriceringen die daaraan dienen te worden toegekend. De lijsten geven tevens aan of de rubriceringen al dan niet tijdelijk dienen te zijn (zie de aanwijzingen 17 en 18). Rubriceringslijsten worden periodiek door de minister in overleg met de minister van Binnenlandse Zaken vastgesteld.
15.2 Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen behouden de aan die staatsgeheimen toegekende rubricering en/of ontvangen – indien deze bestaat – de overeenkomstige nationale rubricering (zie aanwijzing 46).
15.3 Een document en een verzameling documenten dragen de rubricering van het staatsgeheim dat daarin is vastgelegd. In het geval dat een document of een verzameling documenten gegevens bevat die elk op zich geen staatsgeheim vormen maar die te zamen, in onderling verband, een nieuw gegeven opleveren dat wel een staatsgeheim vormt, draagt het document of de verzameling documenten als geheel de rubricering van dat staatsgeheim. Indien een document of een verzameling documenten meerdere staatsgeheimen bevat die verschillend zijn gerubriceerd, draagt het document of de verzameling documenten als geheel de rubricering van het hoogst gerubriceerde staatsgeheim. In het geval dat een document of een verzameling documenten meerdere staatsgeheimen bevat die te zamen, in onderling verband, een nieuw staatsgeheim opleveren dat hoger dient te worden gerubriceerd dan elk van de afzonderlijke staatsgeheimen, draagt het document of de verzameling documenten als geheel die hogere rubricering.
15.4 Bij materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd is het gestelde in aanwijzing 15.3 van overeenkomstige toepassing.
16. 16.1 Indien praktisch uitvoerbaar, wordt een gedeelte van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd op een in het oog lopende wijze gemarkeerd onder vermelding van de rubricering van het staatsgeheim. In het geval dat een document meerdere staatsgeheimen bevat wordt de rubricering van elk van die staatsgeheimen op deze wijze aangebracht.
16.2 Op een document als geheel wordt de rubricering op een in het oog lopende wijze aan de boven- en onderkant van iedere bladzijde en op de eventuele omslag aangebracht. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van het document niet kan ontgaan. Indien de op een document als geheel aangebrachte rubricering verband houdt met een in een bijlage vastgelegd staatsgeheim, kan aan de rubricering worden toegevoegd: ‘Zonder bijlage (nr. …) draagt dit document geen rubricering/de rubricering …’.
16.3 Op een document waarop een rubricering is aangebracht worden de aanduiding van de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld en de datum waarop de vaststelling heeft plaatsgevonden vermeld.
16.4 Op een verzameling documenten als geheel wordt de rubricering op een in het oog lopende wijze op de omslag aangebracht. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van de verzameling documenten niet kan ontgaan.
16.5 Op materiaal wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van het materiaal niet kan ontgaan. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de gebruiker op de hoogte gesteld van de rubricering.
17. In beginsel worden rubriceringen, overeenkomstig de aanwijzingen van een rubriceringslijst en met overeenkomstige toepassing van het gestelde in aanwijzing 15.3, aan een bepaald tijdsverloop van maximaal tien jaar of aan een bepaalde gebeurtenis gebonden.
Op een document of materiaal waarop een tijdelijke rubricering is aangebracht wordt dit als volgt aangegeven:
‘Na … is deze rubricering beëindigd’.
18. Rubriceringen kunnen, overeenkomstig de aanwijzingen van een rubriceringslijst, worden uitgezonderd van het systeem van tijdelijke rubriceringen in die gevallen waarin de rubricering betrekking heeft op:
een staatsgeheim dat krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst is verkregen;
een staatsgeheim dat door de wet als zodanig is aangewezen;
een staatsgeheim dat een onderdeel vormt van een plan, systeem, project enz. waarvoor een langdurige geheimhouding noodzakelijk is;
een staatsgeheim waarbij bronbescherming of verbindingsbeveiliging in het geding is.
19. 19.1 Uitsluitend de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld, de ambtenaar die hem in zijn functie is opgevolgd, dan wel een daartoe door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar is bevoegd een rubricering te herzien of te beëindigen.
19.2 Een rubricering aangebracht op een bericht dat door middel van een beveiligde verbinding is verzonden wordt eerst herzien of beëindigd nadat goedkeuring is verkregen van de betrokken verbindingsdienst.
20. Indien een op een document of materiaal aangebrachte rubricering door een daartoe bevoegd ambtenaar wordt herzien of beëindigd, wordt de rubricering doorgehaald of verwijderd. In het geval dat de rubricering wordt herzien wordt de nieuwe rubricering in de onmiddellijke nabijheid of op de plaats van de oude rubricering aangebracht.
Op een document worden de aanduiding van de ambtenaar die de rubricering heeft herzien of beëindigd en de datum waarop dit heeft plaatsgevonden vermeld.
21. Rubriceringen die op grond van het in aanwijzing 18 gestelde zijn uitgezonderd van het systeem van tijdelijke rubriceringen worden uiterlijk vijftien jaar na vaststelling door de algemene secretarie, de verbindingsdienst of de materiaaldienst onderzocht op de mogelijkheid om de rubricering te herzien of te beëindigen.
22. Rubriceringen die zijn vastgesteld voor het in werking treden van deze aanwijzingen worden uiterlijk dertig jaar na vaststelling door de algemene secretarie, de verbindingsdienst of de materieeldienst onderzocht op mogelijkheid om de rubricering te herzien of te beëindigen.
22a. 22a.1. Bij de overbrenging van een document of van een verzameling documenten naar een archiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet 1995 vervallen de daarop voor de overbrenging aangebrachte rubriceringen met uitzondering van de rubriceringen bedoeld in de laatste volzin van aanwijzing 22a.2. De vervallen rubriceringen worden niet doorgehaald of verwijderd als gesteld in aanwijzing 20.
22a.2. Alvorens tot overbrenging wordt overgegaan wordt met behulp van ingevolge artikel 9, derde lid, van het Archiefbesluit 1995 met het oog op de bij overbrenging vastgestelde inventarislijsten bezien of in een document of in een verzameling documenten een staatsgeheim is vastgelegd. De inventarislijsten bevatten daartoe informatie over de aanwezige rubriceringen. Zo nodig wordt door het overbrengende ministerie overeenkomstig het gestelde in de aanwijzingen 14 en 15 een nieuwe rubricering vastgesteld. Indien een rubricering werd vastgesteld door een ander dan het overbrengende ministerie wordt de inventarislijst voor advies aan dat andere ministerie gezonden. In het geval binnen twee maanden of een nader overeengekomen andere termijn geen advies wordt ontvangen beslist het overbrengende ministerie over het al dan niet vaststellen van een nieuwe rubricering. Indien een rubricering werd vastgesteld door een internationale organisatie of een buitenlandse mogendheid wordt daaraan gevraagd of de rubricering kan worden herzien of beëindigd. Wordt daardoor geen toestemming verleend dan blijft de oorspronkelijke rubricering gehandhaafd en wordt dat aangetekend op het document of de verzameling documenten.
22a.3. Bij de overbrenging gehandhaafde of nieuw vastgestelde rubriceringen worden aangebracht overeenkomstig het gestelde in aanwijzing 16. Bij de rubriceringen wordt aangegeven: "Deze rubricering is aangebracht bij de overbrenging naar een archiefbewaarplaats."
22a.4. Bij de overbrenging aangebrachte rubriceringen worden aan een bepaald tijdsverloop gebonden. De rubriceringen kunnen voor zover de ministerraad niet anders beslist geen betrekking hebben op een document of een verzameling van documenten ouder dan vijfenzeventig jaar.
23. Onverlet de algemeen toezichthoudende taak van de BVA, oefenen de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst met betrekking tot interne en te verzenden documenten alsmede ontvangen materiaal toezicht uit op het naleven van de regels betreffende het rubriceren.
Indien de regels naar het oordeel van een secretarie of een dienst niet juist zijn toegepast doet de secretarie of de dienst een voorstel tot verbetering aan de ambtenaar die bevoegd is de rubricering vast te stellen, te herzien of te beëindigen. In het geval dat de secretarie of de dienst en de betrokken ambtenaar het niet eens worden over een juiste toepassing van de regels beslist de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar.