Artikel 16

1. Na afloop van ieder halfjaar dat is aangevangen op 1 januari of 1 juli en na afloop van het eerste kwartaal, indien dit is aangevangen op 1 april of 1 oktober, is de kinderopvangorganisatie verplicht om in een door de minister verstrekt formulier de afname van het aantal dagdelen per kind van dat halfjaar, onderscheidenlijk dat eerste kwartaal, op te nemen en aan de minister te verstrekken alsmede een actualisatie van de gegevens met betrekking tot het aantal kinderen dat in het daaropvolgende halfjaar wordt verwacht en het aantal af te nemen dagdelen.
2. De administratie van een kinderopvangorganisatie is inzichtelijk en controleerbaar ingericht zodat op verzoek van de minister, onverwijld de gegevens of inlichtingen over de gegevens, bedoeld in het derde lid, kunnen worden verstrekt die voor de aanspraak van een kinderopvangorganisatie op en de hoogte van de kostprijs verlagende subsidie en kindplaatssubsidie en het voorschot daarop van belang kunnen zijn.
3. De administratie van een kinderopvangorganisatie bevat in ieder geval de volgende gegevens:
a. een overzicht van alle ingeschreven kinderen, vermeldende per kind: naam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats en de naam, het adres en telefoonnummer van de ouder,
b. afschriften van alle met ouders overeengekomen schriftelijke overeenkomsten per kind, vermeldende per overeenkomst: de soort kinderopvang waarop de overeenkomst betrekking heeft, het voor de ouder te betalen tarief per maand, het aantal overeengekomen dagdelen, de begin- en einddatum van de opvang en de duur van de overeenkomst,
c. facturen en betaalbewijzen waaruit de betalingen van de ouder aan de kinderopvangorganisatie blijken, en
d. een kwartaaloverzicht met daarin opgave van het aantal dagdelen per maand dat per kind is afgenomen.
4. De kinderopvangorganisatie bewaart de administratie gedurende ten minste vijf jaar na vaststelling van de subsidie.
5. Indien er vermoedens zijn dat de met ouders overeengekomen schriftelijke overeenkomsten per kind onjuist zijn, kan de minister de kinderopvangorganisatie verzoeken om in contact gebracht te worden met de ouder.
6. Indien de administratie van een kinderopvangorganisatie niet op zodanige wijze is ingericht dat hij voldoet aan de verplichtingen in dit artikel genoemd, wordt de kinderopvangorganisatie binnen een door de minister te bepalen termijn in de gelegenheid gesteld dit te herstellen. Indien herstel naar het oordeel van de Minister niet mogelijk is, kan de Minister, in afwijking van de vorige zin, de kinderopvangorganisatie binnen een door de Minister te bepalen termijn in de gelegenheid stellen op andere wijze aan te tonen dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, zijn verricht.
7. De kinderopvangorganisatie is verplicht om wijzigingen in de volgende gegevens onverwijld door te geven aan de minister:
a. de einddatum van de overeenkomst;
b. het niet langer verzorgen van kinderopvang;
c. het intrekken van de exploitatievergunning;
d. het niet voldoen aan of intrekken van het transitieplan, indien artikel 10, vijfde lid, van toepassing is.
8. In afwijking van het eerste lid is de kinderopvangorganisatie na afloop van het eerste kwartaal van 2026 verplicht om in een door de minister verstrekt formulier de afname van het aantal dagdelen per kind van dat kwartaal op te nemen en aan te minister te verstrekken. De kinderopvangorganisatie verstrekt geen actualisatie van de gegevens met betrekking tot het aantal kinderen dat in het daaropvolgende halfjaar wordt verwacht en het aantal af te nemen dagdelen.