Regeling civiele experts en verkiezingswaarnemers BZ

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Minister: de Minister van Buitenlandse Zaken;
b. civiele expert: de expert die tijdelijk door de Minister wordt uitgezonden voor een civiele missie bij een ontvangende organisatie;
c. LTV: de lange termijn verkiezingswaarnemer die op uitnodiging van een ontvangende organisatie door de Minister voor meer dan 21 dagen wordt uitgezonden;
d. KTV: de korte termijn verkiezingswaarnemer die op uitnodiging van een ontvangende organisatie door de Minister voor 21 dagen of korter wordt uitgezonden;
e. gastland: het land waarin de civiele expert, de LTV of de KTV de hem opgedragen werkzaamheden geheel of grotendeels uitvoert;
f. standplaats: de plaats van tewerkstelling zoals deze is vastgesteld door de ontvangende organisatie;
g. hoogrisicogebied: een gebied waarvoor door de Minister een reisadvies met code rood is afgegeven;
h. ontvangende organisatie: de internationale organisatie of buitenlandse overheid op wiens uitnodiging en onder wiens toezicht de civiele expert, de LTV of de KTV zijn werkzaamheden uitvoert;
i. uitlenende organisatie: de werkgever van de civiele expert;
j. uitzending: de uitzending van de civiele expert, de LTV of de KTV ten behoeve van een ontvangende organisatie;
k. arbodienst: een arbodienst als bedoeld in de Arbeidsomstandighedenwet;
l. DBZV 2007: het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel 2007;
m. 3W: de shared service organisatie WereldWijd Werken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Artikel 2

1. De uitzending van de civiele expert vindt plaats op basis van:
a. een arbeidsovereenkomst met de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Minister of
b. een detacheringsovereenkomst tussen de Minister, de civiele expert en de uitlenende organisatie.
2. De uitzending van de LTV vindt plaats op basis van een arbeidsovereenkomst met de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Minister.

Artikel 3

1. Voorafgaand aan de uitzending is de civiele expert verplicht een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan in verband met de uitoefening van zijn werkzaamheden in het gastland. Dit geldt tevens voor de LTV die wordt uitgezonden naar een hoogrisicogebied. Het onderzoek vindt plaats in Nederland door een door de Minister aangewezen arbodienst.
2. Indien zich tijdens de uitzending of bij de verlenging van de uitzending naar het oordeel van de Minister een omstandigheid voordoet waardoor voortzetting of verlenging van de uitzending een bijzonder risico voor de lichamelijke of geestelijke gezondheid van de civiele expert oplevert dat niet reeds was voorzien, kan de Minister de civiele expert verplichten een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan. De derde volzin van het eerste lid is van overeenkomstige toepassing.
3. De civiele expert en de LTV komen in aanmerking voor vergoeding van de kosten van vaccinatie en medicijnen die door de arbodienst vanwege de uitzending zijn voorgeschreven voor zover deze kosten niet uit hoofde van zijn ziektekostenverzekering worden vergoed.
4. De civiele expert wordt door de Minister in de gelegenheid gesteld na beëindiging van de uitzending, in Nederland een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan door een door de Minister aangewezen arbodienst of een gesprek met een door de Minister aangewezen psycholoog te voeren.
5. De LTV wordt door de Minister in de gelegenheid gesteld na beëindiging van de uitzending, in Nederland een gesprek met een door de Minister aangewezen psycholoog te voeren. De LTV die wordt uitgezonden naar een hoogrisicogebied wordt door de Minister tevens in de gelegenheid gesteld na beëindiging van de uitzending, in Nederland een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan door een door de Minister aangewezen arbodienst.

Artikel 4

1. De civiele expert en de LTV zijn verplicht voorafgaande aan hun uitzending een verklaring omtrent het gedrag te overleggen als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.
2. Indien de ontvangende organisatie heeft aangegeven dat er sprake is van een functie waarvoor een veiligheidsonderzoek nodig is, vindt een onderzoek overeenkomstig de Wet veiligheidsonderzoekenplaats.
3. De uitzending vindt geen doorgang of wordt beëindigd:
a. indien geen verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens of een verklaring van geen bezwaar als bedoeld in artikel 1, onder b, van de Wet veiligheidsonderzoeken wordt afgegeven of
b. indien de verklaring van geen bezwaar als bedoeld in artikel 1, onder b, van de Wet Veiligheidsonderzoeken wordt ingetrokken.
4. De civiele expert en de LTV zijn verplicht voorafgaand aan de uitzending een door de Minister opgestelde geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Artikel 5

Sollicitanten hebben overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens het Reisbesluit binnenland recht op vergoeding van in Nederland gemaakte reiskosten die zij redelijkerwijs moeten maken wanneer zij op uitnodiging van de Minister deelnemen aan de selectieprocedure.

Artikel 6

1. De civiele expert en de LTV hebben overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens het Reisbesluit binnenland recht op vergoeding van in Nederland gemaakte reiskosten in verband met gesprekken of bijeenkomsten ter voorbereiding van de uitzending.
2. De Minister kan de civiele expert opdragen om voorafgaand aan de uitzending een voorbereidende training te volgen.
3. De Minister draagt de civiele expert en de LTV die naar een hoogrisicogebied worden uitgezonden op om voorafgaand aan de uitzending een veiligheidstraining te volgen, tenzij hij deze korter dan vijf jaar voorafgaand aan de uitzending heeft gevolgd.
4. De kosten voor de in het tweede en derde lid bedoelde trainingen worden door de Minister vergoed.

Artikel 7

De arbeidsduur van de civiele expert en de LTV bedraagt 40 uur per week.

Artikel 8

1. Dit artikel is uitsluitend van toepassing op de civiele expert met een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a, en op de LTV met een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 2, tweede lid.
2. De door de civiele expert en de LTV te vervullen functie wordt volgens de door de Minister gehanteerde systematiek ingedeeld in één van de salarisschalen van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.
3. Bij indiensttreding wordt de civiele expert en de LTV het salaris toegekend dat in de voor hem geldende salarisschaal is vermeld achter het salarisnummer 0, tenzij er naar het oordeel van de Minister sprake is van omstandigheden die toekennen van een hoger salarisnummer rechtvaardigen.
4. Na twaalf maanden uitzending krijgt de civiele expert die nog niet het maximum van de voor hem geldende salarisschaal heeft bereikt, het in de schaal naasthogere bedrag op voorwaarde dat hij in voldoende mate functioneert.
5. De civiele expert en de LTV ontvangen een eindejaarsuitkering overeenkomstig artikel 20a van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.
6. De civiele expert en de LTV ontvangen een vakantie-uitkering overeenkomstig artikel 21 van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

Artikel 9

1. De uitzending van de civiele expert en de LTV duurt maximaal twaalf maanden.
2. Op verzoek van de ontvangende organisatie kan de duur van de uitzending van een civiele expert worden verlengd met maximaal twaalf maanden. De uitzending kan maximaal zes keer worden verlengd. Na een onderbreking van zes maanden of meer is sprake van een nieuwe uitzending.
3. De duur van de uitzending van de LTV kan in bijzondere gevallen voor een korte periode worden verlengd.
4. De uitzending van de civiele expert naar een hoogrisicogebied kan eenmalig met de duur van maximaal twaalf maanden worden verlengd. De totale uitzendingsduur bedraagt niet meer dan 24 maanden. Na beëindiging van de maximale uitzendingsduur van 24 maanden komt de civiele expert gedurende vier weken niet in aanmerking voor een volgende uitzending; gedurende 12 maanden wordt de civiele expert niet uitgezonden naar een hoogrisicogebied.
5. Indien de overeenkomst van de civiele expert na het verstrijken van de periode waarvoor hij is aangegaan door partijen zonder tegenspraak wordt voortgezet, wordt hij geacht voor drie maanden op de vroegere voorwaarden opnieuw te zijn aangegaan.
6. Indien de overeenkomst van de LTV na het verstrijken van de periode waarvoor hij is aangegaan door partijen zonder tegenspraak wordt voortgezet, wordt hij geacht voor één maand op de vroegere voorwaarden opnieuw te zijn aangegaan.

Artikel 10

1. Indien de periode van uitzending van de civiele expert en de LTV meer dan drie weken is en de civiele expert en de LTV geen vergoedingen van de ontvangende organisatie ontvangen, zijn de volgende artikelen van het DBZV 2007van overeenkomstige toepassing:
a. artikel 10 (koopkrachtcorrectie);
b. artikel 13 (standplaatstoelage);
c. artikel 17 (koopkrachtcorrectie standplaatstoelage);
d. artikel 18 (tegemoetkoming in verband met hotelverblijf), met dien verstande dat het daarin vermelde percentage op 12,5% wordt gesteld;
e. artikel 24 (twaalfmaandelijkse verlofreis);
f. artikel 28 (bedrijfsgeneeskundige begeleiding);
g. artikel 29 (voorzieningen bij overlijden);
h. artikel 37 (transportvergoeding);
i. artikel 38 (korting transportvergoeding bij beschikbaarheid dienstauto).
2. Indien de periode van uitzending drie weken of korter is en de civiele expert en de LTV geen vergoedingen van de ontvangende organisatie ontvangen:
a. hebben de civiele expert en de LTV recht op een onkostenvergoeding overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens het Reisbesluit buitenland;
b. is artikel 29 (voorzieningen bij overlijden) van het DBZV 2007 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11

Indien de ontvangende organisatie geen huisvesting beschikbaar stelt aan de civiele expert en de LTV, worden aan de civiele expert en de LTV, met inachtneming van de door de Minister en ontvangende organisatie gegeven aanwijzingen, de kosten voor woning, water en energieverbruik en indien van toepassing beveiliging op declaratiebasis vergoed. Er kan een voorschot worden verstrekt.

Artikel 12

1. De civiele expert en de LTV krijgen verlofuren toegekend overeenkomstig de verlofregeling van de ontvangende organisatie.
2. De verlofregistratie vindt plaats bij de ontvangende organisatie.
3. Aan het einde van de uitzending vindt geen verrekening van het restant aan verlofuren plaats.

Artikel 13

De Minister kan aan de civiele expert die is uitgezonden naar een hoogrisicogebied en die geen verloftickets van de ontvangende organisatie ontvangt, naast de twaalfmaandelijkse verlofreis, één of meer extra verlofreizen toekennen.

Artikel 14

1. De Minister vergoedt aan de civiele expert en de LTV bij het begin en het einde van de uitzending de kosten van het trein- of vliegticket van Nederland naar de standplaats en terug overeenkomstig hetgeen is bepaald in de artikelen 6en 7 van de Regeling buitenlandse reizen BZ 2017.
2. De Minister vergoedt aan de civiele expert die aanspraak heeft op een extra verlofreis als bedoeld in artikel 13 de kosten van het trein- of vliegticket van Nederland naar de standplaats en terug overeenkomstig hetgeen is bepaald in de artikelen 6en 7 van de Regeling buitenlandse reizen BZ 2017.

Artikel 15

De civiele expert is zes maanden na aanvang van de uitzending of de verlenging daarvan, verplicht in Nederland een gesprek te voeren met een door de Minister aangewezen psycholoog en een door de Minister aangewezen ambtenaar. De kosten worden overeenkomstig artikel 14, tweede lid, vergoed.

Artikel 16

1. De aanspraak op de in artikelen 10, 11, 12en 13bedoelde voorzieningen gaat in op de dag waarop de civiele expert zijn werkzaamheden op de standplaats begint en eindigt op de dag waarop hij zijn werkzaamheden op de standplaats beëindigt, tenzij in de in die artikelen bedoelde regelingen anders is bepaald.
2. De aanspraak op de in artikelen 10, 11en 12bedoelde voorzieningen gaat in op de dag waarop de LTV zijn werkzaamheden op de standplaats begint en eindigt op de dag waarop hij zijn werkzaamheden op de standplaats beëindigt, tenzij in de in die artikelen bedoelde regelingen anders is bepaald.

Artikel 17

1. De civiele expert en de LTV verrichten hun werkzaamheden onder leiding en toezicht van de ontvangende organisatie. Zij volgen de aanwijzingen of interne regelingen van de ontvangende organisatie op.
2. De civiele expert en de LTV verstrekken de Minister informatie over het eigen welzijn en op hoofdlijnen over hun werkzaamheden bij de ontvangende organisatie. Zij volgen de aanwijzingen en interne regelingen van de Minister voor zover de ontvangende organisatie dat toestaat.
3. Bij een vermoeden dat aanwijzingen of interne regelingen van de ontvangende organisatie ernstig in strijd zijn met het buitenlands beleid van het Koninkrijk, treedt de Minister in overleg met de ontvangende organisatie.

Artikel 18

1. De civiele expert en de LTV melden zich ziek en hersteld bij de ontvangende organisatie, de Minister en, indien van toepassing, de uitlenende organisatie.
2. De perioden van ziekte worden samengeteld indien zij elkaar met een onderbreking van minder dan 4 weken opvolgen.
3. Voor de civiele expert die op grond van artikel 2, eerste lid, onder a, en de LTV die op grond van artikel 2, tweede lid, is uitgezonden, is de Minister tot het einde van de overeenkomst verantwoordelijk voor de bedrijfsgeneeskundige begeleiding.
4. Voor de civiele expert die op grond van artikel 2, eerste lid, onderdeel b, wordt uitgezonden, is de uitlenende organisatie verantwoordelijk voor de verzuimregistratie en de bedrijfsgeneeskundige begeleiding.
5. De civiele expert die op grond van artikel 2, eerste lid, onder a, en de LTV die op grond van artikel 2, tweede lid, is uitgezonden, heeft bij ongeschiktheid tot het verrichten van zijn arbeid wegens ziekte recht op doorbetaling van zijn salaris. De doorbetaling eindigt na maximaal 52 weken en bij het einde van de overeenkomst. Indien de overeenkomst de periode van 52 weken overschrijdt, dan geldt bij voortdurende arbeidsongeschiktheid recht op doorbetaling van 70% van het salaris tot aan het einde van de overeenkomst.

Artikel 19

1. De in artikel 2bedoelde overeenkomst kan schriftelijk door de civiele expert en de LTV tussentijds worden opgezegd.
2. De civiele expert en de LTV nemen een opzeggingstermijn in acht van ten minste één maand tenzij sprake is van een gewichtige reden die een kortere opzegtermijn rechtvaardigt.
3. De civiele expert of de LTV die op grond van artikel 2, eerste lid, onderdeel b, is uitgezonden stelt naast de Minister tevens de uitlenende organisatie zo spoedig mogelijk op de hoogte van zijn tussentijdse opzegging.

Artikel 20

1. De in artikel 2bedoelde overeenkomst kan schriftelijk door de Minister tussentijds worden opgezegd indien:
a. de opgedragen werkzaamheden als voltooid moeten worden beschouwd;
b. gewijzigde politieke, maatschappelijk, projectmatige of andere bijzondere omstandigheden, al dan niet in het gastland, daartoe aanleiding geven;
c. het gebied van uitzending is veranderd in een hoogrisicogebied en de civiele expert en de LTV niet voldoen aan de keuringseisen;
d. de autoriteiten van het gastland of van de ontvangende organisatie op wiens uitnodiging de werkzaamheden worden uitgevoerd, hun goedkeuring aan de inzet van de civiel expert en LTV onthouden of intrekken;
e. de civiel expert of de LTV niet voldoet aan de gestelde functie-eisen.
2. De Minister neemt een opzegtermijn in acht van ten minste één maand tenzij sprake is van ernstig verwijtbaar gedrag van de civiele expert of de LTV dat een kortere opzegtermijn rechtvaardigt.
3. Indien de Minister de overeenkomst met de civiele expert of de LTV kennelijk onredelijk opzegt, is hij verplicht aan de civiele expert of de LTV naar billijkheid een schadevergoeding toe te kennen. De Minister kan niet worden verplicht tot herstel van de overeenkomst. Een rechtsvordering met betrekking tot een schadevergoeding verjaart door verloop van zes maanden na de dag waarop de Minister de overeenkomst heeft opgezegd.
4. De overeenkomst van de civiele expert of de LTV mag niet tussentijds worden opgezegd wegens ziekte of zwangerschap.

Artikel 21

1. Ten aanzien van schade geleden door de civiele expert of de LTV die op basis van een overeenkomst als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a, en artikel 2, tweede lid wordt uitgezonden, is artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboekvan overeenkomstige toepassing.
2. Schade geleden door de civiele expert die op basis van een overeenkomst als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder b, wordt uitgezonden, wordt door de Minister vergoed overeenkomstig het schadevergoedingsrecht zoals dat geldt voor ambtenaren in de sector Rijk.
3. Onverminderd het bepaalde in het eerste en tweede lid is het Besluit uitkering ongevallen van de Minister van 17 februari 1999 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 22

De Minister vergoedt de schade die door de civiele expert of de LTV in de uitoefening van zijn functie aan een derde is toegebracht, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de civiele expert of de LTV dan wel deze schade door een verzekering wordt gedekt of wordt vergoed door de ontvangende organisatie.

Artikel 23

1. De Minister kan naar billijkheid de civiele expert en de LTV kosten vergoeden of een geldelijke tegemoetkoming verlenen.
2. Een declaratie wordt zo spoedig mogelijk ingediend bij de Minister, maar uiterlijk binnen zes maanden nadat de aanspraak op de vergoeding of tegemoetkoming is ontstaan.
3. Indien een declaratie niet of niet volledig binnen de in het eerste lid bedoelde termijn is ingediend, vervalt het recht op de desbetreffende vergoeding of tegemoetkoming.

Artikel 24

De civiele expert en de LTV zijn verplicht de Minister mededeling te doen van alle feiten en omstandigheden die van invloed kunnen zijn op hetgeen hun toekomt op basis van deze regeling.

Artikel 25

De civiele expert en de LTV zijn naar redelijkheid en billijkheid verplicht de kosten die zij maken en waarvoor zij op grond van deze regeling op declaratiebasis een voorziening ontvangen te beperken.

Artikel 26

De Hoofddirecteur Personeel en Organisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken kan ten gunste van de civiele expert en de LTV bepalingen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voorzover toepassing, gelet op het belang dat deze regeling beoogt te dienen, zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 27

1. De uitzending van de KTV vindt plaats op basis van een vrijwilligersovereenkomst.
2. De uitzending duurt maximaal 21 kalenderdagen.

Artikel 28

De KTV heeft voor de duur van de uitzending recht op een onkostenvergoeding overeenkomstig het Reisbesluit buitenland.

Artikel 29

Op de KTV zijn de volgende bepalingen van overeenkomstige toepassing:
artikel 3, eerste lid;
artikel 3, derde lid;
artikel 4, eerste lid, derde lid en vierde lid;
artikel 6, derde lid en vierde lid;
artikel 16;
artikel 17, eerste lid en tweede lid;
artikel 20;
artikel 21;
artikel 22;
artikel 24;
artikel 25;
artikel 26.

Artikel 30

Deze regeling is van toepassing op de civiele expert en de LTV die na inwerkingtreding van deze regeling op grond van artikel 2een overeenkomst heeft gesloten en de civiele expert en de LTV waarvan de arbeidsovereenkomst na inwerkingtreding van deze regeling op grond van artikel 9is verlengd.

Artikel 31

1. De Regeling korte missies 2003 en het Reglement Arbeidsovereenkomst Korte Missies 2003 worden ingetrokken.
2. Op degene met wie voor inwerkingtreding van deze regeling een overeenkomst is gesloten op grond van een in het eerste lid genoemde regeling blijft die regeling van toepassing totdat die overeenkomst eindigt.

Artikel 32

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

Artikel 33

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling civiele experts en verkiezingswaarnemers BZ.