BWBR0038056
Geldig vanaf 2016-06-15
Artikel 6
Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 (RINFIN2016)
1. Het archiefbeherend onderdeel treedt in overleg met het archiefvormend onderdeel over het afsluiten van dossiers.
2. Bij het afsluiten van een dossier wordt gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Het archiefvormende onderdeel is hiervoor verantwoordelijk.
3. Bij het afsluiten van het dossier moeten de metagegevens de waardering van het dossier vermelden, namelijk of de archiefbescheiden in het dossier bestemd zijn voor blijvend bewaren of (op termijn) vernietigen.
4. Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en wanneer de rubricering kan vervallen.
5. Het archiefbeherend onderdeel laat in overeenstemming met het archiefvormend onderdeel in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.
6. Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan de directeur van het archiefvormend onderdeel besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement te verhelpen dat de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier in het geding brengt.
7. Het toevoegen of verwijderen van archiefbescheiden in een afgesloten dossier, is voorbehouden aan het archiefbeherend onderdeel.
2. Bij het afsluiten van een dossier wordt gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Het archiefvormende onderdeel is hiervoor verantwoordelijk.
3. Bij het afsluiten van het dossier moeten de metagegevens de waardering van het dossier vermelden, namelijk of de archiefbescheiden in het dossier bestemd zijn voor blijvend bewaren of (op termijn) vernietigen.
4. Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en wanneer de rubricering kan vervallen.
5. Het archiefbeherend onderdeel laat in overeenstemming met het archiefvormend onderdeel in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.
6. Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan de directeur van het archiefvormend onderdeel besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement te verhelpen dat de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier in het geding brengt.
7. Het toevoegen of verwijderen van archiefbescheiden in een afgesloten dossier, is voorbehouden aan het archiefbeherend onderdeel.