BWBR0038056
Geldig vanaf 2016-06-15
Artikel 3
Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 (RINFIN2016)
1. De minister van Financiën
a. De minister is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995.
b. De minister stelt hiervoor beheersregels vast en draagt zorg voor de publicatie hiervan in de Staatscourant.
2. De secretaris-generaal
a. De secretaris-generaal is namens de minister verantwoordelijk voor de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie en voor de voorwaarden om goed archiefbeheer mogelijk te maken.
b. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer bij het ministerie.
c. De secretaris-generaal mandateert deze verantwoordelijkheid aan afzonderlijke archiefbeheerders.
3. De Chief Information Officer (CIO)
a. Het kerndepartement van het ministerie en de Belastingdienst hebben ieder een eigen Chief Information Officer.
b. De Chief Information Officer van het kerndepartement stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast.
c. De Chief Information Officer van het kerndepartement houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de beheersregels.
d. Chief Information Officer van het kerndepartement coördineert, adviseert en informeert de archiefbeheerder over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie is gediend.
e. De Chief Information Officer van het kerndepartement neemt deel aan het Strategisch Informatie overleg (SIO) met het Nationaal Archief.
4. De archiefbeheerders
a. Voor het ministerie worden hierin onderscheiden: de directeur Bedrijfsvoering voor het kerndepartement en de directeur-generaal voor de Belastingdienst.
b. De archiefbeheerders zijn namens de secretaris-generaal verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem/haar vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving.
c. De archiefbeheerders leggen verantwoording af aan de secretaris-generaal.
d. De archiefbeheerder kerndepartement is verantwoordelijk voor vastgestelde beheersregels voor het archiefbeheer van de onder hem/haar ressorterende archiefvormende onderdelen.
e. Nadere regels, richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het archiefbeheer worden door de archiefbeheerder kerndepartement vastgesteld.
f. Het feitelijke archiefbeheer laat de archiefbeheerder kerndepartement uitvoeren door het onder zijn verantwoordelijkheid vallend archiefbeherend onderdeel; dit kan ook een externe partij zijn die werkt onder een contract of een Dienst Verlenings Overeenkomst (DVO).
5. De archiefvormende onderdelen
a. Archiefvormende onderdelen zijn de binnen het ministerie te onderscheiden dienstonderdelen (directies).
b. Onder archiefvormende onderdelen worden tevens begrepen de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen.
c. Onder archiefvormende onderdelen worden tevens begrepen de zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen waarvan de archieven van voor de verzelfstandiging dan wel privatisering onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen, dan wel publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid (zie bijlage I).
d. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen en/of creëren en bewaren gegevens nodig voor hun activiteiten en handelingen op hun beleidsterrein. Dit zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
e. De archiefvormende onderdelen zijn in deze hoedanigheid als gegevenseigenaar aan te merken.
f. De archiefvormende onderdelen zijn ervoor verantwoordelijk hun archiefbescheiden in beheer over te dragen aan hun archiefbeherend onderdeel in overeenstemming met het bepaalde in deze Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 en de hierover onderling nader gemaakte afspraken.
6. Het archiefbeherende onderdeel (kerndepartement)
a. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor voldoende en geschikte archiefruimte, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.
b. Het archiefbeherend onderdeel heeft tot taak de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren als ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in overeenstemming met het bepaalde in deze Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 en andere van toepassing zijnde regelgeving.
c. Het archiefbeherend onderdeel stelt beheersregels op, onderhoudt deze en zorgt voor de interne verspreiding en voorlichting.
d. Het archiefbeherend onderdeel stelt voor de uitvoering van haar taken zo nodig nadere regels, richtlijnen en procedures op.
e. Het archiefbeherend onderdeel maakt daar waar nodig afspraken met het management van de archiefvormende onderdelen over de uitvoering van het archiefbeheer.
f. Het archiefbeherend onderdeel geeft periodiek aan welke activiteiten en middelen nodig zijn voor het uitvoeren van het archiefbeheer.
g. Het archiefbeherend onderdeel is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat vervreemden, overdragen of overbrengen van archief.
h. Het archiefbeherend onderdeel legt over de uitvoering van haar archiefbeheer verantwoording af aan de archiefbeheerder.
i. Medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben volledige toegang tot de informatie in het documentmanagementsysteem. Gerubriceerde documenten zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van het archiefbeherend onderdeel met een AIVD screening.
7. De medewerker
a. Elke medewerker draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het documentmanagementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan de beheerder van het lopende archief.
b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.
c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
d. Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct z’n leidinggevende op de hoogte en meldt hij dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt ook de BVA (Beveiligingsambtenaar) hiervan verwittigd.
8. De raden, commissies en programma- en/of projectorganisaties
a. De secretarissen van raden, formeel ingestelde commissies en project- en/of programmadirecties beheren hun archief in overleg met het archiefbeherend onderdeel. Zij brengen het archiefbeherend onderdeel op de hoogte van de instelling van de raad, commissie of projectorganisatie, bij voorkeur door middel van een kopie van de instellingsbeschikking.
b. De secretarissen zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, afgesloten archiefbestanddelen overdragen aan het betrokken archiefbeherend onderdeel. Bij opheffing dragen de secretarissen het archief in goede en geordende staat direct over aan het betrokken archiefbeherend onderdeel.
c. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor een projectarchief dat toegankelijk is en alle archiefwaardige projectstukken bevat (o.a. vergaderstukken, projectdocumenten, formele besluitvormingsstukken).
9. De private partijen
a. Externe private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijk voor hun eigen archiefbeheer.
b. Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
c. Het hoofd van de private partij is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat aanleveren van het afgesloten archief aan het archiefbeherend onderdeel.
a. De minister is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995.
b. De minister stelt hiervoor beheersregels vast en draagt zorg voor de publicatie hiervan in de Staatscourant.
2. De secretaris-generaal
a. De secretaris-generaal is namens de minister verantwoordelijk voor de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie en voor de voorwaarden om goed archiefbeheer mogelijk te maken.
b. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer bij het ministerie.
c. De secretaris-generaal mandateert deze verantwoordelijkheid aan afzonderlijke archiefbeheerders.
3. De Chief Information Officer (CIO)
a. Het kerndepartement van het ministerie en de Belastingdienst hebben ieder een eigen Chief Information Officer.
b. De Chief Information Officer van het kerndepartement stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast.
c. De Chief Information Officer van het kerndepartement houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de beheersregels.
d. Chief Information Officer van het kerndepartement coördineert, adviseert en informeert de archiefbeheerder over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie is gediend.
e. De Chief Information Officer van het kerndepartement neemt deel aan het Strategisch Informatie overleg (SIO) met het Nationaal Archief.
4. De archiefbeheerders
a. Voor het ministerie worden hierin onderscheiden: de directeur Bedrijfsvoering voor het kerndepartement en de directeur-generaal voor de Belastingdienst.
b. De archiefbeheerders zijn namens de secretaris-generaal verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem/haar vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving.
c. De archiefbeheerders leggen verantwoording af aan de secretaris-generaal.
d. De archiefbeheerder kerndepartement is verantwoordelijk voor vastgestelde beheersregels voor het archiefbeheer van de onder hem/haar ressorterende archiefvormende onderdelen.
e. Nadere regels, richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het archiefbeheer worden door de archiefbeheerder kerndepartement vastgesteld.
f. Het feitelijke archiefbeheer laat de archiefbeheerder kerndepartement uitvoeren door het onder zijn verantwoordelijkheid vallend archiefbeherend onderdeel; dit kan ook een externe partij zijn die werkt onder een contract of een Dienst Verlenings Overeenkomst (DVO).
5. De archiefvormende onderdelen
a. Archiefvormende onderdelen zijn de binnen het ministerie te onderscheiden dienstonderdelen (directies).
b. Onder archiefvormende onderdelen worden tevens begrepen de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen.
c. Onder archiefvormende onderdelen worden tevens begrepen de zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen waarvan de archieven van voor de verzelfstandiging dan wel privatisering onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen, dan wel publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid (zie bijlage I).
d. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen en/of creëren en bewaren gegevens nodig voor hun activiteiten en handelingen op hun beleidsterrein. Dit zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
e. De archiefvormende onderdelen zijn in deze hoedanigheid als gegevenseigenaar aan te merken.
f. De archiefvormende onderdelen zijn ervoor verantwoordelijk hun archiefbescheiden in beheer over te dragen aan hun archiefbeherend onderdeel in overeenstemming met het bepaalde in deze Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 en de hierover onderling nader gemaakte afspraken.
6. Het archiefbeherende onderdeel (kerndepartement)
a. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor voldoende en geschikte archiefruimte, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.
b. Het archiefbeherend onderdeel heeft tot taak de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren als ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in overeenstemming met het bepaalde in deze Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 en andere van toepassing zijnde regelgeving.
c. Het archiefbeherend onderdeel stelt beheersregels op, onderhoudt deze en zorgt voor de interne verspreiding en voorlichting.
d. Het archiefbeherend onderdeel stelt voor de uitvoering van haar taken zo nodig nadere regels, richtlijnen en procedures op.
e. Het archiefbeherend onderdeel maakt daar waar nodig afspraken met het management van de archiefvormende onderdelen over de uitvoering van het archiefbeheer.
f. Het archiefbeherend onderdeel geeft periodiek aan welke activiteiten en middelen nodig zijn voor het uitvoeren van het archiefbeheer.
g. Het archiefbeherend onderdeel is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat vervreemden, overdragen of overbrengen van archief.
h. Het archiefbeherend onderdeel legt over de uitvoering van haar archiefbeheer verantwoording af aan de archiefbeheerder.
i. Medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben volledige toegang tot de informatie in het documentmanagementsysteem. Gerubriceerde documenten zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van het archiefbeherend onderdeel met een AIVD screening.
7. De medewerker
a. Elke medewerker draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het documentmanagementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan de beheerder van het lopende archief.
b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.
c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
d. Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct z’n leidinggevende op de hoogte en meldt hij dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt ook de BVA (Beveiligingsambtenaar) hiervan verwittigd.
8. De raden, commissies en programma- en/of projectorganisaties
a. De secretarissen van raden, formeel ingestelde commissies en project- en/of programmadirecties beheren hun archief in overleg met het archiefbeherend onderdeel. Zij brengen het archiefbeherend onderdeel op de hoogte van de instelling van de raad, commissie of projectorganisatie, bij voorkeur door middel van een kopie van de instellingsbeschikking.
b. De secretarissen zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, afgesloten archiefbestanddelen overdragen aan het betrokken archiefbeherend onderdeel. Bij opheffing dragen de secretarissen het archief in goede en geordende staat direct over aan het betrokken archiefbeherend onderdeel.
c. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor een projectarchief dat toegankelijk is en alle archiefwaardige projectstukken bevat (o.a. vergaderstukken, projectdocumenten, formele besluitvormingsstukken).
9. De private partijen
a. Externe private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijk voor hun eigen archiefbeheer.
b. Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
c. Het hoofd van de private partij is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat aanleveren van het afgesloten archief aan het archiefbeherend onderdeel.