BWBR0038056
Geldig vanaf 2016-06-15
Artikel 4
Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 (RINFIN2016)
1. De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van nieuwe archiefbescheiden berust bij de behandelend medewerker. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker, op grond van de geldende registratiecriteria, of het archiefbescheiden betreft. Vervolgens registreert hij nieuwe archiefbescheiden door ze in het juiste dossier op te slaan. Het archiefbeherend onderdeel speelt hierbij een faciliterende rol.
2. Bij het opslaan in een dossier krijgen nieuwe documenten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema gebruikt voor het documentmanagementsysteem. De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau, als op dossierniveau. Ieder document krijgt dus zowel documentgebonden metagegevens, als ook metagegevens die bij het betreffende dossier horen. Het archiefbeherend onderdeel speelt hierbij een faciliterende rol.
3. Het archiefbeherend onderdeel stelt dossiers beschikbaar, waarin de medewerkers nieuwe documenten opslaan. Bij aanmaak van deze dossiers legt het archiefbeherend onderdeel in samenspraak met de gegevenseigenaar direct metagegevens van het dossier vast. Eén van deze metagegevens is de waardering, die overeenkomstig de in artikel 13genoemde selectielijst gekoppeld is aan het werkproces waarvan het dossier deel uitmaakt. Een ander metadatagegeven is het al dan niet vertrouwelijk zijn van een dossier.
4. Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor de digitale vervanging en opname in een documentmanagementsysteem van (nieuwe) papieren archiefbescheiden, mits deze documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen. Hierbij volgt het archiefbeherend onderdeel de bepalingen in artikel 14betreffende vervanging.
5. De behandelende archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn. Indien de afdoeningstermijn niet wettelijk is voorgeschreven bepalen de behandelende archiefvormende onderdelen zelf de afdoeningstermijn voor de archiefbescheiden.
2. Bij het opslaan in een dossier krijgen nieuwe documenten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema gebruikt voor het documentmanagementsysteem. De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau, als op dossierniveau. Ieder document krijgt dus zowel documentgebonden metagegevens, als ook metagegevens die bij het betreffende dossier horen. Het archiefbeherend onderdeel speelt hierbij een faciliterende rol.
3. Het archiefbeherend onderdeel stelt dossiers beschikbaar, waarin de medewerkers nieuwe documenten opslaan. Bij aanmaak van deze dossiers legt het archiefbeherend onderdeel in samenspraak met de gegevenseigenaar direct metagegevens van het dossier vast. Eén van deze metagegevens is de waardering, die overeenkomstig de in artikel 13genoemde selectielijst gekoppeld is aan het werkproces waarvan het dossier deel uitmaakt. Een ander metadatagegeven is het al dan niet vertrouwelijk zijn van een dossier.
4. Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor de digitale vervanging en opname in een documentmanagementsysteem van (nieuwe) papieren archiefbescheiden, mits deze documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen. Hierbij volgt het archiefbeherend onderdeel de bepalingen in artikel 14betreffende vervanging.
5. De behandelende archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn. Indien de afdoeningstermijn niet wettelijk is voorgeschreven bepalen de behandelende archiefvormende onderdelen zelf de afdoeningstermijn voor de archiefbescheiden.