BWBR0038056
Geldig vanaf 2016-06-15
Artikel 5
Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 (RINFIN2016)
1. De archiefbeheerder stelt de ordeningsstructuur vast voor het lopende archief, gebaseerd op de taken en werkprocessen van de betreffende directie.
2. Het archiefbeherend onderdeel bewaart de gehanteerde ordeningsstructuur als onderdeel van het betreffende archief. Na eventuele aanpassing van de ordeningsstructuur bewaart de archiefbeheerder de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie.
3. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor de koppeling van de dossiers aan de werkprocessen en voor onderlinge samenhang tussen de dossiers conform de ordeningsstructuur.
4. De medewerkers van een archiefvormend onderdeel voegen in een dossier alle archiefbescheiden samen, die op een zaak betrekking hebben, tenzij de directeur van een archiefvormend onderdeel bepaalt dat dit niet doelmatig is.
5. De directeur van een archiefvormend onderdeel bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. De directeur is in zijn hoedanigheid van gegevenseigenaar ook eindverantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers.
6. De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd, vormt een onverbrekelijke eenheid met de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.
2. Het archiefbeherend onderdeel bewaart de gehanteerde ordeningsstructuur als onderdeel van het betreffende archief. Na eventuele aanpassing van de ordeningsstructuur bewaart de archiefbeheerder de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie.
3. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor de koppeling van de dossiers aan de werkprocessen en voor onderlinge samenhang tussen de dossiers conform de ordeningsstructuur.
4. De medewerkers van een archiefvormend onderdeel voegen in een dossier alle archiefbescheiden samen, die op een zaak betrekking hebben, tenzij de directeur van een archiefvormend onderdeel bepaalt dat dit niet doelmatig is.
5. De directeur van een archiefvormend onderdeel bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. De directeur is in zijn hoedanigheid van gegevenseigenaar ook eindverantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers.
6. De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd, vormt een onverbrekelijke eenheid met de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.