BWBR0036912
Geldig vanaf 2015-08-01
Artikel 23
Regeling documentair informatiemanagement VWS 2015
1. De archiefbeherende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het overbrengen van permanent te bewaren documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel naar het Nationaal Archief. Overbrenging vindt plaats twintig jaar na afsluiting van de documentaire informatie. Het is mogelijk om deze termijn met tien jaar te verlengen. De documentaire informatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht.
2. Het archiefbeherend onderdeel stelt een begeleidend document op, waarin vermeld is op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de overgedragen documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel zijn geregeld.
3. Als permanent te bewaren documentaire informatie is afgesloten en niet meer frequent geraadpleegd wordt, kan het in overleg met het Nationaal Archief eerder worden overgebracht dan de in lid 1 van dit artikel genoemde termijn.
4. Als afgesloten permanent te bewaren documentaire informatie nog frequent geraadpleegd wordt, kan overbrenging naar het Nationaal Archief worden uitgesteld na verkrijging van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap als bedoeld in artikel 13, lid 3, van de Archiefwet.
5. Het archiefvormend onderdeel kan bij de overbrenging van afgesloten documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel, in overleg met het Nationaal Archief, beperkingen stellen aan de openbaarheid van de overgedragen informatie voor een bepaalde periode. Het archiefbeherend onderdeel stelt een besluit over de beperking van de openbaarheid op in samenspraak met het archiefvormend onderdeel en het Nationaal Archief. Dit besluit wordt toegevoegd aan de verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 15, lid 1, van de Archiefweten artikel 10 van het Archiefbesluit.
6. Het archiefbeherend onderdeel stelt een verklaring van overbrenging op, dat ondertekend wordt door het hoofd van het archiefvormend onderdeel of een door hem aangewezen ambtenaar en de directeur van het Nationaal Archief. In de verklaring is opgenomen:
a. een specificatie van de over te brengen documentaire informatie;
b. de wijze waarop de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van de over te brengen documentaire informatie is gewaarborgd;
c. een specificatie van de over te brengen toepassingsprogrammatuur en de bijbehorende documenten om de programmatuur te beheren indien van toepassing;
d. het besluit over de beperkingen van de openbaarheid indien van toepassing.
2. Het archiefbeherend onderdeel stelt een begeleidend document op, waarin vermeld is op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de overgedragen documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel zijn geregeld.
3. Als permanent te bewaren documentaire informatie is afgesloten en niet meer frequent geraadpleegd wordt, kan het in overleg met het Nationaal Archief eerder worden overgebracht dan de in lid 1 van dit artikel genoemde termijn.
4. Als afgesloten permanent te bewaren documentaire informatie nog frequent geraadpleegd wordt, kan overbrenging naar het Nationaal Archief worden uitgesteld na verkrijging van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap als bedoeld in artikel 13, lid 3, van de Archiefwet.
5. Het archiefvormend onderdeel kan bij de overbrenging van afgesloten documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel, in overleg met het Nationaal Archief, beperkingen stellen aan de openbaarheid van de overgedragen informatie voor een bepaalde periode. Het archiefbeherend onderdeel stelt een besluit over de beperking van de openbaarheid op in samenspraak met het archiefvormend onderdeel en het Nationaal Archief. Dit besluit wordt toegevoegd aan de verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 15, lid 1, van de Archiefweten artikel 10 van het Archiefbesluit.
6. Het archiefbeherend onderdeel stelt een verklaring van overbrenging op, dat ondertekend wordt door het hoofd van het archiefvormend onderdeel of een door hem aangewezen ambtenaar en de directeur van het Nationaal Archief. In de verklaring is opgenomen:
a. een specificatie van de over te brengen documentaire informatie;
b. de wijze waarop de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van de over te brengen documentaire informatie is gewaarborgd;
c. een specificatie van de over te brengen toepassingsprogrammatuur en de bijbehorende documenten om de programmatuur te beheren indien van toepassing;
d. het besluit over de beperkingen van de openbaarheid indien van toepassing.