BWBR0031514
Geldig vanaf 2012-04-28
Artikel 23
Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastructuur en Waterstaat
1. Het hoofd van een archiefvormend orgaan draagt er verantwoordelijkheid voor dat de voor permanente bewaring in aanmerking komende records twintig jaar na afsluiting, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar, worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
2. De over te brengen archiefbestanden zijn voorzien van een toegang en een beschrijvende inventaris die voldoen aan de eisen van de archiefbewaarplaats.
3. Afgesloten archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die door de administratie niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, kunnen in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats eerder worden overgebracht.
4. De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde records kan worden opgeschort, echter alleen indien hiertoe een machtiging is verkregen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
5. Bij de overbrenging van records kan het hoofd van een archiefvormend orgaan, in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats, voor een periode beperkingen stellen aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte records.
6. De overbrenging wordt vastgelegd in een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring die ten minste bevat een specificatie van de records en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.
2. De over te brengen archiefbestanden zijn voorzien van een toegang en een beschrijvende inventaris die voldoen aan de eisen van de archiefbewaarplaats.
3. Afgesloten archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die door de administratie niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, kunnen in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats eerder worden overgebracht.
4. De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde records kan worden opgeschort, echter alleen indien hiertoe een machtiging is verkregen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
5. Bij de overbrenging van records kan het hoofd van een archiefvormend orgaan, in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats, voor een periode beperkingen stellen aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte records.
6. De overbrenging wordt vastgelegd in een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring die ten minste bevat een specificatie van de records en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.