Artikel 12

1. Het hoofd van een archiefvormend orgaan kan alleen besluiten over te gaan tot vervanging van records door reproducties, indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen records voorkomende gegevens.
2. Voor vervanging van permanent te bewaren records is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.
3. De vervanging van permanent te bewaren records en routinematige digitale vervanging naar digitale gegevensdragers, dienen te voldoen aan de eisen zoals gesteld in de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden.
4. Een machtiging tot vervanging behelst tevens een machtiging tot vernietiging van de originele records.
5. Bij het nemen van een besluit tot vervanging houdt het hoofd van een archiefvormend orgaan rekening met:
a) de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
b) de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c) de waarde van de records als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
d) het belang van de in de records voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Zowel in de aanvraag van de machtiging tot vervanging als in de bekendmaking van het besluit geeft het hoofd van een archiefvormend orgaan aan op welke wijze met a tot en met d rekening is gehouden.
6. Van de vervanging van records wordt een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen records bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.
7. In de in artikel 8, tweede lid, van de beheersregeling genoemde inventaris wordt de datum van de vervanging van de betreffende records vermeld.