Artikel 5

1. Onverminderd de overige in deze regeling genoemde taken van de beheerder, is de beheerder belast met het beheer van de archiefbescheiden die tot het werkterrein van zijn organisatieonderdeel behoren.
2. Tot het in het eerste lid bedoelde beheer behoort in elk geval:
a. het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van de archiefbescheiden;
b. het bewaken van de duurzaamheid van de archiefbescheiden;
c. de overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats, tenzij het archiefbescheiden betreft waarvoor aan het bestuur van de Dienst machtiging is verleend de overbrenging op te schorten;
d. het opstellen en ondertekenen van een verklaring van conversie of migratie als bedoeld in artikel 25, tweede lid, van de Archiefregeling. De verklaring wordt blijvend bewaard door de Dienst.
3. De beheerder draagt, met inachtneming van de beslissingen die het bestuur van de Dienst op grond van artikel 8 zo nodig heeft genomen ter beveiliging van informatie tegen onbevoegde kennisneming, zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het bestuur van de Dienst slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. De beheerder bepaalt tenminste eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in de eerste zin kan het bestuur van de Dienst voorwaarden verbinden.
4. De beheerder kan aan het bestuur van de Dienst voorstellen doen tot wijziging van:
a. de selectielijst,
b. deze regeling
5. De beheerder draagt er zorg voor:
a. dat ten aanzien van de binnen zijn organisatieonderdeel berustende archiefbescheiden de zorg voor de bewaring en de ordening ervan plaatsvindt overeenkomstig de in artikel 7, eerste lid, bedoelde richtlijnen;
b. dat het bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden die bestemd zijn om blijvend te worden bewaard, gebruik wordt gemaakt van materialen die voldoen aan de bij of krachtens de wet voorgeschreven producteisen;
c. dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op personeel, binnen zijn organisatieonderdeel gescheiden van de andere archiefbescheiden worden bewaard en dat zij slechts toegankelijk zijn voor medewerkers belast met personeelszaken en voor functionarissen voor wie dat uit hoofde van hun taak of functie noodzakelijk is;
d. dat bij het bewaren, wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.