Artikel 12

1. Het bestuur van de Dienst neemt de besluiten tot vervanging en publiceert deze in de Staatscourant.
2. Het bestuur draagt zorg dat de vervanging alleen plaatsvindt, indien de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
3. Ten aanzien van blijvend te bewaren archiefbescheiden kan alleen tot vervanging worden overgegaan na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
4. De vervanging geschiedt onder regie van de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel.
5. Van de vervanging wordt een verklaring opgesteld die wordt ondertekend door het bestuur van de Dienst. De verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden, geeft aan de redenen van de vervanging en geeft aan op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt in afschrift toegezonden aan de beheerders.