Regeling archiefbeheer Kadaster

In deze regeling wordt verstaan onder:
a. wet:Archiefwet 1995;
b. de Dienst: de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, bedoeld in artikel 2 van de Organisatiewet Kadaster;
c. archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door de Dienst en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
d. archiefbeheer: feitelijke werkzaamheden om de archiefbescheiden van de Dienst in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, met toepassing van de daarvoor geldende NEN-ISO standaard, en de daarbij ondersteunende standaarden en richtlijnen;
e. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 van de wet, zijnde archiefwaardige informatie en nader gespecificeerd in de ordeningsstructuur, bedoeld in artikel 3, derde lid;
f. beheerder: directeur of hoofd van een organisatieonderdeel, dan wel domeineigenaar;
g. documentatie: documenten en records die door zijn nauwe verbondenheid met het archiefstuk, onderdeel is van archiefbescheiden;
h. domeineigenaar: persoon die verantwoordelijk is voor een werkproces;
i. organisatieonderdeel: een onderdeel van de Dienst, bedoeld in artikel 1, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014;
j. raadpleging: beschikbaarstelling van archiefbescheiden voor inzage;
k. Recordsmanager: degene die namens het bestuur van de Dienst belast is met de uitvoering van het archiefbeheer;
l. selectielijst: document waarin voor de Dienst is omschreven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen;
m. terbeschikkingstelling: in tijdelijk gebruik geven van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel;
n. uitlening: tijdelijk in gebruik geven van archiefbescheiden aan medeoverheden;
o. vervanging: vervangen van archiefbescheiden door reproducties, waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd;
p. vervreemding: overdracht van de zorgplicht aan een andere organisatie als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995;
q. werkproces: uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door de Dienst worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om onder de Dienst te berusten.

Deze regeling is van toepassing op archiefbescheiden van de Dienst, onverminderd hetgeen bij of krachtens de Kadasterwet of een andere wet is bepaald ten aanzien van in deze regeling geregelde onderwerpen.

1. Het bestuur van de Dienst, dat op grond van artikel 41, eerste lid, onder a, van de wet zorgdrager voor de archiefbescheiden van de Dienst is, is binnen de Dienst eindverantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden.
2. Het bestuur van de Dienst draagt zorg voor:
a. het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten die voldoen aan de wettelijke vereisten;
b. voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden;
c. het op zodanige wijze plaatsvinden van de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd.
3. Het bestuur van de Dienst stelt een ordeningsstructuur vast om de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden te waarborgen. Deze ordeningsstructuur is gebaseerd op de werkprocessen van de Dienst.

1. Onverminderd de overige in deze regeling genoemde taken van de Recordsmanager, is deze in ieder geval belast met:
a. de voorbereiding van het beleid en regelingen voor het archiefbeheer;
b. het voeren van overleg met de beheerders over de gang van zaken rondom het archiefbeheer;
c. het voorzien in het bijbrengen van benodigde kennis en het geven van instructies aan de beheerders ter bevordering van de juiste en volledige uitvoering van het beleid en regelingen inzake het archiefbeheer;
d. het adviseren en ondersteunen van de organisatieonderdelen omtrent het archiefbeheer;
e. het professionaliseren van medewerkers met het doen uitvoeren van archieftaken;
f. het opstellen en onderhouden van een ordeningsstructuur, bedoeld in artikel 3, derde lid.
2. De Recordsmanager onderhoudt contacten en voert overleg met het Nationaal Archief, Regionale Historische Centra en de Rijksarchiefinspectie.

1. Onverminderd de overige in deze regeling genoemde taken van de beheerder, is de beheerder belast met het beheer van de archiefbescheiden die tot het werkterrein van zijn organisatieonderdeel behoren.
2. Tot het in het eerste lid bedoelde beheer behoort in elk geval:
a. het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van de archiefbescheiden;
b. het bewaken van de duurzaamheid van de archiefbescheiden;
c. de overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats, tenzij het archiefbescheiden betreft waarvoor aan het bestuur van de Dienst machtiging is verleend de overbrenging op te schorten;
d. het opstellen en ondertekenen van een verklaring van conversie of migratie als bedoeld in artikel 25, tweede lid, van de Archiefregeling. De verklaring wordt blijvend bewaard door de Dienst.
3. De beheerder draagt, met inachtneming van de beslissingen die het bestuur van de Dienst op grond van artikel 8 zo nodig heeft genomen ter beveiliging van informatie tegen onbevoegde kennisneming, zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het bestuur van de Dienst slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. De beheerder bepaalt tenminste eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in de eerste zin kan het bestuur van de Dienst voorwaarden verbinden.
4. De beheerder kan aan het bestuur van de Dienst voorstellen doen tot wijziging van:
a. de selectielijst,
b. deze regeling
5. De beheerder draagt er zorg voor:
a. dat ten aanzien van de binnen zijn organisatieonderdeel berustende archiefbescheiden de zorg voor de bewaring en de ordening ervan plaatsvindt overeenkomstig de in artikel 7, eerste lid, bedoelde richtlijnen;
b. dat het bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden die bestemd zijn om blijvend te worden bewaard, gebruik wordt gemaakt van materialen die voldoen aan de bij of krachtens de wet voorgeschreven producteisen;
c. dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op personeel, binnen zijn organisatieonderdeel gescheiden van de andere archiefbescheiden worden bewaard en dat zij slechts toegankelijk zijn voor medewerkers belast met personeelszaken en voor functionarissen voor wie dat uit hoofde van hun taak of functie noodzakelijk is;
d. dat bij het bewaren, wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Het bestuur van de Dienst stelt een procedure vast voor de registratie van archiefbescheiden en de bewaking van afdoeningstermijnen in een archiefsysteem.

1. Het bestuur van de Dienst stelt richtlijnen vast voor de bewaring en de ordening van archiefbescheiden in een archiefsysteem volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Deze richtlijnen waarborgen de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat:
a. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van een onderwerp dat in het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender, dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven, hetzij aan de hand van het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregistreerd;
b. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is;
c. de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden maken onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.
2. Het overzicht van blijvend te bewaren archiefbestanddelen is ingericht volgens de door het bestuur van de Dienst vastgestelde ordeningsstructuur.

Het bestuur van de Dienst draagt zorg voor een adequate informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor, gezien hun aard en status, niet in aanmerking komen.

1. Raadpleging en terbeschikkingstelling binnen een organisatieonderdeel is uitsluitend toegestaan aan medewerkers die zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid en kan door andere medewerkers van dat organisatieonderdeel slechts plaatsvinden na verkregen toestemming van de beheerder.
2. De beheerder beslist op een verzoek van een ander organisatieonderdeel tot raadpleging of terbeschikkingstelling van onder zijn beheer staande archiefbescheiden. Het nemen van de beslissing geschiedt met inachtneming van de wettelijke voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens en inzake de openbaarheid van bestuur, alsmede met inachtneming van toepassing zijnde regelingen, richtlijnen en aanwijzingen van het bestuur van de Dienst.
3. De beheerder houdt bij welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel ter beschikking zijn gesteld en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging ervan. Van de terbeschikkingstelling wordt een verklaring opgemaakt.
4. Bij het beslissen op een verzoek om terbeschikkingstelling gaat de beheerder steeds na of het mogelijk is aan het verzoek te voldoen door een kopie van de gevraagde archiefbescheiden te verstrekken. Indien dat mogelijk is, verstrekt de beheerder een kopie van het desbetreffende archiefbescheiden in plaats van het origineel.
5. Bij het verstrekken van een kopie is het derde lid niet van toepassing, tenzij de beheerder, gelet op de aard en inhoud van een archiefbescheiden, anders beslist.
6. Overdracht van archiefbescheiden en de verantwoordelijkheid hiervoor aan een ander organisatieonderdeel is slechts toegestaan:
a. in verband met de overgang van personeel van een organisatieonderdeel naar een ander organisatieonderdeel;
b. ter uitvoering van een besluit tot wijziging van de taak of kring van kantoren van de Dienst;
c. ingeval een aangelegenheid door een ander organisatieonderdeel dient te worden behandeld.
7. De beheerder van het overdragende organisatieonderdeel is, ingeval het gaat om overdrachten als bedoeld in het zesde lid, onderdelen a en b, verantwoordelijk voor het opmaken van een verklaring van overdracht van archiefbescheiden aan het andere organisatieonderdeel. De verklaring wordt in tweevoud opgemaakt en door de betrokken beheerders ondertekend. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere bij het ontvangende organisatieonderdeel.

1. Het bestuur van de Dienst beslist over verzoeken tot uitlening aan of raadpleging door derden. Artikel 9, tweede lid, tweede zin, en derde lid, is van overeenkomstige toepassing.
2. Van de uitlening wordt een verklaring in tweevoud opgemaakt, die een specificatie van de uitgeleende archiefbescheiden bevat. Deze specificatie bevat in elk geval een beschrijving van de archiefbescheiden en de periodes waarin zij zijn ontstaan. Tevens wordt in deze verklaring bepaald voor welk tijdvak de archiefbescheiden worden uitgeleend en onder welke voorwaarden, waaronder die ten aanzien van de beheerskosten voor de uitgeleende archiefbescheiden. De verklaring wordt opgesteld door de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere wordt na ondertekening ter hand gesteld aan de betrokken derde.
3. Artikel 9, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.
4. Met uitzondering van de raadplegingen, bedoeld in de artikelen 99 tot en met 107 van de Kadasterwet, wordt, ingeval een verzoek tot raadpleging als bedoeld in het eerste lid wordt toegewezen, daarvan een verklaring in tweevoud opgemaakt, die een specificatie bevat van de te raadplegen archiefbescheiden en de aan de raadpleging gestelde voorwaarden. De verklaring wordt opgesteld door de beheerder. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard bij het overdragende organisatieonderdeel en het andere wordt na ondertekening ter hand gesteld aan de betrokken derde.

1. Het bestuur van de Dienst beslist, op grond van een gezamenlijk advies van de Recordsmanager en de desbetreffende beheerder, over vervreemding en plaatst het besluit hierover in de Staatscourant.
2. Van een vervreemding wordt door de desbetreffende beheerder een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat en aangeeft op grond van welk wettelijk voorschrift dan wel machtiging als bedoeld in het derde lid de vervreemding is geschied. Tevens wordt in de verklaring aangegeven op welke wijze de vervreemding heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt ondertekend door het bestuur van de Dienst. Verklaringen van vervreemding worden blijvend bewaard door de Dienst.
3. Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij de vervreemding plaatsvindt ter uitvoering van een wetsbepaling.

1. Het bestuur van de Dienst neemt de besluiten tot vervanging en publiceert deze in de Staatscourant.
2. Het bestuur draagt zorg dat de vervanging alleen plaatsvindt, indien de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
3. Ten aanzien van blijvend te bewaren archiefbescheiden kan alleen tot vervanging worden overgegaan na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
4. De vervanging geschiedt onder regie van de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel.
5. Van de vervanging wordt een verklaring opgesteld die wordt ondertekend door het bestuur van de Dienst. De verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden, geeft aan de redenen van de vervanging en geeft aan op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt in afschrift toegezonden aan de beheerders.

1. De Recordsmanager is belast met het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten, het voorleggen ervan aan het bestuur van de Dienst en het ter vaststelling aanbieden aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Bij het ontwerpen van een selectielijst wordt rekening gehouden met de bij of krachtens de Algemene verordening gegevensbescherming gegeven bepalingen omtrent de bewaring en vernietiging van archiefbescheiden die persoonsgegevens bevatten.
2. De Recordsmanager betrekt bij het ontwerpen en onderhouden van een selectielijst de medewerker deskundig en werkzaam op beleidsterreinen ten aanzien waarvan de selectielijst of onderdelen ervan wordt ontworpen of onderhouden.
3. Een keer per jaar vindt er onderhoud van de selectielijsten plaats. Onderhoud van de selectielijst vindt tevens plaats in geval van een ingrijpende reorganisatie, daaronder begrepen de opheffing van een organisatieonderdeel, alsmede in geval van privatisering of gehele of gedeeltelijke beëindiging van de verzelfstandiging van de Dienst.
4. De beheerder is belast met de uitvoering van de selectielijst, het (laten) uitvoeren van de vernietiging van archiefbescheiden en het opstellen van een verklaring van vernietiging.
5. De vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vindt ten minste eenmaal per jaar plaats.
6. Van de vernietiging wordt een verklaring opgemaakt waarin duidelijk wordt aangegeven welke archiefbescheiden zijn vernietigd en op grond van welke bepalingen van de selectielijst de vernietiging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt ondertekend door de desbetreffende beheerder. De verklaring wordt blijvend bewaard door het desbetreffende organisatieonderdeel.
7. De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant dient te staan voor een juiste vernietiging van de archiefbescheiden.
8. De Recordsmanager is belast met de controle op de uitvoering van selectielijsten en ziet er op toe dat selectie en vernietiging van archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst geschiedt.

Vervallen

1. De beheerder is belast met het overbrengen van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.
2. De beheerder draagt er zorg voor dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de normen voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden.
3. Van de overbrenging wordt in tweevoud een verklaring opgemaakt die ten minste een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. De verklaring van overbrenging wordt ondertekend door de beheerder en door de directeur van de desbetreffende archiefbewaarplaats. Van deze verklaring wordt een exemplaar blijvend bewaard door het desbetreffende organisatieonderdeel en het andere exemplaar wordt ter hand gesteld aan de directeur van de desbetreffende bewaarplaats.
4. De overbrenging vindt plaats in perioden, maar in principe niet later dan tien jaar nadat de archiefbescheiden twintig jaar zijn afgesloten, tenzij de Dienst machtiging is verleend tot opschorting van de overbrenging.
5. De daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden kunnen in overleg met de Recordsmanager, en de beheerder van een archiefbewaarplaats, vervroegd worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
6. Ter voorbereiding op de overbrenging gaat de beheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel na of uit enig wettelijk voorschrift beperkingen met betrekking tot de openbaarheid voortvloeien.

Vervallen

1. De beheerder is, in geval van verhuizing van het desbetreffende organisatieonderdeel, verantwoordelijk voor het verhuizen van het archief.
2. Bij het verhuizen van het archief wordt de daarvoor door het bestuur van de Dienst vastgestelde procedure gevolgd, beschreven in de ordeningsstructuur, bedoeld in artikel 3, derde lid.

1. De beheerder draagt er zorg voor dat vervoer van archiefbescheiden plaatsvindt met inachtneming van de door het bestuur van de Dienst daartoe zonodig vastgestelde richtlijnen.
2. De beheerder draagt er zorg voor dat, ingeval archiefbescheiden tijdelijk bij een derde worden geplaatst, deze derde voldoende maatregelen neemt en voldoende waarborgen biedt dat de bij hem geplaatste archiefbescheiden worden bewaard overeenkomstig hetgeen daaromtrent is bepaald bij of krachtens de wet. De in de eerste zin bedoelde verplichtingen van die derde worden schriftelijk vastgelegd in een overeenkomst.

In geval van een reorganisatie is de beheerder belast met het afsluiten van het archief en het aanvangen van een nieuw te vormen archief in de nieuwe organisatie.

1. Het bestuur van de Dienst draagt er zorg voor dat bij ieder organisatieonderdeel periodiek een audit op de toereikendheid van het archiefbeheer wordt uitgevoerd. Het bestuur van de Dienst stelt dit in het auditjaarplan vast.
2. De beheerder verleent alle medewerking aan de uitvoering van de audit.
3. Naar aanleiding van een audit wordt een rapportage opgesteld. De rapportage geeft een duidelijk overzicht van de wijze waarop de archieftaken worden uitgevoerd, signaleert problemen en bevat eventueel adviezen. De rapportage wordt door het bestuur van de Dienst vastgesteld na overleg met betrokken partijen.
4. De door het bestuur van de Dienst vastgestelde rapportages worden, op verzoek, toegezonden aan de rijksarchiefinspectie.
5. De beheerder is verplicht om alle benodigde medewerking te verlenen aan onderzoeken en inspecties, zowel vooraf aangekondigde als onaangekondigde, van de rijksarchiefinspectie.

1. Het bestuur van de Dienst stelt een calamiteitenplan vast waarin wordt aangegeven hoe te handelen in geval van calamiteiten zoals brand, instorting, wateroverlast of explosie.
2. De Recordsmanager draagt, in samenspraak met het bestuur van de Dienst, er zorg voor dat, ingeval calamiteiten dit noodzakelijk maken, de desbetreffende archiefbescheiden onmiddellijk worden overgebracht naar veilige locaties. De Recordsmanager stelt de rijksarchiefinspectie van een zodanige overbrenging onverwijld op de hoogte.
3. Indien een opgetreden calamiteit gevaar heeft opgeleverd voor archiefbescheiden, stelt de Recordsmanager de rijksarchiefinspectie hiervan op de hoogte.
4. Het bestuur van de Dienst stelt, ingeval de Minister-President regels als bedoeld in artikel 9, tweede lid, van de wet heeft gesteld, ter uitvoering van die regels zo nodig een instructie vast over de wijze waarop en de voorwaarden waaronder in geval van oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden, noodvernietiging van archiefbescheiden plaatsvindt. Deze instructie betreft zowel archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, als ook archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De Recordsmanager stelt de rijksarchiefinspectie onverwijld op de hoogte van een noodvernietiging.

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling archiefbeheer Kadaster.

Vervallen

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.