BWBR0005473
Geldig vanaf 1992-05-01
Artikel 14
Algemene aanwijzingen aangelegenheden ministerraad en onderraden
Voor de behandeling van de notulen en andere stukken van de ministerraad (en onderraden) die op basis van de aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst 1989 zijn gerubriceerd, gelden de daarin opgenomen bepalingen. 1Het besluit betreffende de ‘Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst’ (gepubliceerd in de Staatscourant van 6 februari 1989) is met ingang van 1 maart 1989 in werking getreden. Op basis van artikel 3 van het besluit moeten de in de aanwijzingen voorziene beveiligingsmaatregelen binnen 3 jaar na de inwerkingtreding worden gerealiseerd. Het beveiligingsvoorschrift II 1961 is ingetrokken.Bij verzending worden zij voorzien van een ontvangstmeldingskaart en verpakt in een dubbele enveloppe. De rubricering mag slechts op de binnenste enveloppe worden aangebracht.
Voor de verspreiding van de notulen wordt bij het secretariaat van de ministerraad een verzendlijst opgemaakt en aangehouden. Een zelfde verplichting geldt ten aanzien van de secretariaten van de onderraden. Per departement heeft alleen de minister permanent een exemplaar van de besluitenlijsten en notulen van de ministerraad en onderraden in bezit. De exemplaren van de staatssecretarissen moeten na een bepaalde tijd (ca. 1 jaar) aan het secretariaat van de ministerraad worden teruggezonden.
Overeenkomstig de aanwijzingen voor de beveiliging worden de overtollige exemplaren vernietigd. Ook hiervoor is het secretariaat ministerraad verantwoordelijk. De departementen kunnen ook zelf de overtollige exemplaren vernietigen: in dat geval moet een procesverbaal van vernietiging in tweevoud aan het secretariaat van de ministerraad worden toegestuurd.
De officiële exemplaren van de notulen worden evenals de daarbij behorende ministerraadsstukken in het archief van de ministerraad bewaard en na 20 jaar overgedragen aan de algemeen rijksarchivaris.
Onder geen beding mogen notulen van de ministerraad en onderraden die zich op de departementen bevinden aan derden ter inzage worden gegeven. Die bevoegdheid is bij uitsluiting toegekend aan de secretaris van de ministerraad en de algemeen rijksarchivaris (zie de Aanwijzingen ten behoeve van archiefbeheerders, gepubliceerd in de Staatscourant van 12 maart 1973). Evenmin mogen notulen van de raad en onderraden of passages daaruit worden gevoegd bij dossiers die in het gewone departementale archief worden opgeborgen (zie ook paragraaf 16)
Voor de verspreiding van de notulen wordt bij het secretariaat van de ministerraad een verzendlijst opgemaakt en aangehouden. Een zelfde verplichting geldt ten aanzien van de secretariaten van de onderraden. Per departement heeft alleen de minister permanent een exemplaar van de besluitenlijsten en notulen van de ministerraad en onderraden in bezit. De exemplaren van de staatssecretarissen moeten na een bepaalde tijd (ca. 1 jaar) aan het secretariaat van de ministerraad worden teruggezonden.
Overeenkomstig de aanwijzingen voor de beveiliging worden de overtollige exemplaren vernietigd. Ook hiervoor is het secretariaat ministerraad verantwoordelijk. De departementen kunnen ook zelf de overtollige exemplaren vernietigen: in dat geval moet een procesverbaal van vernietiging in tweevoud aan het secretariaat van de ministerraad worden toegestuurd.
De officiële exemplaren van de notulen worden evenals de daarbij behorende ministerraadsstukken in het archief van de ministerraad bewaard en na 20 jaar overgedragen aan de algemeen rijksarchivaris.
Onder geen beding mogen notulen van de ministerraad en onderraden die zich op de departementen bevinden aan derden ter inzage worden gegeven. Die bevoegdheid is bij uitsluiting toegekend aan de secretaris van de ministerraad en de algemeen rijksarchivaris (zie de Aanwijzingen ten behoeve van archiefbeheerders, gepubliceerd in de Staatscourant van 12 maart 1973). Evenmin mogen notulen van de raad en onderraden of passages daaruit worden gevoegd bij dossiers die in het gewone departementale archief worden opgeborgen (zie ook paragraaf 16)