Artikel 31

De vergaderingen van de Raad van Toezicht, ongeacht hun aard, alsmede de in deze vergaderingen aangenomen besluiten, worden vastgelegd in een notulenboek, in de Spaanse en de Engelse taal.
Bij de opstelling van de notulen dienen de volgende regels in acht te worden genomen:
a. in de notulen van elke vergadering dienen de plaats, de datum en het tijdstip van de vergadering, de naam van de aanwezige personen, de agenda, de onderwerpen waarover wordt beraadslaagd en de aangenomen besluiten, met in alle gevallen de aanduiding van de uitslag van de stemming, te worden vermeld;
b. de deelnemende leden kunnen verzoeken dat in de notulen de strekking van de meningen en de uitgebrachte stemmen wordt vermeld;
c. de Secretaris verstrekt aan de leden die aan de vergadering hebben deelgenomen, binnen 60 dagen nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, een eerste versie van de desbetreffende notulen. Voor de leden die hebben deelgenomen geldt op hun beurt een termijn van 30 dagen om hun opmerkingen en commentaar schriftelijk aan de Secretaris te doen toekomen;
d. zodra de Secretaris de opmerkingen en het commentaar heeft verwerkt, stelt hij de definitieve versie van de notulen op, die wordt ondertekend door de Voorzitter en de Vice-voorzitter van de Raad. Het definitieve concept van de notulen wordt verspreid onder alle leden van de Raad van Toezicht, met inbegrip van die welke niet aan de vergadering hebben deelgenomen;
e. tijdens de volgende vergadering van de Raad van Toezicht wordt het genoemde ontwerp ter goedkeuring aan de Raad voorgelegd.