Artikel 12

1. Het toelatingsonderzoek vindt plaats aan de hand van de geldende certificatievoorwaarden, en omvat tenminste:
− beoordeling van de activiteiten;
− beoordeling van het kwaliteitsplan en de daarmee verband houdende administratie;
− beoordeling van de klachtenprocedure.
2. Zo nodig vindt beoordeling plaats van nadere eisen met betrekking tot:
− het (ontwerp van het) product;
− monstername en analyse;
− overige procedures.
3. De exploitant verleent de noodzakelijke medewerking aan het toelatingsonderzoek door:
− inspecteurs toe te laten tot alle bedrijfsonderdelen;
− inzage te verschaffen in de volledige administratie;
− inzage te verschaffen in het volledige klachtenregister;
− monsters en voor de beoordeling relevante gegevens, kosteloos ter beschikking te stellen.
4. Bij de beoordeling van de activiteiten wordt nagegaan of de exploitant in staat is om producten voort te brengen die voldoen. Als referentie voor de beoordeling van de activiteiten kan een soortgelijk proces worden beoordeeld. De beoordeling omvat tenminste:
− de hoedanigheid, oorsprong en herkomst van grondstoffen, ingrediënten, hulpstoffen, halfproducten en eindproducten;
− de toepassing van de principes van de biologische productiemethoden;
− het intern transport en de opslag.
5. De beoordeling van het kwaliteitsplan omvat in ieder geval:
− de aanwezigheid in de organisatiestructuur van een functionaris die belast is met het beheer van het kwaliteitsplan;
− de aanwezigheid en het functioneren van het kwaliteitsplan; dit plan moet voldoende zekerheid bieden dat producten en/of activiteiten bij voortduring voldoen aan de eisen en dat dit aan de hand van interne controleresultaten en de daarover bijgehouden administratie door de exploitant kan worden aangetoond.
6. Bij beoordeling van de klachtenregistratie wordt nagegaan of de exploitant:
− een registratie bijhoudt van alle klachten over de door hem in de handel gebrachte gecertificeerde producten;
− geëigende maatregelen neemt in verband met dergelijke klachten;
− de getroffen maatregelen naar aanleiding van klachten vastlegt.
7. Zo nodig toetst Skal ook de aanwezigheid en het functioneren van andere relevante procedures.
8. Bij de beoordeling van het (ontwerp van het) product wordt nagegaan of het product of de (beoogde) samenstelling van het product voldoet aan de gestelde eisen.
9. Indien monstername en analyse vereist is, zal Skal monsters nemen bij de exploitant en deze (laten) analyseren aan de hand van de gestelde eisen.
10. Wanneer de exploitant niet de feitelijke producent is van de te registreren producten, zal Skal de overeenkomst tussen de exploitant en de producent beoordelen aan de hand van de eisen in artikel 6 van dit reglement. De feitelijke producent moet ook onder controle staan van Skal of in het geval van productie buiten Nederland een andere voor biologische productie bevoegde autoriteit en/of controle autoriteit en/of controlerende instantie.
11. Degene die het toelatingsonderzoek heeft uitgevoerd legt zijn bevindingen vast in een rapport. Dit rapport wordt digitaal verwerkt en de exploitant krijgt deze per mail toegestuurd.