Besluit toezicht trustkantoren 2018

Artikel 1

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
integere bedrijfsvoering: een zodanige sturing van de organisatie van het trustkantoor en inrichting van de processen van en met betrekking tot het trustkantoor dat integriteitrisico’s worden beheerst;
wet:Wet toezicht trustkantoren 2018.

Artikel 2

In aanvulling op artikel 1, eerste lid, van de wetwordt als trustdienst aangewezen het zijn van gevolmachtigde of anderszins rechtsgeldig vertegenwoordiger die algemene bestuurshandelingen kan verrichten voor een rechtspersoon of vennootschap in opdracht van een natuurlijke persoon, rechtspersoon, of vennootschap die niet tot dezelfde groep behoort als de gevolmachtigde of vertegenwoordiger.

Artikel 3

Artikel 27 van de wetis van overeenkomstige toepassing op het cliëntenonderzoek bij de trustdienst, bedoeld in artikel 2.

Artikel 4

De Nederlandsche Bank stelt vast of de betrouwbaarheid van een persoon als bedoeld in artikel 10, tweede lid, van de wetbuiten twijfel staat op basis van diens voornemens, handelingen en antecedenten.

Artikel 5

De Nederlandsche Bank neemt bij de vaststelling, bedoeld in artikel 4, in ieder geval in aanmerking:
a. de in de onderdelen 1 en 2 van de bijlage genoemde strafrechtelijke antecedenten;
b. de in onderdeel 3 van de bijlage genoemde financiële antecedenten;
c. de in onderdeel 4 van de bijlage genoemde toezichtantecedenten;
d. de in onderdeel 5 van de bijlage genoemde fiscaal bestuursrechtelijke antecedenten; en
e. de in onderdeel 6 van de bijlage genoemde overige antecedenten.

Artikel 6

1. De Nederlandsche Bank verkrijgt inzicht in de in artikel 4bedoelde voornemens, handelingen en antecedenten op grond van:
a. door betrokkene verstrekte gegevens en inlichtingen;
b. door de Landelijke Officier van Justitie verstrekte politiegegevens;
c. gegevens uit de registratie, bedoeld in artikel 1, onderdeel b, van de Wet controle op rechtspersonen;
d. gegevens en inlichtingen, verkregen van de Belastingdienst;
e. gegevens en inlichtingen, verkregen van Nederlandse of buitenlandse overheidsinstanties dan wel van Nederlandse of buitenlandse van overheidswege aangewezen instanties die belast zijn met het toezicht op financiële markten of op personen die op die markten werkzaam zijn;
f. ambtsberichten van het Openbaar Ministerie;
g. inlichtingen, verkregen van door betrokkene opgegeven referenties;
h. gegevens uit openbare bronnen;
i. inlichtingen, verkregen van curatoren of bewindvoerders met betrekking tot faillissementen, surseances, schuldsaneringen, bewindvoeringen of noodregelingen waarbij de in artikel 4 bedoelde persoon betrokken is geweest;
j. inlichtingen, verkregen van organisaties van huidige of voormalige beroepsgenoten van betrokkene; of
k. gegevens en inlichtingen, verkregen uit andere bij ministeriële regeling aan te wijzen bronnen.
2. Indien de gegevens of inlichtingen, verkregen overeenkomstig het eerste lid, de Nederlandsche Bank aanleiding geven tot nader onderzoek, kan de Nederlandsche Bank ook inlichtingen inwinnen en gegevens opvragen bij andere personen of instanties dan genoemd in dat lid. De Nederlandsche Bank stelt de betrokkene in dat geval vooraf schriftelijk in kennis van:
a. de reden van het nadere onderzoek;
b. de personen of instanties bij wie nadere gegevens of inlichtingen zullen worden ingewonnen; en
c. de aard van de nadere gegevens of inlichtingen.

Artikel 7

1. De betrouwbaarheid van de betrokkene staat niet buiten twijfel indien:
a. deze onherroepelijk veroordeeld is terzake van een misdrijf, genoemd in onderdeel 1 van de bijlage, waarbij sinds het onherroepelijk worden van de uitspraak minder dan acht jaren zijn verstreken;
b. deze veroordeeld is terzake van een misdrijf, genoemd in onderdeel 1 van de bijlage, waarbij de uitspraak nog niet onherroepelijk is of waarbij sinds het onherroepelijk worden van de uitspraak acht of meer jaren zijn verstreken;
c. deze veroordeeld is terzake van een overtreding van artikel 69 van de Algemene wet inzake de rijksbelastingen of artikel 65 van de Invorderingswet 1990, waarbij betrokkene veroordeeld is tot een gevangenisstraf of boete; of
d. deze een vergrijpboete van meer dan € 62.500 opgelegd heeft gekregen terzake van een feit, genoemd in onderdeel 5 van de bijlage, en het besluit waarbij de vergrijpboete is opgelegd onherroepelijk is geworden of waarbij ten minste de rechter in eerste aanleg uitspraak heeft gedaan.
2. De Nederlandsche Bank kan op grond van de omstandigheden of belangen, genoemd in artikel 8, afwijken van het eerste lid, ten aanzien van de onderdelen b, c en d.

Artikel 8

De Nederlandsche Bank neemt bij de vaststelling van de betrouwbaarheid in aanmerking:
a. het onderlinge verband tussen de aan een antecedent ten grondslag liggende gedraging of gedragingen en de overige omstandigheden van het geval;
b. de belangen die de wet beoogt te beschermen; en
c. de overige belangen van het trustkantoor en de betrokkene.

Artikel 9

Het bestuur van een trustkantoor is belast met de dagelijkse leiding over de werkzaamheden van het trustkantoor en draagt zorg voor:
a. een integere bedrijfsvoering;
b. de naleving van hetgeen bij of krachtens de wet is bepaald;
c. bekendheid van de organisatie met, en naleving van het procedurehandboek;
d. een deugdelijke administratie.

Artikel 10

Een trustkantoor draagt zorg voor:
a. een systematische analyse van integriteitrisico’s en een periodieke bijwerking daarvan;
b. het neerslaan van het beleid, bedoeld in artikel 14, eerste lid, van de wet, in procedures en maatregelen;
c. voldoende kennis van het beleid en de procedures en maatregelen bij alle relevante bedrijfsonderdelen;
d. uitvoering, toetsing en aanpassing van het beleid en de procedures en maatregelen;
e. onafhankelijk toezicht op de uitvoering van het beleid en de procedures en maatregelen met betrekking tot de integere uitoefening van het bedrijf en het beschikken over procedures die erin voorzien dat gesignaleerde tekortkomingen of gebreken worden gerapporteerd aan de personen belast met de compliancefunctie;
f. procedures die erin voorzien dat gesignaleerde tekortkomingen of gebreken met betrekking tot de integere uitoefening van het bedrijf tot een gepaste bijstelling leiden.

Artikel 11

Een trustkantoor beschikt over procedures en maatregelen met betrekking tot het tegengaan van verstrengeling van privébelangen van:
a. personen die het beleid van het trustkantoor bepalen of mede bepalen;
b. bestuurders van het trustkantoor of een rechtspersoon of vennootschap van dezelfde groep;
c. personen die zijn belast met de compliancefunctie of auditfunctie of lid zijn van een orgaan belast met intern toezicht op het trustkantoor;
d. andere werknemers of personen die in opdracht van het trustkantoor werkzaamheden verrichten met een taak of functie waarin belangenverstrengeling zich redelijkerwijs zou kunnen voordoen.

Artikel 12

Een trustkantoor maakt ten behoeve van een integere bedrijfsvoering onderscheid tussen integriteitgevoelige functies en niet-integriteitgevoelige functies. Hiertoe hanteert een trustkantoor objectieve, kenbare criteria.

Artikel 13

1. Een trustkantoor maakt een onderbouwde beoordeling van de betrouwbaarheid van personen die het wil benoemen in een integriteitgevoelige functie. Daartoe draagt het trustkantoor in elk geval zorg voor:
a. het controleren van de identiteit van de betrokkene;
b. het controleren van de door de betrokkene verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid;
c. het maken van een onderbouwde inschatting van de betrouwbaarheid van betrokkene en een beoordeling daarvan in relatie tot het bekleden van de betrokken integriteitgevoelige functie.
2. Een trustkantoor draagt zorg voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van degenen die, anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst, werkzaamheden in een integriteitgevoelige functie verrichten.
3. Een trustkantoor voert een administratie waaruit blijkt dat met betrekking tot ieder personeelslid of derde die werkzaamheden verricht voor het trustkantoor is voldaan aan het eerste of het tweede lid.

Artikel 14

1. Een trustkantoor beschikt ten behoeve van een integere bedrijfsvoering over organisatorische en administratieve procedures en maatregelen die betrekking hebben op risicoclassificaties ten aanzien van cliënten, producten of diensten.
2. Een trustkantoor beschikt over procedures en maatregelen met betrekking tot de analyse van gegevens van cliënten, mede in relatie tot de door de cliënt afgenomen producten of diensten, en ter zake van de detectie van afwijkende transactiepatronen.

Artikel 15

1. De bedrijfsvoering van een trustkantoor bestaat tenminste uit:
a. een duidelijke, evenwichtige en adequate organisatiestructuur;
b. een duidelijke, evenwichtige en adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
c. een adequate vastlegging van rechten en verplichtingen;
d. eenduidige rapportagelijnen; en
e. een adequaat systeem voor communicatie en informatievoorziening.
2. De bedrijfsvoering is afgestemd op de aard, omvang, integriteitrisico’s en complexiteit van de werkzaamheden van het trustkantoor.
3. De bedrijfsvoering wordt op een inzichtelijke wijze vastgelegd.
4. Een trustkantoor beschikt over een actueel organisatieschema en een overzicht van alle medewerkers en hun taken binnen het trustkantoor.
5. Een trustkantoor voorziet erin dat gesignaleerde tekortkomingen worden opgeheven.

Artikel 16

Een trustkantoor beschikt over een actueel procedurehandboek dat voorziet in:
a. procedures omtrent de naleving van de bij of krachtens de wet gestelde regels, waaronder in ieder geval: 1°. het vervullen van de compliancefunctie, bedoeld in artikel 15, eerste lid, van de wet;
2°. de uitoefening van de auditfunctie, bedoeld in artikel 15, tweede lid, van de wet;
3°. procedures met betrekking tot omgang met incidenten, waaronder de wijze van afhandeling en de administratieve vastlegging van incidenten zodanig dat wordt voldaan aan artikel 20 van de wet;
4°. de functiescheiding, bedoeld in artikel 19;
5°. integriteitgevoelige functies als bedoeld in artikel 12;
1°. het vervullen van de compliancefunctie, bedoeld in artikel 15, eerste lid, van de wet;
2°. de uitoefening van de auditfunctie, bedoeld in artikel 15, tweede lid, van de wet;
3°. procedures met betrekking tot omgang met incidenten, waaronder de wijze van afhandeling en de administratieve vastlegging van incidenten zodanig dat wordt voldaan aan artikel 20 van de wet;
4°. de functiescheiding, bedoeld in artikel 19;
5°. integriteitgevoelige functies als bedoeld in artikel 12;
b. procedures omtrent de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme;
c. procedures omtrent de naleving van de Sanctiewet 1977.

Artikel 17

1. Het organisatieonderdeel dat de compliancefunctie uitoefent beschikt over de nodige autoriteit, middelen, deskundigheid en toegang tot alle noodzakelijke informatie om zijn taken onafhankelijk en effectief te kunnen uitoefenen.
2. Het organisatieonderdeel dat de compliancefunctie uitvoert draagt op permanente en systematische wijze zorg voor het identificeren, analyseren en beoordelen van, het adviseren over, het monitoren van en het rapporteren over het risico van ontoereikende naleving van de wet, het procedurehandboek, het beleid, de procedures en maatregelen door het trustkantoor.
3. De compliancefunctie stelt een jaarlijks, op risico-gebaseerd werkprogramma op dat tenminste voorziet in:
1°. het monitoren van het beheer van de integriteitrisico’s door alle relevante bedrijfsonderdelen van het trustkantoor;
2°. het toezicht op de naleving van het procedurehandboek;
3°. het opstellen van of adviseren over aanbevelingen voor het wegnemen van gesignaleerde tekortkomingen of gebreken;
4°. het adviseren over de wijze hoe het trustkantoor aan bestaande of in het vooruitzicht gestelde wetgeving, interne regels of relevante standaarden kan voldoen;
5°. het beoordelen van de tijdigheid en effectiviteit van de maatregelen gericht op een gepaste bijstelling van gesignaleerde tekortkomingen of gebreken met betrekking tot het beheersen van integriteitrisico’s en het risico op ontoereikende naleving door het trustkantoor;
6°. het op permanente wijze zorg dragen voor de voorziening van informatie aan de overige organisatieonderdelen inzake de beheersing van integriteitrisico’s en de naleving van wetgeving, interne regels en relevante standaarden door het trustkantoor; en
7°. het adviseren van en periodiek rapporteren aan het bestuur, en indien van toepassing het intern toezichthoudende orgaan, over de beheersing van integriteitrisico’s en het risico op ontoereikende naleving door het trustkantoor.
4. Het aantal uren per week dat een natuurlijke persoon of natuurlijke personen de compliancefunctie uitvoert of uitvoeren, is afgestemd op het aantal cliënten van het trustkantoor, de aard van zijn activiteiten en de daaraan verbonden integriteitrisico’s.
5. Een trustkantoor legt de omvang van de compliancefunctie schriftelijk vast en onderbouwt daarbij de omvang aan de hand van de elementen, bedoeld in her vierde lid.

Artikel 18

1. De auditfunctie voert ten minste een maal per jaar een controle uit.
2. De auditfunctie beschikt over de nodige deskundigheid en toegang tot alle noodzakelijke informatie om haar taken onafhankelijk en effectief te kunnen uitoefenen.
3. Onze Minister kan bij ministeriele regeling nadere regels stellen met betrekking tot de uitvoering van de auditfunctie.

Artikel 19

1. Een trustkantoor zorgt voor een adequate functiescheiding, waarmee het de onafhankelijke uitvoering van de compliancefunctie en de auditfunctie waarborgt.
2. Met de functiescheiding zorgt een trustkantoor er in elk geval voor dat:
a. natuurlijke personen belast met werkzaamheden ten aanzien van een cliënt niet tevens betrokken zijn bij de uitvoering van de compliancefunctie of de auditfunctie;
b. natuurlijke personen betrokken bij de uitvoering van de compliancefunctie niet tevens betrokken zijn bij de uitvoering van de auditfunctie;
c. een beleidsbepaler van het trustkantoor niet tevens betrokken is bij de uitvoering van de compliancefunctie of de auditfunctie.
3. De compliancefunctie en de auditfunctie rapporteren hun bevindingen, waaronder de gesignaleerde tekortkomingen of gebreken in de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde, interne regels of de effectiviteit van de compliancefunctie, aan het bestuur.
4. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de compliancefunctie en de auditfunctie is bij twee verschillende beleidsbepalers belegd.
5. Een trustkantoor houdt de rapportages, bedoeld in het derde lid, gedurende vijf jaar beschikbaar voor De Nederlandsche Bank.

Artikel 20

1. Indien een trustkantoor werkzaamheden uitbesteedt aan een derde, legt het trustkantoor de overeenkomst met de derde schriftelijk vast.
2. Het trustkantoor draagt er zorg voor dat de derde het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek naleeft. Daartoe beschikt een trustkantoor over toereikende procedures, maatregelen, deskundigheid en informatie om de uitvoering van de uitbestede werkzaamheden te kunnen beoordelen.
3. Een trustkantoor controleert onder alle omstandigheden zelf de identiteit van betrokkenen aan wie het werk wordt uitbesteed.