Artikel 7

1. Elke medewerker van de NZa draagt zorg voor tijdige en correcte registratie in het daarvoor op dat moment aangewezen informatiesysteem van door hem zelf opgemaakte, ontvangen en verzonden archiefbescheiden.
2. Bij de registratie van de archiefbescheiden in het informatiesysteem legt elke medewerker tenminste de volgende metagegevens vast opdat de archiefbescheiden eenvoudig zijn terug te vinden:
a. Datum van het document;
b. Datum van registratie;
c. Datum ontvangst of verzending;
d. Inkomend / Uitgaand;
e. Communicatiekanaal;
f. Onderwerp van het document;
g. Hoofdcategorie en indien beschikbaar subcategorie;
h. Indien aanwezig kenmerk afzender;
i. Analoog bewaard ja/nee;
j. Bericht- en zaaknummer;
k. Ontvanger;
l. Afzender;
m. Eventuele overige betrokken partijen;
n. Soort workflow.
3. Een directeur of unitmanager, danwel een door een van hen aangewezen medewerker, stelt samen met de verantwoordelijke werkafspraken op voor de registratie van de archiefbescheiden en de bewaking van de hieraan door de verantwoordelijke toegekende voortgangs- en afdoeningstermijnen met betrekking tot zijn of haar directie of unit.