Artikel 13

1. De RvB besluit over de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties van de voor vernietiging of voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden.
2. De verantwoordelijke coördineert de vervanging van archiefbescheiden. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties kan slechts plaatsvinden indien het te vervangen originele archiefbescheiden, met behoud van de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens, volledig kan worden gereproduceerd.
3. Van de vervanging wordt door een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker een verklaring opgesteld. De verantwoordelijke ondertekent deze verklaring. De verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden en geeft aan op grond waarvan en op welke manier de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaringen van vervanging worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.