Artikel 14

1. Een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker is belast met het ontwerpen en onderhouden van de selectielijst, het voorleggen ervan aan de RvB en het ter vaststelling ervan aanbieden aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op grond van artikel 5, tweede lid, onderdeel c, van de wet.
2. De in het eerste lid bedoelde medewerker betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst de directeur of unitmanager die verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waarop de selectielijst betrekking heeft.
3. Eén keer per twee jaar vindt door de verantwoordelijke actualisatie plaats van de selectielijst. Actualisatie van de selectielijst vindt tevens plaats bij een ingrijpende reorganisatie, privatisering, externe verzelfstandiging of opheffing van onderdelen van de NZa dan wel van de NZa als geheel.
4. In het geval van selectie voorafgaand aan vernietiging van archiefbescheiden voorziet de verantwoordelijke de archiefbescheiden van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
5. De verantwoordelijke zorgt voor de selectie en vernietiging van archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst.
6. De verantwoordelijke is bevoegd tot het beslissen over het (laten) uitvoeren van de vernietiging van archiefbescheiden.
7. De vernietiging van archiefbescheiden vindt jaarlijks plaats.
8. De verantwoordelijke of de eigenaar van de betreffende archiefbescheiden stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, voor de betreffende directie of unit een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging van archiefbescheiden vindt afstemming plaats met de verantwoordelijke unit.
9. De vernietiging en bewaring van de in archiefbescheiden en hun metadata vervatte persoonsgegevens worden door de verantwoordelijke getoetst aan de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming en hetgeen is bepaald in Boek 7, titel 7, afdeling 5, van het Burgerlijk Wetboek.
10. Van de vernietiging van archiefbescheiden wordt door een door de verantwoordelijke aangewezen medewerker een verklaring opgemaakt, waarin duidelijk wordt aangegeven om welke archiefbescheiden het gaat en op grond waarvan de vernietiging heeft plaatsgevonden. De verantwoordelijke of de door de verantwoordelijke aangewezen medewerker ondertekent de verklaring van vernietiging. De verklaringen van vernietiging worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.
11. De verantwoordelijke draagt de te vernietigen analoge archiefbescheiden over aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant staat voor een juiste en veilige vernietiging van archiefbescheiden.