Artikel 9

1. De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document of uit daarbij horende informatie blijkt, wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of opsteller is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status is en het ontwikkelingsstadium van het document zijn en wanneer en aan wie een exemplaar is verzonden.
2. Ten aanzien van de documenten worden kenmerken zodanig geregistreerd, dat zij daarmee op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
3. Door de secretaris kunnen van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde registratie worden uitgezonderd: documenten die niet nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, documenten die niet in verband staan met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, documenten die geen verband houden met de communicatie met de burger, documenten waarvan de noodzaak tot registratie niet blijkt en documenten waarvan de registratie op een andere wijze wordt uitgevoerd.
4. Het versturen van formele e-mail aan externe relaties is slechts toegestaan nadat het hoofd van de betreffende afdeling daarvoor toestemming heeft verleend.
5. De ontvanger of afzender van een formele e-mail zendt deze door naar het cluster administratieve ondersteuning; deze registreert de e-mail overeenkomstig het eerste en tweede lid en vervaardigt een afdruk, welke in het toepasselijke informatiebestand wordt ingevoegd.
6. De formele e-mail in digitale vorm bedoeld in het vijfde lid wordt, indien deze op grond van de selectielijst te zijner tijd voor vernietiging in aanmerking komt, in een chronologisch bestand opgeslagen en periodiek vernietigd met in achtneming van de wettelijke regels; indien de formele email voor blijvende bewaring in aanmerking komt, is het hoofd van het cluster administratieve ondersteuning belast met de uitvoering van het beheer.