Artikel 12

1. De secretaris ziet erop toe, dat van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
2. Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
3. In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van dit besluit in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 3, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.
4. De onderdelen van OPTA als bedoeld in artikel 1 onder e stellen het hoofd van het cluster administratieve ondersteuning onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Tenminste eenmaal per jaar wordt door het cluster administratieve ondersteuning een inventarisatie verricht binnen de afdelingen betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
5. Het cluster administratieve ondersteuning geeft onverwijld de bewaartermijn aan van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid; het cluster doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.
6. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie of migratie zijn:
a. de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
b. de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel;
c. het cluster automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.
7. Het cluster automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid 2 bedoelde conversie en migratie.