Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Communicatie 2011

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. ministerie: het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
b. directie Communicatie: de directie Communicatie van het ministerie;
c. directeur: de functionaris die leiding geeft aan de directie Communicatie.

Onder de directeur ressorteren de volgende afdelingen:
a. de afdeling Woordvoering en Publiciteit;
b. de afdeling Strategische Communicatie;
c. de afdeling Creatie en Publieksinformatie;
d. de afdeling Omgevingskennis en Responsiviteit.

Elk van de afdelingshoofden is verantwoordelijk voor:
a. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging van de eigen afdeling;
b. het formuleren van het directieplan ten aanzien van de eigen afdeling;
c. het rapporteren aan de directeur over de uitvoering van het directieplan betreffende de eigen afdeling;
d. het opstellen van de begroting met betrekking tot de taken van de afdeling;
e. het bewaken van de voortgang en uitputting van het afdelingsbudget en andere budgetten waarvan zij de budgethouder zijn;
f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële voorbereiding van het factuur afhandelingsproces;
g. het zorgdragen voor de binnen de eigen afdeling vastgelegde mandaten;
h. het behandelen van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen.

Het hoofd van de afdeling Woordvoering en Publiciteit is verantwoordelijk voor:
a. het ontwikkelen van het departementale persvoorlichtingsbeleid en het leveren van een bijdrage aan het interdepartementale persvoorlichtingsbeleid;
b. het ten behoeve van de beleidsontwikkeling beoordelen en signaleren van publicitaire aspecten van beleidsvoornemens en het strategisch adviseren van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal en de directeuren over de presentatie van beleid aan de pers;
c. het adviseren en begeleiden van de bewindspersonen over en tijdens contacten met de pers en bij externe optredens;
d. het coördineren en uitvoeren van de persvoorlichting en de woordvoering en het organiseren en tot stand brengen van externe optredens en toespraken van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal en de directeuren;
e. het waarborgen van een goede technische, organisatorische en sociale infrastructuur voor de communicatie met de pers;
f. het leveren van bijdragen aan de internetsites en sociale media van het ministerie, met name gericht op de nieuwsrubrieken;
g. het registreren van en adviseren over de uitnodigingen van de bewindspersonen;
h. het onderhouden van contacten met de afdelingen persvoorlichting van voor het ministerie cruciale stakeholders, zoals het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, de Sociale verzekeringsbank en de sociale partners;
i. het publiceren van persberichten op de daartoe bestemde communicatiekanalen in samenwerking met de andere clusters;
j. het opstellen en redigeren van toespraken, spreekpunten en redeneerlijnen voor de bewindspersonen en het redigeren van belangrijke stukken die door het ministerie worden gepubliceerd;
k. Het stimuleren van helder taalgebruik in stukken die binnen het ministerie worden geschreven. Hiervoor worden taalblogs geschreven, wordt redactiehulp aangeboden en worden workshops georganiseerd.

Het hoofd van de afdeling Strategische Communicatie is verantwoordelijk voor:
a. het strategisch adviseren over de inzet van communicatie aan bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal en beleidsdirecties in alle beleidsfases;
b. het adviseren over de wijze waarop beleid kan landen in de samenleving;
c. het beoordelen van beleidsvoornemens vanuit het oogpunt van de doelgroep, zoals stakeholders, professionals, burgers en jongeren;
d. het adviseren over de samenhang van beleidscommunicatie richting de in onderdeel c genoemde doelgroep;
e. het verankeren van communicatie in het beleid van het ministerie;
f. het helpen van beleidsambtenaren bij de totstandkoming van communicatief beleid;
g. het ontwikkelen van communicatiestrategieën;
h. het ontwikkelen van de regie over de uit de communicatiestrategieën volgende communicatiemiddelen;
i. het adviseren over de totstandkoming van de corporate communicatiestrategie;
j. het begeleiden van de corporate communicatiestrategie;
k. het vaststellen en bewaken van strategische doelen en uitgangspunten van de interne communicatie;
l. het adviseren over de inzet van interne communicatie;
m. het adviseren en begeleiden van de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal en de directeuren over en tijdens contacten met de pers en bij externe optredens.

Het hoofd van de afdeling Creatie en Publieksinformatie is verantwoordelijk voor:
a. het ontwikkelen en uitvoeren van een social media-, content- en beeldstrategie voor SZW
b. het adviseren en uitvoering geven alsmede het verzorgen van de redactie en het beheer van de SZW-kanalen;
c. het verzorgen van de eindredactie en het coördineren van de samenstelling van het personeelsblad van het ministerie;
d. het verzorgen van de eindredactie van de nieuwsvoorziening voor SZW op de homepage op het intranet;
e. het onderhouden van het redactiestatuut.
f. de behandeling van burgercorrespondentie inhoudende het voorbereiden van de conceptbeantwoording van persoonlijke brieven direct gericht aan de bewindspersonen en burgerbrieven gericht aan het ministerie;
g. het onderhouden van de liaisonfunctie met interdepartementaal georganiseerde diensten zoals Rijksoverheid.nl;
h. in samenwerking met beleidsdirecties onderhouden van de SZW-dossiers op de sites bedoeld in onderdeel c.
i. het vormen van de backoffice voor specialistische vragen die via de telefoon en per e-mail binnenkomen bij Informatie Rijksoverheid en daar niet beantwoord kunnen worden;
j. het signaleren van beleidsonderwerpen ten behoeve van de beleidsdirecties, de afdelingen van de directie Communicatie en de bewindspersonen;
k. het verzorgen van reactieve en proactieve webcare op SZW social media kanalen zoals Facebook, LinkedIn, Twitter en Instagram. Tevens het desgevraagd verzorgen van reactieve en proactieve webcare op de social mediakanalen van de bewindspersonen van SZW.

Het hoofd van de afdeling Omgevingskennis en Responsiviteit is verantwoordelijk voor:
a. het versterken van de signaalfunctie (over de grenzen van de organisatie heen) en het verbeteren van de responsiviteit van het ministerie, waarmee de beleidsdirecties in staat worden gesteld om gerichter beleid te ontwikkelen;
b. het beoordelen welke issues en trends relevant zijn voor het ministerie;
c. het gericht en structureel ophalen van signalen uit de samenleving, deze te monitoren en te analyseren;
d. het regulier opstellen van de (dagelijkse) media- en omgevingsoverzichten, inclusief duiding en analyse;
e. het dagelijks, gedurende de dag, monitoren van het nieuws;
f. analyses waarin een integraal omgevingsbeeld is opgenomen, waarbij media mogelijk wordt aangevuld met bijvoorbeeld social media, publieksvragen en gericht opinieonderzoek. Omgevingsbeelden vertalen naar issues en concrete adviezen aan het ministerie;
g. het omzetten van data en analyse naar gerichte adviezen. Dat kan gaan over bijvoorbeeld onderdelen van het beleidsinstrumentarium of meer gericht inzichten vanuit de gedragswetenschap zoals nudging;
h. het onderzoeken van de corporate identiteit en de beleidsthema’s van het ministerie vanuit de communicatiediscipline;
i. het adviseren van de communicatieadviseurs en woordvoerders, beleidsdirecties en bewindspersonen op basis van de resultaten van het onderzoek genoemd in onderdeel m;
j. het vergaren, analyseren en duiden van omgevingskennis;
k. het monitoren van beleidsonderwerpen ten behoeve van het ministerie.

1. Aan de hoofden van de afdelingen wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de taken van de eigen afdeling.
2. Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht en machtiging verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden ten behoeve van medewerkers van de eigen afdeling, met uitzondering van het vaststellen van beoordelingen.
3. In aanvulling op het eerste lid wordt aan het hoofd van de afdeling Creatie en Publieksinformatie mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het paraferen van concepten van antwoorden op persoonlijke brieven die direct aan bewindspersonen gericht zijn en op burgerbrieven die aan het ministerie gericht zijn.

Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht verleend tot het aangaan van overeenkomsten met een waarde van ten hoogste € 75.000,– inclusief BTW per overeenkomst, voor zover deze overeenkomsten betrekking hebben op de taken die vallen onder hun verantwoordelijkheid.

1. Bij afwezigheid of verhindering van de directeur worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door het afdelingshoofd van de afdeling Woordvoering en Publiciteit of door een andere daartoe aan te wijzen plaatsvervanger.
2. Bij afwezigheid of verhindering van een afdelingshoofd worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door een ander afdelingshoofd of door een daartoe aan te wijzen plaatsvervanger.

De hoofden van de afdelingen kunnen, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur, hun bevoegdheden doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen.

Het Organisatie-, mandaat en volmachtbesluit directie Communicatie 2009wordt ingetrokken.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2011.

Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Communicatie 2011.