Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Communicatie 2009

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. de directie Communicatie: de directie Communicatie van het ministerie;
b. de directeur: de functionaris die leiding geeft aan de directie Communicatie.

Onder de directeur ressorteren de volgende afdelingen:
a. de afdeling Woordvoering & Publiciteit;
b. de afdeling Strategie & Communicatieprojecten;
c. de afdeling Onderzoek & Informatievoorziening;
d. de afdeling Stafbureau.

Elk van de afdelingshoofden is verantwoordelijk voor:
a. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging van de eigen afdeling;
b. het formuleren van het directieplan ten aanzien van de eigen afdeling;
c. het rapporteren aan de directeur over de uitvoering van het directieplan betreffende de eigen afdeling;
d. het opstellen van de begroting met betrekking tot de taken van de afdeling;
e. het bewaken van de voortgang en uitputting van het afdelingsbudget en andere budgetten waarvan zij de budgethouder zijn;
f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële voorbereiding van het factuur afhandelingsproces;
g. het zorgdragen voor het handtekeningenregister met de binnen de eigen afdeling vastgelegde mandaten;
h. het behandelen van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen.

1. Het hoofd van de afdeling Woordvoering & Publiciteit is verantwoordelijk voor:
a. het ontwikkelen van het departementale persvoorlichtingsbeleid en het leveren van een bijdrage aan het interdepartementale persvoorlichtingsbeleid;
b. het ten behoeve van de beleidsontwikkeling beoordelen en signaleren van publicitaire aspecten van beleidsvoornemens en het adviseren van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de directies over de presentatie van beleid aan de pers;
c. het adviseren van de bewindspersonen over contacten met de pers en externe optredens;
d. het coördineren en uitvoeren van de persvoorlichting en de woordvoering en het organiseren en tot stand brengen van externe optredens en toespraken van de bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal;
e. het waarborgen van een goede technische, organisatorische en sociale infrastructuur voor de communicatie met de pers;
f. het leveren van bijdragen aan de internetsites van het ministerie, met name gericht op de nieuwsrubrieken.
2. Het hoofd van de afdeling Woordvoering & Publiciteit wordt bijgestaan door onder hem ressorterende teamleiders.

Het hoofd van de afdeling Strategie & Communicatieprojecten is verantwoordelijk voor:
a. het strategisch adviseren over de inzet van communicatie aan bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en beleidsdirecties in alle beleidsfases;
b. het adviseren over de wijze waarop beleid kan landen in de samenleving;
c. het beoordelen van beleidsvoornemens vanuit het oogpunt van de doelgroep, zoals stakeholders, professionals, burgers en jongeren;
d. het adviseren over de samenhang van beleidscommunicatie richting de in lid c genoemde doelgroep;
e. het verankeren van communicatie in het beleid van het ministerie;
f. het helpen van beleidsambtenaren bij de totstandkoming van communicatief beleid;
g. het ontwikkelen van communicatiestrategieën;
h. het ontwikkelen van de regie over de uit de communicatiestrategieën volgende communicatiemiddelen;
i. het adviseren over de totstandkoming van de corporate communicatiestrategie;
j. het begeleiden van de corporate communicatiestrategie;
k. het vaststellen en bewaken van strategische doelen en uitgangspunten van de interne communicatie;
l. het adviseren over de inzet van interne communicatie.

1. Het hoofd van de afdeling Onderzoek & Informatievoorziening is verantwoordelijk voor:
a. het onderzoeken van de corporate identiteit, het imago, de beleidsthema’s en communicatieonderzoek vanuit de communicatiediscipline;
b. het adviseren van de directie Communicatie, beleidsdirecties en bewindspersonen op basis van de onderzoeksresultaten;
c. het vergaren, analyseren en duiden van omgevingskennis;
d. het verzorgen van informatiemanagement en informatiebeleid ten behoeve van communicatie;
e. het beantwoorden van burgerbrieven gericht aan bewindspersonen en het ministerie;
f. het onderhouden van de liaisonfunctie met interdepartementaal georganiseerde diensten, zoals Postbus 51, Antwoordvoorbedrijven en Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl;
g. het opzetten en onderhouden van diverse internetsites en voeren van de eindredactie van de internetsites;
h. het samenstellen, afstemmen en logistiek coördineren van brochures voor diverse doelgroepen;
i. het beantwoorden van specialistische vragen die via de telefoon, per e-mail en de backoffice binnenkomen bij de Arbeidsinspectie, Postbus51 en Antwoordvoorbedrijven;
j. het verzorgen van de eindredactie van het Intranet;
k. het verzorgen van de nieuwsvoorziening op het Intranet;
l. het verzorgen van de eindredactie en het coördineren van de samenstelling van het personeelsblad van het ministerie.
2. Het hoofd van de afdeling Onderzoek & Informatie wordt bijgestaan door onder hem ressorterende teamleiders.

1. Het hoofd van de afdeling Stafbureau is verantwoordelijk voor:
a. het adviseren en ondersteunen van de leiding bij het managen van de organisatie van de directie Communicatie, zoals op financieel gebied en personeel gebied;
b. het bezien van de directiebrede consequenties;
c. het directiebreed leveren van de geïntegreerde managementinformatie op het gebied van Personeel, Organisatie, Financieel en Huisvesting;
d. het adviseren over en het monitoren van de organisatorische, financiële en personele consequenties van de interdepartementale ontwikkelingen in Voorlichtingsraad-verband;
e. het monitoren van de implementatie van de taakstelling binnen de directie Communicatie.
2. Het hoofd van de afdeling Stafbureau is verantwoordelijk voor de Secretariaatsunit. Op de Secretariaatsunit worden de volgende taken verricht:
a. het uitvoeren van de secretariaatstaken, zoals het agendabeheer, de postverwerking, het beantwoorden van de telefoon, het voorbereiden van vergaderingen, het archiveren en administreren van stukken, het notuleren, het coördineren van de huisvesting en het beheren van kantoorartikelen;
b. het registreren van de uitnodigingen van de bewindspersonen;
c. het publiceren van persberichten;
d. het publiceren van kamerstukken.
3. Het hoofd van de afdeling Stafbureau wordt bijgestaan door een onder hem ressorterende teamleider.

1. Aan de hoofden van de afdelingen wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de taken van de eigen afdeling.
2. In afwijking van het eerste lid wordt aan de hoofden van de afdelingen mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden ten behoeve van medewerkers van de eigen afdeling, met uitzondering van het vaststellen van beoordelingen en bijzondere beloningen van rechtstreeks onder hen ressorterende teamleiders.
3. Aan de teamleiders, bedoeld in de artikelen 4, tweede lid, 6, tweede lid, en 7, derde lid, wordt mandaat en machtiging verleend ten behoeve van medewerkers van het eigen team met betrekking tot:
a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
b. het houden van manager-medewerker gesprekken;
c. verlof van medewerkers;
d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.
4. In aanvulling op het eerste lid wordt mandaat en machtiging verleend aan het hoofd en de teamleider van de afdeling Onderzoek & Informatievoorziening met betrekking tot het paraferen van concepten van antwoorden op persoonlijke brieven van burgers, die direct aan bewindspersonen gericht zijn.

1. Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht verleend tot het aangaan van overeenkomsten met een waarde per overeenkomst onder de laagste drempel voor aanbesteding conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen, voor zover deze overeenkomsten betrekking hebben op de taken die vallen onder hun verantwoordelijkheid.
2. In afwijking van het eerste lid is slechts het hoofd van de afdeling Stafbureau gevolmachtigd tot:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten op basis van een door de directie Bedrijfsvoering afgesloten mantelovereenkomst alsmede het afsluiten van koop-, huur- en lease-overeenkomsten met een waarde van ten hoogste € 20.000 per overeenkomst;
b. het aangaan van overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;
c. het aangaan van overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie Communicatie.

Bij afwezigheid of verhindering van de directeur worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken waargenomen door het afdelingshoofd dat hiervoor door de directeur is aangewezen.

De hoofden van de afdelingen kunnen, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur Communicatie, hun bevoegdheden doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 juli 2009.
2. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Communicatie 2009.