BWBR0027775
Geldig vanaf 2010-06-22
Artikel 4
Regeling digitale vervanging personeelsdossiers Ministerie van Justitie 2010
1. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van het beheer vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:
a. dat onafhankelijk van de omvang, doelgroep of aard van de werkzaamheden wordt aangetoond dat de beheerorganisatie over langere tijd kan functioneren conform de doelstellingen;
b. dat er een vaste, omgevingsbewuste beheerorganisatie is, die over deskundige medewerkers beschikt die taken, verantwoordelijkheden en procedures duidelijk heeft vastgelegd;
c. dat transparant en expliciet is vastgelegd wat de beheerorganisatie nodig heeft, besluit, ontwikkelt en doet ten behoeve van lange termijn beheer;
d. dat de beheerorganisatie in staat is om zijn beheertaken te blijven uitvoeren. De hiervoor benodigde zekerheden moeten in de planning en toetsing zijn betrokken;
e. dat de beheerorganisatie alle voor het beheer noodzakelijke zaken heeft vastgelegd. Daarbij moeten onder andere functies, verantwoordelijkheden, looptijden en voorwaarden duidelijk en toegankelijk zijn beschreven.
2. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van de opname van gedigitaliseerde archiefstukken vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:
a. dat er een juiste procedure is voor de opname van het gedigitaliseerde archiefstuk op een wijze als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en geordend op een wijze als bedoeld in artikel 3 van de Archiefwet 1995 onder toevoeging van de variabelen uit de selectielijst;
b. dat het gedigitaliseerde archiefstuk is aangepast voor lange termijn bewaring qua vorm, structuur en inhoud;
c. dat de beheerorganisatie beschikt over een bewaarstrategie en aantoont te willen inspelen op veranderende inzichten en nieuwe technische mogelijkheden bij de uitvoering van deze strategie;
d. dat de beheerorganisatie zaken als de toepassing van migratie, conversie, checksums, kopiëren, gescheiden opslag en procesgeschiedenis heeft vastgelegd als beheersmetadata, zodat de betrouwbaarheid van de opslag kan worden aangetoond en gecontroleerd;
e. dat de beheerorganisatie tevoren heeft vastgelegd welke minimumeisen aan metadata door de beheerder archiefbescheiden worden gesteld;
f. dat de beheerorganisatie voor het verspreiden van beschikbare gedigitaliseerde stukken regels heeft opgesteld, die recht doen aan de voor de beoogde gebruikersgroep gewenste openbaarheid en toegankelijkheid.
3. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van het beheer van de digitale en gedigitaliseerde archiefstukken vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:
a. dat de beheerorganisatie beschikt over een technische infrastructuur die voldoet aan eisen voor lange termijn beheer;
b. dat de beheerorganisatie beschikt over een adequate technologie afgestemd op de eisen van de gebruikersgroep en die voldoet aan eisen voor lange termijn beheer;
c. dat de beheerorganisatie beschikt over een informatiebeveiligingsplan dat voldoet aan eisen voor lange termijn beheer.
a. dat onafhankelijk van de omvang, doelgroep of aard van de werkzaamheden wordt aangetoond dat de beheerorganisatie over langere tijd kan functioneren conform de doelstellingen;
b. dat er een vaste, omgevingsbewuste beheerorganisatie is, die over deskundige medewerkers beschikt die taken, verantwoordelijkheden en procedures duidelijk heeft vastgelegd;
c. dat transparant en expliciet is vastgelegd wat de beheerorganisatie nodig heeft, besluit, ontwikkelt en doet ten behoeve van lange termijn beheer;
d. dat de beheerorganisatie in staat is om zijn beheertaken te blijven uitvoeren. De hiervoor benodigde zekerheden moeten in de planning en toetsing zijn betrokken;
e. dat de beheerorganisatie alle voor het beheer noodzakelijke zaken heeft vastgelegd. Daarbij moeten onder andere functies, verantwoordelijkheden, looptijden en voorwaarden duidelijk en toegankelijk zijn beschreven.
2. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van de opname van gedigitaliseerde archiefstukken vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:
a. dat er een juiste procedure is voor de opname van het gedigitaliseerde archiefstuk op een wijze als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en geordend op een wijze als bedoeld in artikel 3 van de Archiefwet 1995 onder toevoeging van de variabelen uit de selectielijst;
b. dat het gedigitaliseerde archiefstuk is aangepast voor lange termijn bewaring qua vorm, structuur en inhoud;
c. dat de beheerorganisatie beschikt over een bewaarstrategie en aantoont te willen inspelen op veranderende inzichten en nieuwe technische mogelijkheden bij de uitvoering van deze strategie;
d. dat de beheerorganisatie zaken als de toepassing van migratie, conversie, checksums, kopiëren, gescheiden opslag en procesgeschiedenis heeft vastgelegd als beheersmetadata, zodat de betrouwbaarheid van de opslag kan worden aangetoond en gecontroleerd;
e. dat de beheerorganisatie tevoren heeft vastgelegd welke minimumeisen aan metadata door de beheerder archiefbescheiden worden gesteld;
f. dat de beheerorganisatie voor het verspreiden van beschikbare gedigitaliseerde stukken regels heeft opgesteld, die recht doen aan de voor de beoogde gebruikersgroep gewenste openbaarheid en toegankelijkheid.
3. Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van het beheer van de digitale en gedigitaliseerde archiefstukken vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:
a. dat de beheerorganisatie beschikt over een technische infrastructuur die voldoet aan eisen voor lange termijn beheer;
b. dat de beheerorganisatie beschikt over een adequate technologie afgestemd op de eisen van de gebruikersgroep en die voldoet aan eisen voor lange termijn beheer;
c. dat de beheerorganisatie beschikt over een informatiebeveiligingsplan dat voldoet aan eisen voor lange termijn beheer.