BWBR0024157
Geldig vanaf 2008-07-11
Artikel 22
Statuut documentaire informatievoorziening Financiën, 2008
1. De archiefbeherende onderdelen zorgen ervoor dat de archiefbescheiden, die daarvoor op grond van een selectielijst in aanmerking komen, in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht naar het Nationaal Archief.
2. De overbrenging vindt plaats in perioden, maar niet later dan 10 jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt.
3. De over te brengen archiefbescheiden zijn voorzien van een toegang die aan de eisen voldoet genoemd in artikel 18.
4. Bij de over te brengen archiefbescheiden wordt de benodigde toepassingsprogrammatuur en de documentatie, nodig om deze programmatuur te beheren, meegeleverd indien dit onmisbaar is voor de raadpleging van de archiefbescheiden.
5. Van de over te brengen archiefbescheiden wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring van overbrenging opgemaakt. In de verklaring is aangegeven welke archiefbescheiden worden overgebracht, op welke grondslag overbrenging plaatsvindt en op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.
6. De verklaring van overbrenging wordt door het archiefbeherend onderdeel ter medeondertekening aangeboden aan de betrokken archiefbeheerder.
7. Een exemplaar van de verklaring van overbrenging wordt bewaard door het archiefbeherend onderdeel waaronder de archiefbescheiden in beheer zouden zijn indien zij niet overgebracht waren.
8. De archiefbeherende onderdelen zorgen ervoor dat de afgesloten archiefbescheiden, die door de organisatie niet meer regelmatig worden geraadpleegd, zodra dit mogelijk is, vervroegd worden overgebracht. Dit in overleg met het Nationaal Archief.
9. De archiefbeherende onderdelen zorgen ervoor dat de overbrenging van afgesloten archiefbescheiden, die door de organisatie nog regelmatig worden geraadpleegd, wordt opgeschort. Dit alleen indien hiertoe een machtiging is verkregen van de Minister van OCenW en in overleg met het Nationaal Archief.
10. De archiefbeherende onderdelen zorgen ervoor dat bij de overbrenging van afgesloten archiefbescheiden, waaraan beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld, bepalingen ter zake worden opgenomen in de verklaring van overbrenging. Dit in overleg met het Nationaal Archief.
11. Bij opschorting van overbrenging zijn de openbaarheidregels van de Archiefwetop de niet overgebrachte archiefbescheiden van toepassing.
2. De overbrenging vindt plaats in perioden, maar niet later dan 10 jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt.
3. De over te brengen archiefbescheiden zijn voorzien van een toegang die aan de eisen voldoet genoemd in artikel 18.
4. Bij de over te brengen archiefbescheiden wordt de benodigde toepassingsprogrammatuur en de documentatie, nodig om deze programmatuur te beheren, meegeleverd indien dit onmisbaar is voor de raadpleging van de archiefbescheiden.
5. Van de over te brengen archiefbescheiden wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring van overbrenging opgemaakt. In de verklaring is aangegeven welke archiefbescheiden worden overgebracht, op welke grondslag overbrenging plaatsvindt en op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.
6. De verklaring van overbrenging wordt door het archiefbeherend onderdeel ter medeondertekening aangeboden aan de betrokken archiefbeheerder.
7. Een exemplaar van de verklaring van overbrenging wordt bewaard door het archiefbeherend onderdeel waaronder de archiefbescheiden in beheer zouden zijn indien zij niet overgebracht waren.
8. De archiefbeherende onderdelen zorgen ervoor dat de afgesloten archiefbescheiden, die door de organisatie niet meer regelmatig worden geraadpleegd, zodra dit mogelijk is, vervroegd worden overgebracht. Dit in overleg met het Nationaal Archief.
9. De archiefbeherende onderdelen zorgen ervoor dat de overbrenging van afgesloten archiefbescheiden, die door de organisatie nog regelmatig worden geraadpleegd, wordt opgeschort. Dit alleen indien hiertoe een machtiging is verkregen van de Minister van OCenW en in overleg met het Nationaal Archief.
10. De archiefbeherende onderdelen zorgen ervoor dat bij de overbrenging van afgesloten archiefbescheiden, waaraan beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld, bepalingen ter zake worden opgenomen in de verklaring van overbrenging. Dit in overleg met het Nationaal Archief.
11. Bij opschorting van overbrenging zijn de openbaarheidregels van de Archiefwetop de niet overgebrachte archiefbescheiden van toepassing.