Artikel 12

1. Van de geregistreerde documenten worden de voortgang en afdoening vastgelegd in het document management systeem.
2. Bij registratie van het document worden minimaal de volgende gegevens vastgelegd en bijgehouden:
– de NAW-gegevens;
– een verkorte inhoud;
– (wettelijke) afdoeningstermijn van het document;
– behandelend archiefvormend onderdeel, respectievelijk behandelend medewerker.
3. Na registratie van het ingekomen document wordt door het behandelend archiefvormend onderdeel aan de afzender een ontvangstbevestiging verzonden.
4. De behandelende archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het tijdig afdoen van de documenten. Indien afdoeningstermijnen niet wettelijk zijn voorgeschreven bepalen de behandelende archiefvormende onderdelen zelf de afdoeningstermijn voor die documenten.
5. Indien ingekomen documenten niet binnen de gestelde afdoeningstermijn kunnen worden afgedaan wordt door het archiefvormend onderdeel aan de afzender een tussenbericht verzonden, met vermelding van de reden waarom het verzoek nog niet is afgedaan en binnen welke termijn afdoening is te verwachten.
6. Direct na afhandeling van de documenten wordt door het archiefvormend onderdeel de laatste verblijfplaats afgesloten.
7. De papieren documenten worden door de behandelende archiefvormende onderdelen ter archivering aangeboden aan het archiefbeherend onderdeel.