BWBR0024157
Geldig vanaf 2008-07-11
Artikel 18
Statuut documentaire informatievoorziening Financiën, 2008
1. De archiefbeherende onderdelen stellen in overleg met de archiefvormende onderdelen documentaire structuurplannen op volgens het door de archiefbeheerder vastgestelde model. De bedrijfsprocessen van de archiefvormende onderdelen vormen het uitgangspunt bij het opstellen van documentaire structuurplannen.
2. Een documentair structuurplan is een instrument om archiefbescheiden, ongeacht de vorm, in geordende en toegankelijke staat te beheren met inachtneming van wettelijke kaders en eisen op het gebied van de bedrijfsvoering.
3. De volgende afspraken kunnen in een documentair structuurplan worden vastgelegd:
a. De archiefbescheiden die behoren te worden ontvangen en/ of gemaakt in ter uitvoering van een bedrijfsproces.
b. De relatie met de richtlijn documentregistratie voor deze archiefbescheiden.
c. De ordening van deze archiefbescheiden zodat deze het betreffende bedrijfsproces weerspiegelt.
d. De bewaartermijn van de archiefbescheiden.
e. De indexering en de titelbeschrijving van de dossiers die betrekking hebben op het betreffende bedrijfsproces.
f. De systemen die gebruikt worden om de archiefbescheiden het betreffende werkproces te beheren.
4. De archiefbeherende onderdelen stellen een documentair structuurplan vast waarin inzicht wordt verkregen in tenminste:
– de relaties tussen de taken en/of producten die de archiefvormende onderdelen uitvoeren of leveren;
– de wijze waarop de administratieve organisatie daartoe is ingericht;
– de neerslag in de vorm van gegevensverzamelingen die hier het resultaat van is (zowel fysieke als digitale dossiers);
– een classificatie voor de blijvend te bewaren documenten.
5. Met het documentaire structuurplan wordt de toegankelijke staat van documenten, aan de hand van de contextinformatie, gewaarborgd zodanig dat:
– elk document binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het document is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender of geadresseerde, dan wel de datum en/of het kenmerk dat aan een document is gegeven;
– elk document binnen een redelijke termijn leesbaar of traceerbaar te maken is;
– documenten die niet of slechts beperkt openbaar zijn tegen raadpleging door onbevoegden beschermd wordt.
6. De archiefbeherende onderdelen stellen een set van metadata vast voor de ordening en toegankelijkheid van documenten.
7. De set van metadata vormt de basis voor een record management applicatie.
2. Een documentair structuurplan is een instrument om archiefbescheiden, ongeacht de vorm, in geordende en toegankelijke staat te beheren met inachtneming van wettelijke kaders en eisen op het gebied van de bedrijfsvoering.
3. De volgende afspraken kunnen in een documentair structuurplan worden vastgelegd:
a. De archiefbescheiden die behoren te worden ontvangen en/ of gemaakt in ter uitvoering van een bedrijfsproces.
b. De relatie met de richtlijn documentregistratie voor deze archiefbescheiden.
c. De ordening van deze archiefbescheiden zodat deze het betreffende bedrijfsproces weerspiegelt.
d. De bewaartermijn van de archiefbescheiden.
e. De indexering en de titelbeschrijving van de dossiers die betrekking hebben op het betreffende bedrijfsproces.
f. De systemen die gebruikt worden om de archiefbescheiden het betreffende werkproces te beheren.
4. De archiefbeherende onderdelen stellen een documentair structuurplan vast waarin inzicht wordt verkregen in tenminste:
– de relaties tussen de taken en/of producten die de archiefvormende onderdelen uitvoeren of leveren;
– de wijze waarop de administratieve organisatie daartoe is ingericht;
– de neerslag in de vorm van gegevensverzamelingen die hier het resultaat van is (zowel fysieke als digitale dossiers);
– een classificatie voor de blijvend te bewaren documenten.
5. Met het documentaire structuurplan wordt de toegankelijke staat van documenten, aan de hand van de contextinformatie, gewaarborgd zodanig dat:
– elk document binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het document is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender of geadresseerde, dan wel de datum en/of het kenmerk dat aan een document is gegeven;
– elk document binnen een redelijke termijn leesbaar of traceerbaar te maken is;
– documenten die niet of slechts beperkt openbaar zijn tegen raadpleging door onbevoegden beschermd wordt.
6. De archiefbeherende onderdelen stellen een set van metadata vast voor de ordening en toegankelijkheid van documenten.
7. De set van metadata vormt de basis voor een record management applicatie.