Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering 2003

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. GOB: Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering;
b. DIV: Documentaire Informatie Voorziening;
c. PO: Personele ondersteuning;
d. PSA: Personeels- en salarisadmininistratie.

De directie GOB bestaat uit de volgende organisatieonderdelen:
a. de afdeling DIV;
b. de afdeling PO;
c. de afdeling PSA.

Het hoofd van de afdeling DIV is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. leiding geven aan de afdeling DIV met als opdracht het zodanig ordenen, bewaren en ontsluiten van documenten dat deze optimaal toegankelijk zijn voor de dienstonderdelen van het ministerie die het dagelijks beheer van hun archieven hebben uitbesteed aan de afdeling DIV;
b. bewaken dat de volgende taken correct en tijdig worden uitgevoerd: registratie van inkomende documenten, opslag en dossiervorming, ontsluiten van opgeslagen documenten en verstrekken van managementinformatie;
c. aansturen van het functioneel beheer van de systemen vallend onder de verantwoordelijkheid van deze afdeling;
d. inhoudelijk afstemmen met de directie Algemene Zaken over de effecten van het te voeren DIV-beleid op de verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden van de directie GOB;
e. aansturen van externe en interne leveranciers bij het ontwikkelen van de dienstverlening en de instrumenten van de afdeling DIV;
f. volgen en beïnvloeden van de ontwikkelingen met betrekking tot de digitalisering van documentstromen binnen het ministerie en de Rijksoverheid.

Het hoofd van de afdeling PO is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. leiding geven aan de afdeling PO met als opdracht het verlenen van registratieve en administratieve ondersteuning op het gebied van personeelsadministratie en -beheer aan de dienstonderdelen van het ministerie op basis van dienstverleningsafspraken;
b. bewaken dat de volgende taken correct en tijdig worden uitgevoerd: ondersteunen van werving en selectie, voeren van de personeels-, ziekte- en verlofadministratie, voorbereiden en uitvoeren van personeelsbesluiten, administratieve ondersteuning van opleidingen;
c. verstrekken van informatie over regels en richtlijnen aan managers en medewerkers;
d. aansturen van het functioneel beheer van de systemen vallend onder de verantwoordelijkheid van deze afdeling;
e. inhoudelijk afstemmen met de directie Personeel, Organisatie en Informatie over de effecten van het te voeren personeelsbeleid op de verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden van de directie GOB;
f. aansturen van externe en interne leveranciers bij het ontwikkelen van de dienstverlening en de instrumenten van de afdeling PO;
g. volgen en beïnvloeden van de ontwikkelingen met betrekking tot de uitvoering van het personeelsbeleid binnen het ministerie en de Rijksoverheid.

Het hoofd van de afdeling PSA is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. leiding geven aan de afdeling PSA met als opdracht het zorgdragen voor de inrichting en het voeren van de departementale salarisadministratie op basis van dienstverleningsafspraken;
b. bewaken dat de volgende taken correct en tijdig worden uitgevoerd: berekenen en betalen van salarissen en personeelsvergoedingen, verzorgen van de aangiften van loonheffing, premies sociale verzekeringen en pensioenen, alsmede de afdracht loonheffing, sociale lasten en pensioenpremies voor het gehele ministerie;
c. behartigen van de belangen van het ministerie bij het beheer van de (interdepartementale) systemen die worden gebruikt voor de salarisadministratie en -verwerking;
d. inhoudelijk afstemmen met de directie Personeel, Organisatie en Informatie over de effecten van het te voeren personeelsbeleid op de verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden van de directie GOB;
e. aansturen van externe en interne leveranciers bij het ontwikkelen van de dienstverlening en de instrumenten van de afdeling PSA;
f. volgen en beïnvloeden van de ontwikkelingen met betrekking tot de uitvoering van de salarisadministratie binnen het ministerie en de Rijksoverheid.

De afdelingshoofden zijn, binnen de door de directeur van de directie GOB vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. als lid van het managementteam mede sturing geven aan de ontwikkeling van de organisatie en het dienstenpakket van de directie GOB als dienstverlenende directie binnen het ministerie;
b. actief leiding geven aan de medewerkers en aan toegewezen portefeuilles binnen het managementteam;
c. zorg dragen voor het mede ontwikkelen en implementeren van het inhoudelijk beleid, de dienstverlening en de uitvoering hiervan op het gebied van de vakportefeuille;
d. onderhouden van de contacten met het lijnmanagement binnen het ministerie over (de uitvoering van) de dienstverlening van de directie GOB;
e. verzorgen van het voorbereiden, vastleggen, uitvoeren, bewaken en evalueren van de Dienstverleningsafspraken tussen de directie GOB en de klant-opdrachtgever;
f. stimuleren van een goede samenwerking tussen medewerkers;
g. behartigen van de in- en externe belangen van de directie en de afdeling en ontwikkelen en onderhouden van een relevant netwerk binnen en buiten het ministerie;
h. uitwisselen van ervaringen en best practices met vergelijkbare dienstonderdelen van andere ministeries en organisaties.

Aan de afdelingshoofden van de directie GOB wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
a. de taken van de onder hen ressorterende afdelingen, overeenkomstig de taakverdeling zoals vastgelegd in de artikelen 3 tot en met 6;
b. de personeelsaangelegenheden van de eigen organisatorische eenheid, voor zover het betreft: aftekenen van verlofkaarten van medewerkers; houden van manager-medewerkergesprekken, het opmaken, niet zijnde vaststellen, van beoordelingen van medewerkers;
c. de representatie van de eigen afdeling, de opleidingen en dienstreizen van medewerkers binnen de eigen afdeling, conform de vast te stellen kaders van de directeur van de directie GOB.

Bij afwezigheid of verhindering van de directeur GOB worden diens verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de duur van de afwezigheid of verhindering waargenomen door een halfjaarlijks door de directeur GOB aan te wijzen afdelingshoofd.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 april 2003.
2. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering 2003.